с чего начинается работа с проектной продукцией

Работа с проектом: этапы, особенности и артефакты

Начинаем серию статей для быстрого погружения в проджект-менеджмент. Весь курс в видеоформате можно бесплатно пройти на GeekBrains. А здесь первый урок в текстовом виде — для тех, кому удобнее читать.

Этапы проекта

Любой проект состоит из четырёх этапов: инициализации, планирования, реализации и завершения. Рассмотрим каждый подробнее.

Инициализация. Заказчик приходит к проджект-менеджеру с запросом. Менеджер анализирует бизнес-идею (определяет содержание и длительность проекта), разрабатывает проектное задание и выполняет стратегическое планирование.

Планирование. Проджект-менеджер определяет, из каких специалистов будет состоять команда, каковы объёмы проекта, его этапы и контрольные точки для сверки с заказчиком. Также выявляет возможные риски и рассчитывает ресурсы.

Реализация. Проджект помогает команде создать конечный продукт или его часть — для этого отслеживает и контролирует каждый из этапов, решает проблемы, информирует заказчика о ходе проекта и управляет изменениями.

Завершение. Проджект-менеджер сдаёт продукт заказчику, оценивает уровень удовлетворённости клиента и приобретённый опыт. Фиксирует успехи, неудачи и их причины, чтобы стать эффективнее и избежать негативного опыта в будущем.

Проектные артефакты

Артефакты проекта — это физические носители информации, которые подтверждают договорённости и позволяют всем членам команды следить за ходом проекта. Например, договор, коммерческое предложение, техническое задание, сопроводительные документы, исполняемые файлы, исходные тексты, веб-страницы, файлы с данными и справочной информацией. При этом универсального набора артефактов не существует — на каждом проекте он свой.

Рассмотрим, как распределяются артефакты на каждом из этапов проекта. При этом от проекта к проекту набор будет немного разным.

Инициализация: техническое задание, коммерческое предложение, договор и приложение к нему, дополнительное соглашение.

Планирование: план проекта, дорожная карта, точки сверки и ресурсный план.

Реализация: акт сдачи-приёмки работ, замечания и доработки.

Завершение: инструкция по работе, обучение, акт сдачи-приёмки работ.

Так могут выглядеть основные артефакты по IT-проекту:

Сбор артефактов

Проджект-менеджер собирает артефакты проекта во время согласования требований с заказчиком и уточнения деталей — лучше показаться дотошным и избежать недоразумений, чем поскромничать и недопонять клиента.

Проджект обсуждает требования с командой, чтобы быть уверенным, что каждый понял свою задачу и выполнит работу корректно. Это ещё один этап, на котором формируются артефакты проекта.

Проджект-менеджер согласовывает результаты с конечными пользователями — это подтверждает, что команда делает именно то, что нужно заказчику.

Результаты каждой встречи фиксируются — это позволяет избегать многих неприятных ситуаций. Например, если заказчик попросит разработать новую фичу, которая не была прописана в изначальном техническом задании, — будет возможность обсудить условия дополнительной оплаты и новые сроки. Клиент не сможет сказать, что он говорил о ней ранее и вы обещали реализовать её в рамках стандартной оплаты. Также это не позволит заказчику выставить одни требования, а затем сказать: «Я видел это совсем иначе». У вас всё зафиксировано!

После встречи проджект рассылает её итоги всем участникам проекта, а клиента просит подтвердить, что он тоже ознакомился с ними. Если он не отвечает, то менеджер не стесняется напомнить о письме.

Виды артефактов

Артефакты делятся на формальные и неформальные.

Формальные — обязательные, прописанные в договоре, на которых стоят реквизиты заказчика и исполнителя. Также к формальным артефактам относится документация и элементы, которые указаны в официальных документах. Если в договоре написано, что исполнитель обязан предоставить результаты исследования, то они будут формальным артефактом.

Неформальные артефакты — вся остальная информация: итоги переписок, сообщения в мессенджерах, записи с флипчарта, на котором команда фиксирует ход проекта, стикеры с канбан-доски и даже матрица RACI.

Виды заказчиков

Заказчиков принято разделять по двум принципам. Первый — по традиционному объёму документации, который необходимо вести по проекту. Второй — с точки зрения того, как происходит процесс взаимодействия до запуска проекта. В этой классификации выделяют четыре вида заказчиков:

Есть и другая категоризация заказчиков — по ней они могут быть внутренними и внешними. Внутренний заказчик — это смежный отдел. Если GeekBrains закажет IT-решение у отдела разработки, входящего в Mail.ru Group, то станет для него внутренним заказчиком — всё будет происходить в рамках одной компании. Если GeekBrains поставит задачу разработать IT-решение стороннему подрядчику, то выступит для него внешним заказчиком.

