с чего начать личное дело
Как открыть свой бизнес с нуля: идеи и пошаговая инструкция для начала своего дела
Собственное дело с доходами выше среднего – мечта любого человека с предпринимательской жилкой. Но что делать в условиях ограниченного бюджета? Как действовать с самого начала, когда нет четкого плана, понимания рынка и нюансов запуска коммерческого проекта?
Мы решили подробно разобрать все эти вопросы в сегодняшней статье. Из нее вы почерпнете интересные и выгодные бизнес-идеи, поймете, в каком направлении лучше развиваться, где брать деньги на старте и каких ошибок стоит избегать. В конце дадим пошаговый план с универсальными рекомендациями, который пригодится при открытии практически любого вида бизнеса.
Какой бизнес можно открыть, если бюджет минимален?
Для начала представим несколько весомых аргументов в пользу ведения собственного дела:
При минимальном бюджете следует выбирать простую, уже испробованную другими бизнес-идею. Главное, чтобы на продукт был спрос. Даже если это будет высококонкурентная ниша, можно попробовать отстроиться особым позиционированием. В целом лучше смотреть в сторону ниш со средним уровнем конкуренции.
Масштаб поначалу разумнее планировать ограниченный, поскольку крупные проекты, так же, как и нестандартные бизнес-идеи, чаще всего требуют немалых денежных вливаний.
С точки зрения формата есть 2 основных варианта:
Идея подбирается в зависимости от выбранного формата. Это может быть производство или продажа материальных товаров, реализация каких-либо работ или услуг.
Предлагаем рассматривать такие товары под продажу:
Бизнес по продаже перечисленных категорий продукции возможно запустить с минимальными вложениями. Спрос на них достаточно высокий.
В сфере услуг на данный момент востребованы:
Производство можно организовать и в домашних условиях. Например, выращивать овощи, фрукты или цветы в теплицах, делать мыло. Еще варианты – создавать оригинальные украшения, готовить варенье, джемы или маринады, сыр, выпекать торты.
Преимущества работы в электронной коммерции
Учитывая текущую обстановку в мире, оптимальным форматом ведения бизнеса сейчас является интернет-магазин. Он дает множество преимуществ, как опытным, так и начинающим предпринимателям:
Плюсы своего интернет-магазина
Где взять деньги для старта?
Стартовый капитал, пусть и минимальный, понадобится для реализации любой бизнес-идеи. Если планируется продажа товара, нужно будет закупить хотя бы небольшую тестовую партию, арендовать помещение, создать сайт. Для производства, даже в домашних условиях, необходимо сырье и оборудование. Для оказания услуг – соответствующие инструменты и материалы. На все это потребуются деньги.
Где их найти:
Если с финансами совсем туго, рекомендуем подумать о работе на заказ с предоплатой или по системе дропшиппинга.
Дропшиппинг – бизнес-модель, в которой продавец выполняет роль посредника между производителем и конечным потребителем. Он собирает заказы, формирует заявки, передает необходимую информацию поставщикам. Далее поставщики комплектуют заказ и отправляют его напрямую покупателю, не указывая своих данных. Продавец-дропшиппер получает прибыль в виде наценки к оптовой стоимости. Такая схема предусматривает минимум вложений. По ней работают многие компании.
С чего начать свой бизнес: пошаговый план запуска
Формулируем идею
Начинать нужно с поиска стоящей идеи. Возможные варианты мы рассматривали выше. Выбирайте то, что больше резонирует с вашими интересами и увлечениями, вдохновляет и вызывает желание действовать. Придумывать что-то сверхновое и уникальное не стоит. Целесообразнее взять уже проверенный вариант, найти в нем недочеты и улучшить. Заходить на сформированный рынок проще всего.
Выбирая бизнес-идею, необходимо учитывать:
С минимальными вложениями лучше открывать микробизнес и отказаться от глобальных масштабных идей.
Анализируем рынок
После выбора идеи и ниши нужно тщательно проанализировать рынок:
Это поможет понять, существует ли спрос на товар.