Зона ответственности заказчика

Работая в любом проекте, нужно понимать, к кому и с каким вопросом обращаться: что может решить заказчик, что руководитель, а когда стоит получить больше информации от команды. Чтобы не растеряться в самый неподходящий момент, на старте нужно распределить зоны ответственности. Один из классических инструментов для этого — матрица RACI.

Матрица RACI — это таблица, в которой проджект-менеджер по горизонтали вписывает зоны ответственности, а по вертикали — исполнителей и другие действующие лица на проекте (заказчиков, членов команды, подрядчиков). Этот инструмент помогает распределить ответственность ещё на этапах инициализации и планирования проекта.

В матрице выделяется четыре зоны ответственности: R — responsible (исполняет), A — accountable (несёт ответственность) C — consult before doing (консультирует до исполнения), I — inform after doing (оповещает после исполнения). Рассмотрим это на примере.

По горизонтали прописаны зоны ответственности, а по вертикали — действующие лица. Анна разрабатывает устав, а Бен несёт ответственность за выполнение этой задачи. Если у кого-то из членов команды появится вопрос про устав, он сразу поймёт, к кому обратиться.

Чтобы составить матрицу RACI, нужно выполнить следующие шаги:

При этом важно соблюдать основные принципы:

Удержать все эти вещи в голове непросто, но благодаря практике можно стать эффективным проджект-менеджером. Попробуйте начать свой путь в профессии с бесплатного курса GeekBrains. Желаем удачи!

Начинаем серию статей для быстрого погружения в проджект-менеджмент. Весь курс в видеоформате можно бесплатно пройти на GeekBrains. А здесь первый урок в текстовом виде — для тех, кому удобнее читать.

Этапы проекта

Любой проект состоит из четырёх этапов: инициализации, планирования, реализации и завершения. Рассмотрим каждый подробнее.

Инициализация. Заказчик приходит к проджект-менеджеру с запросом. Менеджер анализирует бизнес-идею (определяет содержание и длительность проекта), разрабатывает проектное задание и выполняет стратегическое планирование.

Планирование. Проджект-менеджер определяет, из каких специалистов будет состоять команда, каковы объёмы проекта, его этапы и контрольные точки для сверки с заказчиком. Также выявляет возможные риски и рассчитывает ресурсы.

Реализация. Проджект помогает команде создать конечный продукт или его часть — для этого отслеживает и контролирует каждый из этапов, решает проблемы, информирует заказчика о ходе проекта и управляет изменениями.

Завершение. Проджект-менеджер сдаёт продукт заказчику, оценивает уровень удовлетворённости клиента и приобретённый опыт. Фиксирует успехи, неудачи и их причины, чтобы стать эффективнее и избежать негативного опыта в будущем.

Проектные артефакты

Артефакты проекта — это физические носители информации, которые подтверждают договорённости и позволяют всем членам команды следить за ходом проекта. Например, договор, коммерческое предложение, техническое задание, сопроводительные документы, исполняемые файлы, исходные тексты, веб-страницы, файлы с данными и справочной информацией. При этом универсального набора артефактов не существует — на каждом проекте он свой.

Рассмотрим, как распределяются артефакты на каждом из этапов проекта. При этом от проекта к проекту набор будет немного разным.

Инициализация: техническое задание, коммерческое предложение, договор и приложение к нему, дополнительное соглашение.

Планирование: план проекта, дорожная карта, точки сверки и ресурсный план.

Реализация: акт сдачи-приёмки работ, замечания и доработки.

Завершение: инструкция по работе, обучение, акт сдачи-приёмки работ.

Так могут выглядеть основные артефакты по IT-проекту:

Сбор артефактов

Проджект-менеджер собирает артефакты проекта во время согласования требований с заказчиком и уточнения деталей — лучше показаться дотошным и избежать недоразумений, чем поскромничать и недопонять клиента.

Проджект обсуждает требования с командой, чтобы быть уверенным, что каждый понял свою задачу и выполнит работу корректно. Это ещё один этап, на котором формируются артефакты проекта.

Проджект-менеджер согласовывает результаты с конечными пользователями — это подтверждает, что команда делает именно то, что нужно заказчику.

Результаты каждой встречи фиксируются — это позволяет избегать многих неприятных ситуаций. Например, если заказчик попросит разработать новую фичу, которая не была прописана в изначальном техническом задании, — будет возможность обсудить условия дополнительной оплаты и новые сроки. Клиент не сможет сказать, что он говорил о ней ранее и вы обещали реализовать её в рамках стандартной оплаты. Также это не позволит заказчику выставить одни требования, а затем сказать: «Я видел это совсем иначе». У вас всё зафиксировано!

После встречи проджект рассылает её итоги всем участникам проекта, а клиента просит подтвердить, что он тоже ознакомился с ними. Если он не отвечает, то менеджер не стесняется напомнить о письме.

Виды артефактов

Артефакты делятся на формальные и неформальные.

Формальные — обязательные, прописанные в договоре, на которых стоят реквизиты заказчика и исполнителя. Также к формальным артефактам относится документация и элементы, которые указаны в официальных документах. Если в договоре написано, что исполнитель обязан предоставить результаты исследования, то они будут формальным артефактом.

Неформальные артефакты — вся остальная информация: итоги переписок, сообщения в мессенджерах, записи с флипчарта, на котором команда фиксирует ход проекта, стикеры с канбан-доски и даже матрица RACI.

Виды заказчиков

Заказчиков принято разделять по двум принципам. Первый — по традиционному объёму документации, который необходимо вести по проекту. Второй — с точки зрения того, как происходит процесс взаимодействия до запуска проекта. В этой классификации выделяют четыре вида заказчиков:

Есть и другая категоризация заказчиков — по ней они могут быть внутренними и внешними. Внутренний заказчик — это смежный отдел. Если GeekBrains закажет IT-решение у отдела разработки, входящего в Mail.ru Group, то станет для него внутренним заказчиком — всё будет происходить в рамках одной компании. Если GeekBrains поставит задачу разработать IT-решение стороннему подрядчику, то выступит для него внешним заказчиком.

Зона ответственности заказчика

Работая в любом проекте, нужно понимать, к кому и с каким вопросом обращаться: что может решить заказчик, что руководитель, а когда стоит получить больше информации от команды. Чтобы не растеряться в самый неподходящий момент, на старте нужно распределить зоны ответственности. Один из классических инструментов для этого — матрица RACI.

Матрица RACI — это таблица, в которой проджект-менеджер по горизонтали вписывает зоны ответственности, а по вертикали — исполнителей и другие действующие лица на проекте (заказчиков, членов команды, подрядчиков). Этот инструмент помогает распределить ответственность ещё на этапах инициализации и планирования проекта.

В матрице выделяется четыре зоны ответственности: R — responsible (исполняет), A — accountable (несёт ответственность) C — consult before doing (консультирует до исполнения), I — inform after doing (оповещает после исполнения). Рассмотрим это на примере.

По горизонтали прописаны зоны ответственности, а по вертикали — действующие лица. Анна разрабатывает устав, а Бен несёт ответственность за выполнение этой задачи. Если у кого-то из членов команды появится вопрос про устав, он сразу поймёт, к кому обратиться.

Чтобы составить матрицу RACI, нужно выполнить следующие шаги:

При этом важно соблюдать основные принципы:

Удержать все эти вещи в голове непросто, но благодаря практике можно стать эффективным проджект-менеджером. Попробуйте начать свой путь в профессии с бесплатного курса GeekBrains. Желаем удачи!

Источник

С чего начинается любой проект

Когда вы сталкиваетесь с созданием проекта (неважно, MVP это инновационной идеи или уже будущий highload-сервис, который вам поручило реализовать руководство), он всегда будет проходить через ключевые точки. От того, как вы расставите приоритетность этих точек, как подготовитесь к ним и как зафиксируете результат, будет зависеть успех проекта.

Для начала немного теории. Что же такое проект?

Это выполнение уникальной работы. У вас есть начало и конец + некий путь между этими двумя точками. Этот путь вы представляете себе как прямую линию (или почти прямую линию), из точки А в точку Б, где вы и должны получить результат, по которому измеряется успешность вашего проекта.

Хотим отметить, что регулярные (рутинные) процессы, которые вы ежедневно выполняете — не равны проектной деятельности. Проектные и процессные задачи не должны перемешиваться между собой. Проектные задачи должны регламентироваться отдельными правилами и нормами в вашей компании или команде.

Мы любим сравнивать IT проект со строительством. Так понятнее становятся многие вещи для Заказчика (ведь они превращаются в осязаемые процессы).

Давайте представим себе конструирование загородного дома. Его проектирование можно оптимизировать, выполнив адекватное планирование. Если создавать все в неверном (пусть даже местами) порядке — трудно будет создавать, тестировать и отлаживать процесс постройки (идея, проект, закупка материалов, закладка фундамента, возведение стен и т.д).

Очень часто причиной закрытия так и не вышедшего в свет проекта — является нехватка бюджета. Большая часть этой нехватки — связана с неверным планированием в начале пути.

Тщательное планирование необходимо.