Вся информация, полученная в процессе анализа, должна учитываться в будущей стратегии. Брать данные можно в аналитических отчетах, исследованиях маркетологов, в сервисах Google Trends и «Яндекс.Вордстат», отраслевых публикациях.
Еще варианты – заняться шоппингом и проанализировать работу конкурентов, став тайным покупателем, организовать собственное исследование с помощью телефонных опросов, анкетирование по email или в мессенджерах.
Составляем бизнес-план
Следующий шаг – написание бизнес-плана. Он намечает вектор развития компании в будущем, помогает планировать пути достижения целей, дает возможность избежать вероятных рисков и подводных камней. Это базовый документ для оценки предпринимательской инициативы, пошаговая инструкция, в которой расписаны все этапы запуска собственного дела.
В бизнес-план включают следующую информацию:
Чтобы сэкономить, постарайтесь написать бизнес-план самостоятельно на основе статистических данных и фактов. Для этого воспользуйтесь рекомендациями экспертов или готовыми примерами и шаблонами, которые есть в открытом доступе. Главная задача – грамотно адаптировать их к своей нише.
Основные разделы бизнес-плана:
Создавать бизнес-план нужно в той форме, с которой будет удобно работать в дальнейшем. Все цифры и средние значения следует рассчитывать индивидуально, а не брать из готовых шаблонов.
Регистрируем проект
Независимо от того, какой бизнес вы открываете с нуля, его необходимо официально зарегистрировать.
Первый шаг – определиться с видом организационно-правовой формы:
Самый простой и популярный формат для малого бизнеса – ИП. Особенно, если речь идет о довольно ограниченных возможностях на старте в плане финансов. Его основное преимущество – минимум первоначальных затрат. К тому же, для создания интернет-магазина никаких специальных разрешений и лицензий не требуется.
Для некоторых видов деятельности, помимо заявления с пакетом документов, необходимо подавать дополнительное уведомление. Это касается сфер:
Решаем вопросы с налогами и отчетностью
Второй шаг после регистрации – выбрать схему налогообложения. От нее будут зависеть формы отчетности и объем налоговой нагрузки. По умолчанию применяется общая система. Но она невыгодна для ИП: на ней платится НДС, налог на доходы, ведется сложный учет и осуществляется много проверок.
Поэтому при открытии своего маленького бизнеса с нуля лучше переходить на спецрежим с одним налогом или льготной ставкой. Причем делать это нужно сразу.
Чтобы не ошибиться с выбором, стоит заранее проконсультироваться с бухгалтером, специалистом налоговой инспекции или изучить законы самостоятельно. Принять правильное решение без подготовки сложно, а ошибки чреваты высокими налоговыми ставками и штрафами.
Варианты спецрежимов:
Самое главное на спецрежимах – следить за сроками подачи документации. Из-за просрочек предпринимателей нередко переводят на общие основания налогообложения.
Тестируем идею
Далее следует проверка боем. Важно провести быстрое тестирование идеи: собрать минимальный ассортимент, запустить сайт, дать небольшую рекламу и попробовать получить первые продажи. Этот этап необходим для изучения спроса на практике. Чтобы быстрее стартануть, не стоит зацикливаться на доработках и постоянно откладывать запуск. Нужно начинать с тем, что есть, проверять идею в действии и постепенно совершенствовать проект по ходу его развития.
Если первые результаты не соответствуют ожиданиям, пересмотрите план, проанализируйте вероятные ошибки. Лучше всего увидеть их на старте, а затем быстро внести нужные корректировки или пересмотреть малоперспективную идею.
Немного рекомендаций по запуску магазина с нуля:
Развиваем и продвигаем бизнес
Если выбранная идея оказалась рабочей и пошли первые продажи, начинайте активно вкладывать силы в дальнейшее развитие и продвижение. Чистая прибыль должна быть выше нуля. Тогда можно ставить более глобальные цели и реинвестировать доходы в:
Отдельным пунктом идет продвижение. Прежде всего, это планирование маркетинговых стратегий и запуск рекламных кампаний, которые жизненно необходимы для привлечения новых покупателей и наращивания клиентской базы. Подключайте весь возможный рекламный потенциал и по максимуму присутствуйте в местах, где есть целевая аудитория.