“Вы можете спланировать основные структурные компоненты и позднее решать, чем покрыть пол, в какой цвет покрасить стены, какой использовать кровельный материал и т. д. Хорошо спланированный проект открывает больше возможностей для изменения решения на более поздних этапах работы.” (Цитата С. Макконнелл “Совершенный код”)

Разные проекты (CRM, ERP, e-commerce, агрегаторы объявлений и т.д.) — требуют разного подхода в планировании. Существуют классические и гибкие методологии (постепенность процессов против коротких повторяющихся итераций) для управления проектами. Все методологии помогают нам расставить приоритеты и минимизировать потери на проекте, но не дают “серебрянной пули”.

Невозможно реализовать проект быстро, дешево, с максимально возможной функциональностью, без рисков для вас и с наивысшим качеством. Так или иначе, все аспекты придут в баланс и будут друг другу соответствовать.

Любой проект проходит через фазы развития. Каждую из них можно пройти циклично по несколько раз, перед тем как переходить к следующей.

Если на предварительном этапе выработки требований к проекту, можно описать только малую часть, то рекомендуется придерживаться более гибких методологий разработки и управлять проектом фрагментарно, определив на старте минимальные жизненно важные требования к проекту. Дополнительные требования добавляются по мере развития проекта.

Определить критический путь проекта. Есть те работы, которые идут параллельно или идут последовательно и их невозможно сделать, не выполнив предыдущую задачу.

“Помните о бизнес-модели проекта. Многие проблемы с требованиями исчезают при воспоминании о коммерческих предпосылках проекта. Требования, которые сначала казались прекрасными идеями, могут оказаться ужасными, когда вы оцените затраты” (Цитата С. Макконнелл “Совершенный код”)

Совет:
Обращайтесь за помощью к специалистам из финансовой, юридической, экономической, технической сферы, чтобы верно спланировать проект и не столкнуться в середине пути с тем, что нужно было решить вначале. Рекомендуем обращаться к потенциальным подрядчикам, т.к. это поможет определиться с выбором подрядчика и включиться им в работу.

“Внимание к требованиям помогает свести к минимуму изменения системы после начала разработки. Обнаружив при кодировании ошибку в коде, вы измените несколько строк, и работа продолжится. Если же во время кодирования вы найдете ошибку в требованиях, придется изменить проект программы, чтобы он соответствовал измененным требованиям. Возможно, при этом придется отказаться от части старого проекта, а поскольку в соответствии с ней уже написан некоторый код, на реализацию нового проекта уйдет больше времени, чем могло бы. Вы также должны будете отказаться от кода и тестов, на которые повлияло изменение требований, и написать их заново. Даже код, оставшийся нетронутым, нужно будет заново протестировать для гарантии того, что изменение не привело к появлению новых ошибок” (Цитата С. Макконнелл “Совершенный Код”)

Функциональные области в проекте это сроки, бюджет (стоимость), задачи (качество их выполнения), риски, выгоды, команда, интеграция (объединение всех областей). Всё нужно описать еще на старте и дальше переходить к выполнению этапов проекта.

Какие же это будут этапы?

Источник

Проектная документация: какие нюансы учесть при разработке

CEO digital-агентства INPRO.digital

Чтобы упростить коммуникацию с заказчиком и сократить процесс первичных согласований, используют проектную документацию. Это расширенный вариант технического задания, где основные этапы подготовки к реализации проекта представляют клиенту в виде изображений и схем, а результат обсуждений фиксируют в классическом текстовом варианте.

С чего начинается проектная документация, почему визуальные схемы работают лучше текста, как наличие прототипов проекта влияет на уровень эмпатии клиента, рассказал Виталий Арбузов, CEO digital-агентства INPRO.digital.

Почему проектная документация упрощает разработку проекта

Проектная документация делает процесс согласований проще для обеих сторон. Вы сэкономите свое время на объяснении терминов, а клиенту не нужно будет вычитывать десятки страниц ТЗ. Визуализация на этапе согласования помогает:

С чего начать составление проектной документации

Перед тем как приступать к созданию проектной документации и разработке первых вайрфреймов, изучите рынок. Даже если это напрямую не прописано в договоре с клиентом, сделайте базовый ресерч по основным конкурентам: как работает интерфейс, какие страницы есть, как расположено меню. Выпишите опции и функционал, которого нет у вашего заказчика. Обсудите их вместе, акцентируя внимание на следующих аспектах:

1. Хочет ли клиент добавить на сайт такую же функцию?

Всегда помните, что заказчик не должен быть силен в технических терминах. Ваша задача на данном этапе — объяснить ему, какую задачу с точки зрения бизнеса решает каждый функциональный модуль, который есть на сайте у конкурентов.

2. Нужна ли бизнесу клиента данная функция?

Тест: узнай, сможешь ли ты грамотно выйти на рынок в другой стране

Поговорите с клиентом о его ожиданиях от изменений сайта: нужен ли этот функциональный модуль с точки зрения продаж, улучшит ли он качество сервиса, соответствует ли набору доступных услуг? Например, если у вашего заказчика интернет-магазин, где доставка осуществляется только через курьерскую службу, то ему точно не нужен модуль с вариантами выбора пунктов самовывоза на карте. Даже если он есть у всех конкурентов.

3. Насколько сильно добавление этой функции повлияет на смету и сроки проекта?

Еще на этапе обсуждения дополнительного функционала расскажите клиенту о том, как это может повлиять на ход проекта. Например, если заказчик хочет сделать личный кабинет, как у конкурентов, объясните, что бюджет на реализацию этого блока может быть больше, чем сумма всего проекта на текущий момент, а сроки увеличатся в несколько раз.

Не забудьте проверить на прочность и текущий сайт вашего заказчика. Мы для этого часто привлекаем асессоров, то есть людей, которые тестируют сайт по нашей просьбе. Если будете делать такой вариант аудита, внимательно отнеситесь к подбору людей. Если это интернет-магазин женской косметики, нужно искать именно тех, кто будет его целевой аудиторией.

Разработайте для них анкету или опросник, которую они должны будут заполнить после использования ресурса. Это позволит выявить баги, слабые стороны, недостающие функциональные модули. Проанализируйте полученные данные и сформируйте из них интуитивно понятную схему, которая станет частью проектной документации.

Схематичная визуализация результатов асессорского аудита

Кто входит в команду разработки проектной документации

За разработку проектной документации отвечает проектный менеджер. Он есть на любом проекте вне зависимости от специализации продукта клиента или масштаба задачи. Проектный менеджер выступает как контролирующий орган, а именно:

На сложных проектах еще на этапе первичных согласований к проектному менеджеру подключаются бизнес-аналитик и дизайнер. Бизнес-аналитики начинают свою работу с изучения рынка и анализа текущей ситуации по проекту.

Имейте в виду, что если для визуализации вам нужны только схемы, то не обязательно привлекать дизайнера. Достаточно выбрать интуитивно понятное приложение, где сам аналитик сможет отрисовать простейшие макеты и указать взаимосвязи между объектами. Мы пользуемся общеизвестной платформой Figma для комплексных проектов и Miro, если основная часть работ — простые схематичные изображения.

Например, на этапе разработки проектной документации всегда создается структура сайта — это ключевой момент при согласовании с клиентом. По факту это выглядит как детализированная схема с комментариями или прототипами отдельных элементов. С таким вариантом обычно может справиться бизнес-аналитик самостоятельно.

Визуализация структуры сайта

Подключите дизайнера, если вы планируете разработать прототипы или визуальную концепцию. В таком случае важно будет не только показать взаимосвязи, но и определить общую дизайн-концепцию, показать, как будет выглядеть проект в итоге. Мы мыслим образами, поэтому здесь внешний вид будет играть ключевую роль. Даже если вы не сразу согласуете функциональные модули с красивыми и аккуратно оформленными прототипами, процесс обсуждения будет идти легче и комфортнее.

За время своей работы с таким подходом, мы поняли, что клиент больше всего ценит, когда уважают его время и ресурсы. Он делает свое дело: развивает бизнес, занимается предпринимательством. И ему просто нужен качественный ресурс для реализации своих идей.

Ваша задача — помочь ему в достижении его цели, а не продемонстрировать экспертизу по всем аспектам веб-разработки. Постарайтесь понять глубинную боль заказчика, будь то нелояльные клиенты, низкая конверсия или непрогнозируемые риски. Если вы увидите и предложите решения этих проблем, то в скором времени заказчик станет вашим союзником и партнером.

Источник

Как управлять командой на проекте

Чтобы не облажаться перед заказчиком и не разругаться с коллегами

Я пять лет проработала менеджером проектов в креативных агентствах.

Любой проект — результат совместной работы множества специалистов. Например, нужно сделать промосайт для банка. Этим проектом будут заниматься дизайнеры, редакторы, фронтенд- и бэкенд-разработчики.

На таком проекте работают от 8 до 20 человек. Когда мы не можем решить задачу своими силами, нанимаем еще и подрядчиков. А менеджер проектов управляет всей этой ордой: ставит задачи, контролирует выполнение, решает проблемы и делает так, чтобы к назначенному сроку клиент получил качественный продукт. Расскажу, как с этим справиться.

В чем проблема с управлением командой

В идеальном мире не нужно никем управлять: все работают сами. Дизайнер берет задание, рисует прототип и макет сайта, показывает результат заказчику. Тот доволен и хлопает в ладоши — никаких правок. Дизайнер передает макеты разработчику, а потом бац — и сайт готов. Заказчик с самосвала выгружает мешки с деньгами в благодарность за работу и уезжает в закат. Все счастливы.