Минимальный набор действий для продвижения:
Также можно пробовать продвигаться через ведение блога, вирусную рекламу, обмен ссылками и статьями. Кроме того, важно фиксировать результаты текущих маркетинговых активностей и отсеивать методы, которые не приносят значимого эффекта.
Типичные ошибки новичков
Многие новички, которые хотят открыть бизнес с нуля практически без денег, допускают похожие ошибки:
Заключение
Оптимальное решение для новичков, которые хотят открыть бизнес с нуля и при этом обойтись минимальными вложениями – интернет-магазин на платформе InSales. Внутри нее есть все необходимое для продаж: мощный функционал, готовые и уникальные дизайны, сотни интеграций. Остается только выбрать подходящую бизнес-идею и пройти все этапы, описанные в пошаговом плане запуска.
Как уйти из офиса в бизнес: рассказываем как открыть свое дело
Чем хорошо свое дело:
Чем плох свой бизнес:
Совет 1: не уходите в никуда
Совет 2: устройте переходный период
Кроме того, пока вы официально трудоустроены, есть возможность взять кредит на личные цели и потратить его на развитие интернет-магазина. Индивидуальным предпринимателям и безработным займы дают неохотно, если вообще дают.
Совет 3: никого не слушайте
Готовьтесь к тому, что вас будут отговаривать. Многие люди, особенно старшего поколения, твердо уверены, что бизнесом в России заниматься невыгодно, сложно и муторно. Дескать, все хотят тебя ободрать, замучают проверками, поборами и бюрократией. Отчасти это правда, но это не повод отказываться от задуманного. Все преграды вполне преодолимы.
Во-вторых, малый бизнес запрещено проверять первые 3 года с начала деятельности. Об этом гласит закон № 294 ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”. В 8 пункте 9 статьи написано:
“Основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения плановых проверок является истечение трех лет со дня государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя”.
В-четвертых, штрафы можно и обжаловать. Вообще, в КОАП даже есть норма, предписывающая предупреждение за некоторые нарушения, если оно совершено впервые. И если вы уверены, что штраф выписан незаконно и можете это доказать, смело подавайте жалобу в суд.
Совет 4: с партнерами проще
Но есть и плюсы:
Совет 5: не храните все яйца в одной корзине
Подходите к этому вопросу разумно и оценивайте риски. Если дело не выгорит, то ваша задача сделать так, чтобы вам и вашей семье было где жить, на что питаться. Не забывайте и про уголовную ответственность за экономические преступления и нарушение законодательства.
Совет 6: работайте много, а ждите мало
Многие проекты прогорели лишь потому, что их создатели не были готовы работать с полной самоотдачей и имели при этом завышенные ожидания. Все хотят как в кино: ездить на дорогом внедорожнике, есть в ресторанах и при этом появляться в офисе на часок-другой после обеда. Так не бывает. Ну разве что вы унаследуете империю в виде сети магазинов или автозаправок.
Совет 7: как побороть страх с помощью спичек
Поскольку задание было одним из многих, про него быстро забыли. Однако в конце обучения преподаватель вспомнил про эти самые спички и высказал мегаважную мысль. Вот что он сказал.
Очевидно, что это не будет работать в поселке с населением 10 тысяч человек, но мысль не стоит воспринимать буквально. Идея в том, что при определенных навыках, смекалке и огромном желании работать и зарабатывать идеи найдутся всегда. Помните об этом. А мы переходим к следующему совету, логически выходящего из этого.
Совет 8: непрерывно учитесь
Совет 9: приучитесь сразу работать по закону
Налоговая, законодательная и правовая база в РФ не слишком-то понятная и удобная для малого бизнеса, это факт. Все заточено под избыточный контроль. О каждом телодвижении нужно где-то отчитаться, кому-то сообщить, кого-то уведомить, согласовать.