Но мы не в идеальном мире, поэтому, если не контролировать каждую мелочь, все идет наперекосяк. Вот типичные проблемы, которые сваливаются на менеджера проектов:

За годы работы я научилась не допускать таких проблем, а если уж они случились, то оперативно их решать. Спойлер: мой секрет успеха — грамотная коммуникация в команде и ультимативная ответственность менеджера. Об этом расскажу дальше в статье.

Планируйте проект вместе с командой

Я не сторонник диктаторского подхода, когда руководитель спускает план сверху и ставит сотрудников перед фактом: «Это нужно сделать до вторника, а вот это — уже к завтрашнему дню. Что значит „нереально успеть“? Я вам плачу за работу, а не за рассуждения о том, что реально, а что нет».

Моя команда — это специалисты, которые выполняют задачу руками. Именно от них зависит, в какой срок мы выполним проект, поэтому я всегда привлекаю коллег к планированию. Так я получаю реалистичную оценку задачи. Заказчик может думать, что проект элементарный и его можно сделать за пару дней. Это нормально, ведь он не специалист, а со стороны многие процессы кажутся проще, чем есть. Члены команды, которые уже выполняли похожие проекты, способны точно оценить временные затраты, учесть детали и увидеть сложности там, где я не замечу.

А еще такой подход добавляет команде мотивации и ответственности. Специалисты работают не по моему плану, а по своему: они придерживаются сроков, которые сами предложили.

Представьте ситуацию: начальник установил срок, который сотрудник считает нереальным. Сотрудник попробовал поспорить, но безрезультатно. Он пожимает плечами и как будто бы уходит работать, но на самом деле занимается саботажем: зачем стараться, если все равно не успеешь и получишь нагоняй от шефа. В итоге задача провалена, руководитель в ярости, а сотрудник твердит: «Я же сразу предупреждал, что не успею».

Схема обычно такая:

Вот как я это делаю:

Катя, нам нужно отрисовать четыре адаптивных макета на основе твоей концепции. Задание и концепт — по ссылкам. Прошу тебя оценить срок отрисовки в часах, как обычно. Заказчик очень хочет уложиться в неделю, но это обсуждаемо. Оценку, предложения и вопросы буду ждать сегодня до 19:00. Если нужно созвониться, говори.

Бывает, что оценка специалиста сильно отличается от моих ожиданий или сроков клиента. Но это не повод продавливать исполнителя. Например, заказчик хочет видеть два макета через неделю, а дизайнер говорит: «Нет, так не получится. Мне нужно две недели». Тогда мы можем попробовать:

Обозначайте роли на проекте

Если упростить, то на любом проекте можно выделить три роли:

На разных проектах в разнообразных связках работают разные специалисты, поэтому команды постоянно перемешиваются. Хорошая практика — «знакомить» исполнителей между собой. Когда я начинаю работу с новой командой, то обязательно обозначаю, кто чем занимается и за что отвечает. Выглядит это так:

Иногда клиенты начинают бомбардировать комментариями всех, чьи контакты знают, — это мешает процессу. Поэтому важно установить понятные правила коммуникации: например, что общение с заказчиком ведется только через менеджера проектов и никак иначе.

Планируйте нагрузку специалистов

Один и тот же сотрудник может одновременно участвовать в нескольких проектах. Например, дизайнер два часа в день тратит на разработку идеи посадочной страницы для авиакомпании, а шесть часов — на отрисовку интерфейса личного кабинета для банка. Задача менеджеров разных проектов — договориться друг с другом и поделить рабочее время специалистов так, чтобы те не перерабатывали и не бездельничали.

Еженедельные планерки помогают синхронизироваться. До планерки менеджеры проектов распределяют часы загрузки специалистов в специальной программе Harvest. Это удобно: можно зафиксировать, кто, что и в какой день делает. Чтобы не тыкать пальцем в небо, на этом этапе снова просим специалистов оценить, сколько времени им нужно.

А уже на планерке сверяем расписание. Иногда случаются конфликты интересов: например, двум менеджерам нужен один и тот же разработчик на всю неделю. В таких случаях мы передоговариваемся и корректируем планы.

Мы стараемся делать так, чтобы специалистам не нужно было постоянно переключаться между проектами: это занимает время. Принцип такой: ежедневно не более 2—3 задач из разных проектов. Идеально, когда человек занимается одним и тем же весь день или даже неделю, но так получается не всегда.

Долгосрочное планирование времени всей команды — удобная и полезная вещь. Она позволяет предсказать и предотвратить следующие проектные проблемы:

Убраться самому или позвать уборщицу?

Внятно ставьте задачи

Чтобы человек правильно выполнил задачу, он должен ее понять. Мой совет: не жалейте времени и сил на объяснение задачи. Иначе потеряете гораздо больше, когда специалист сделает не то, что нужно, и придется все переделывать.

Я использую подход SMART, который подразумевает, что задача должна быть:

Пример постановки задачи

Письменно фиксируйте задачи и договоренности

Когда все договоренности устные, получаются примерно такие диалоги:

— Игорь, сегодня уже десятое. Ты обещал запустить сайт девятого, а он до сих пор не работает. Почему?

— Саша, ты что-то путаешь. Я обещал не девятого, а девятнадцатого. И не октября, а ноября. Наверное, ты меня неправильно поняла.

У нас действует правило: нет письма — нет задачи. Если что-то не записано — значит, не зафиксировано и это можно игнорировать. Раньше для постановки и объяснения задач мы пользовались электронной почтой, но это было неудобно: письма терялись, приходилось часами искать какие-нибудь правки по проекту Х от клиента Y с десятой итерации. Потом перешли на таск-менеджер — программу для обмена задачами и материалами. Теперь у нас все зафиксировано и записано, а каждый специалист понимает, где лежит эта информация.

Есть разные таск-менеджеры — выбирайте тот, что подходит вам по функциям и внешнему виду. Например, для меня важно, чтобы в программе был список задач по проекту с назначенными исполнителями и сроками выполнения. И обязательно нужны шаблоны типовых задач, чтобы быстро разворачивать однотипные проекты.

В последнем агентстве, где я работала, использовали «Эктив-коллаб». В компании, где тружусь сейчас, разработчики, финансисты и юристы пользуются «Джирой», а все остальные — «Асаной».

Как ставить задачу: чек-лист для менеджера

Одной реальной задаче соответствует одна задача в таск-менеджере. Не стоит плодить лишние сущности и путать коллег.

У задачи есть понятное название, которое соответствует ее содержанию. Удобно, когда можно прочитать заголовок и сразу понять, о чем речь.

Неверно: «Правки № 136 от Иван Иваныча».

Верно: «Внести изменения в логотип интернет-магазина игрушек для собак».

Есть описание. Расписывайте задачу максимально подробно, чтобы исполнитель однозначно ее понял.

Есть ссылки на источники материалов. Сделайте так, чтобы специалисту было удобно выполнить задачу. Пусть у него под рукой будет все, что нужно для работы.

Вот так не надо: «Миша, поправь макеты в соответствии с гайдлайном. Макеты я скидывала на файлообменник, ссылка должна быть у тебя на почте, поищи. А сам гайдлайн был где-то на сайте. Если не найдешь, то свяжись с Васей: он вроде говорил, что у него все есть».

Хуже этого описания только то же самое, но в аудиосообщении. Если так поставить задачу, специалист взвоет и постарается подольше не притрагиваться к ней. А когда приступит, потеряет целый день на сбор информации.

Установлен срок выполнения задачи. Важно не только обговорить конечный срок, но и письменно его зафиксировать. Иначе менеджер и исполнитель быстро забудут, о чем договаривались, особенно если задач много.

Есть план работы и промежуточные сроки. Если задача сложная, то стоит разбить ее на части, расписать каждую подзадачу и установить контрольные точки. Тогда, если что-то пойдет не так, менеджер узнает об этом сразу, а не к моменту сдачи проекта.

Специалист может задать вопросы и высказать мнение по задаче. Проблема в том, что некоторые люди стесняются спрашивать и уточнять. Они думают, что профессионал должен схватывать все на лету и не задавать лишних вопросов. Это опасное заблуждение приводит к проблемам в проекте.

Например, специалист столкнется с трудностями, но промолчит об этом, чтобы не показаться некомпетентным. Вместо того чтобы предупредить и попросить о помощи, он начнет решать проблему самостоятельно, не справится и подставит всю команду.

Поэтому всегда оставляйте дверь, в которую исполнитель может постучаться, чтобы обсудить проблемы и вопросы. Уточняйте: «А тебе точно все понятно? А у тебя есть все материалы, чтобы выполнить задачу?»

Есть просьба подтвердить, что задача принята. Нужно получить от исполнителя однозначное свидетельство, что он взял задачу в работу. Молчание — это не знак согласия. Согласие выглядит примерно так: «Все понял, материалов достаточно, вопросов нет, по срокам — ок, задачу забрал». Или в виде плюсика, как договоритесь.

Оберегайте команду от комментариев заказчика

Заказчик не обязан уметь формулировать комментарии так, чтобы они были понятны техническим специалистам. Если ему не нравится цвет, он может сказать: «Этот красный какой-то не такой, давайте что-то повеселее». Дизайнер читает эту правку и думает, что повеселее — это, например, желтый. Но на самом деле заказчик хотел просто сделать красный более ярким.