Совет 10: привлекайте инвестиции
Совет 11: продумываем бизнес-план и стратегию
Совет 12: не ждите подходящего момента
Так делать не нужно. Здесь надо принять волевое решение и поставить себе конкретные сроки. С этого момента вы должны думать только о бизнесе. Не в ущерб основной (пока) работе, разумеется.
Еще многие ждут, пока кто-то откроет дело за них. Друг замутит интересный проект и позовет в партнеры. Или подвернется удачный вариант покупки готового работающего бизнеса. А может, на голову свалится наследство от американского дядюшки, на которое, наконец, можно будет открыть фирму.
Так вот, никто не придет и ничего не сделает за вас. Рассчитывать нужно только на себя.
Совет 13: не покупайте готовый бизнес
Еще подушка нужна на покрытие расходов в первое время. Помните, мы говорили о том, что выручки сначала может не хватать? На аренду, зарплату, коммуналку. Здесь тоже поможет финансовая подушка. Без такой страховки даже не начинайте.
Конечно, в одной статье трудно уместить все советы, которые помогли бы начинающим бизнесменам. Об этом можно написать целую книгу, где каждый совет будет рассмотрен в отдельной главе. Но цель этой статьи в другом. Ей мы хотели создать у начинающего предпринимателя нужный настрой, помочь отбросить страхи и побороть сомнения. Надеемся, нам это удалось. Удачи в нелегком, но интересном и увлекательном деле!
Сложно, но можно! 12 шагов на пути к своему делу
⏱ Время прочтения — 6 минут
Страх и неуверенность в себе — эти чувства испытывают многие из решившихся на открытие бизнеса. Предприниматели всех возрастов и с разным уровнем опыта сталкиваются с внутренними сомнениями, потому что психологически это очень сложно — воплотить идею, живущую в голове, в реальность. Но страх — это не плохо. Как ни странно, он является помощником любого начинающего предпринимателя. Импульс страха помогает людям избежать многих скрытых ловушек.
Как же бороться со страхами на пути к успеху своего дела?
1. Поймите, чего и почему вы боитесь.
Один из наиболее важных шагов к превращению страха из врага в союзника — определение источников беспокойства. Если новая идея пугает вас, найдите время, чтобы проанализировать и выяснить почему. Для этого задайте себе вопросы:
2. Станьте экспертом в выбранной области.
Если вы знаете ответы на вопросы — вам будут их задавать. И платить за это деньги (за ответы в виде реализованных задач).
3. Научитесь коммуницировать.
Любой бизнес — это общение с людьми: с сотрудниками, коллегами, клиентами. Если вы не умеете общаться, то вам однозначно будет очень сложно добиться успеха. Жизнь предпринимателя включает в себя разного рода выступления, постоянный нетворкинг, участие в различного рода ассоциациях, тусовках, даже не связанных с бизнесом. Для этого необходимо преодолевать страх публичных выступлений и боязнь общения.
4. Научитесь доверять и делегировать.
Один из основных страхов руководителя — страх потери контроля. Но если вы не научитесь доверять коллегам и сотрудникам, вы загоните себя в тупик: когда бизнес становится больше, часть функций просто необходимо передать другим людям.
Надо постепенно отпускать все нити контроля и все больше думать о стратегических вещах.
5. Не бойтесь ошибок.
Негативный опыт — тоже опыт. Если не получилось в этот раз, не значит, что не выйдет в следующий. Просто надо порефлексировать и понять, где вы просчитались. Именно вы. Если в числе виноватых в провале вы не видите себя, владельца бизнеса, вы совершаете большую управленческую ошибку. Во всех проблемах бизнеса всегда виноват его основатель, и только он. Если есть понимание этого, значит, можно проанализировать свои ошибки и исключить их при новой попытке.
6. Постоянно учитесь.
Непрерывное развитие — это обязательное требование для продолжения роста. Невозможно закончить обучение чему-либо: даже обладая статусом эксперта отрасли или направления, нужно стремиться к совершенству. Ничто не стоит на месте, и вам всегда будет чем дополнить свой багаж знаний.
7. Не бойтесь рисковать.
Самый безопасный и рациональный поступок — никогда не рисковать и всю оставшуюся жизнь работать на кого-то другого. Но вы-то уже решили для себя, что это не для вас? А значит, риск — ваше второе имя!
8. Ищите источники финансирования.
Быть владельцем бизнеса было бы проще простого, если бы каждый человек с идеей мог прийти в банк и мгновенно получить ссуду или привлечь «ангельского инвестора». Но мы живем не в мире мечты, и начинать свое дело многим приходится даже без необходимого стартового капитала. Так что примите как данность — на какое-то время поиск денег станет одной из основных ваших задач.
9. Просчитайте свою целевую аудиторию.
Опасения из разряда «а вдруг мой бизнес не привлечет клиентов» адекватны. Страшно рискнуть предложить свои навыки миру, не будучи уверенным, что они будут оценены. Если вы с азартом и душой подойдете к своему делу, последовательно выполняя план, вы добьетесь результатов. Но изначально изучите рынок на тему спроса и составьте маркетинговый план по продвижению товара или услуги.
10. Не стремитесь быстро окупить вложения.
Если вы инвестируете в свой бизнес и не видите немедленной отдачи, продолжайте работать. Если вы сдадитесь и «уйдете из дела» до того, как получите первую прибыль, вы никогда не узнаете, а была ли ваша идея перспективной — не стоит сдаваться в самом начале пути.
11. Найдите единомышленников.
Опытные предприниматели не советуют нанимать друзей и родственников — вы не сможете быть с ними объективными. Но что точно нужно делать, так это привлекать в свою команду близких по духу и ценностям людей. Для этого составьте некий презентационный документ — распишите свою услугу и то, чем она полезна людям, какую миссию должны нести ваши сотрудники.
На начальном этапе собирайте команду своими силами — так вы быстрее оцените, подходит ли вам человек по ценностям. Таким образом вы наберете костяк команды — людей, которые будут вдохновлять вас и разделять тяготы стартапа. Когда бизнес разрастется, важно, чтобы ценности и миссия были прописаны и на сайте, и в документах, и транслировались вашей командой — такими образом вы будете привлекать только близких по духу людей, а чужаки отсеются сами.
12. Определитесь — а вы точно предприниматель?
Итак, вы всё делаете по плану, стараетесь, но страхи тормозят ваше развитие — вы всегда напряжены и взвинчены.
Если, еще не начав свое дело, человек уже испытывает огромный страх, то высока вероятность тяжелых эмоциональных реакций на неизбежные сложности — отказ в регистрации, открытии счета, рекламации клиента, убытки, судебные иски, возможное банкротство и так далее.
Истинный предприниматель не идентифицирует волнение от запуска новой деятельности как страх. Бизнесмен видит долгожданное начало проекта, который он придумал, а потом простраивал сценарий запуска. У него постоянно задействован поисковый механизм — он ищет, скорее, даже рыщет возможности запуститься. По словам Юлии Осиповой, правильное ощущение — «не могу не начать», потому что под это сложились условия.
🚩 Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫
Как формируются личные дела сотрудников?
Автор: Данилова В. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.
Определение
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Какие документы включать в личное дело?
Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.
Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.
Наименование документа
Анкета, заполненная работником при приеме на работу
Экземпляр трудового договора
Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка
Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности
Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)
Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)
Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ
Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*
Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан
Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров
Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор
Экземпляр договора о полной материальной ответственности
Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)
Документы о прохождении аттестации
Докладные и объяснительные записки
Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну
* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).
К личному делу могут приобщаться и иные документы.
Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.
Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.
Как оформляются личные дела?
Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.
Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:
Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.
Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.
Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.
Страницы в любом случае нужно нумеровать.
Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.
В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________
Номера листов дела
Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
Как осуществляется ведение и хранение личных дел?
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:
внесение записей в опись;
помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;
изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).
Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.
Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.
Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.
Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.
Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).
Когда работник увольняется
После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.
Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.
При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.
Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.