Чтобы дизайнер мог понять клиента, ему нужен более конкретный комментарий. Он бы предпочел услышать что-то вроде этого: «В файле ads.png используется составной черный цвет. В типографии опасаются, что этот цвет в печати провалится или его поведет в синий. Предлагают заменить его черным пантоном, чтобы все было в цвет».

И задача менеджера проектов — перевести замечания с языка клиента на тот, что будет понятен команде. Когда я получаю правки, то делаю три вещи:

Вместо того чтобы перенаправлять письмо заказчика напрямую исполнителю, я разбираюсь в сути информации. И только когда мне все уже понятно, иду с задачей к специалисту. Так я выступаю защитным фильтром от всяческого мусора, непродуманных задач и правок.

Организовывайте рабочие процессы и общение на проекте

Очень важно, чтобы люди свободно общались друг с другом, несмотря на расстояние и разницу во времени. По моему опыту, большинство проблем на проекте возникает из-за кривой коммуникации: кто-то не сказал, не предупредил, не уточнил информацию, не попросил о помощи.

Представьте, что все члены команды общались бы разными способами. Один сотрудник пишет всем через «Вайбер», другой предпочитает «Телеграм», третий — видеозвонки в «Скайпе». В итоге — полная анархия. Поэтому моя задача — чтобы каждый понимал, какие способы коммуникации есть в компании и как их правильно использовать.

Обычно я организую три пространства для общения: доска проекта в «Эктив-коллабе», канал в «Слаке» и видеоконференции в «Зуме».

«Эктив-коллаб» нужен, чтобы хранить задачи и материалы в одном месте, а также планировать и обсуждать проекты. Благодаря этому сервису нам не приходится общаться по работе в десяти разных мессенджерах, а потом часами искать нужные ссылки и файлы. Все находится в одном месте — на доске проекта в «Эктив-коллабе».

Мы стараемся максимально все стандартизировать, поэтому оформляем проекты по шаблонам: в них заранее созданы списки материалов и план работы. Благодаря такому подходу сотрудникам не приходится ломать голову и угадывать, где лежат нужные файлы.

Канал проекта в корпоративном мессенджере «Слак» — здесь мы обсуждаем текучку и мелкие вопросы. Этот мессенджер не хранит переписку, поэтому все серьезные дискуссии и решения мы переносим из «Слака» в «Эктив-коллаб».

«Зум» используем для созвонов. Здесь есть свои правила: нельзя просто взять и позвонить человеку. Предварительно нужно списаться в «Слаке»: договориться о времени звонка и теме разговора. Это делается, чтобы не застать собеседника врасплох и не отвлечь от других важных дел.

О подобных принципах мы рассказываем сотрудникам с первых недель работы. Если человек их нарушает, мы отдельно встречаемся с ним, напоминаем, кидаем ссылку на внутренние документы компании. Обычно одного-двух напоминаний хватает, чтобы договориться об одинаковых правилах игры.

Контролируйте работу над проектом

Выполнение любых задач нужно контролировать. Без контроля не будет и результата. Либо же вы получите результат, но не тот, что нужен заказчику, или не в те сроки, о каких договаривались.

Контроль важен, даже если в вашей команде одни гении. Особенно если в ней одни гении.

Есть большие задачи: например, разработать мобильное приложение для банка. В таких случаях я делаю подробный план: разбиваю задачу на множество мелких кусочков и прописываю, когда каждый кусочек должен быть готов и кто за это отвечает.

Но важно не перебарщивать с контролем: бюрократизация — это зло. Например, есть мелкие задачи: нарисовать баннер или логотип, написать статью для сайта. Если по подобным задачам я заставлю исполнителя отчитываться мне каждые полчаса, это будет только мешать и тормозить рабочий процесс. Достаточно где-то в середине выполнения задачи спросить, как дела и не нужна ли помощь.

Разрешайте конфликты и проблемы

Если люди работают в команде, то проблемы и ошибки одного участника неизбежно отражаются на других. Например, если дизайнер поздно сделал макет, то разработчику придется работать в ускоренном темпе, чтобы команда успела сдать проект. Либо руководителю придется договариваться с заказчиком об изменении сроков, что совсем не здорово.

Конфликты и проблемы возникают на проектах постоянно: все мы люди и каждый может ошибиться, что-то забыть, не учесть. Иногда все это происходит одновременно.

Конечно, лучше всего не допускать ошибок, а еще — быть здоровым, красивым и богатым. Но мы живем не в идеальном мире, так что проблемы случаются. Считаю, что систему характеризует не ошибка, а реакция на нее, поэтому я стараюсь превращать провалы в опыт.

Задача руководителя — вовремя выявлять и разрешать проблемы и конфликты. Вот как я это делаю.

Решаю проблемы своевременно. Если вопрос возник сегодня, то и обсуждать его нужно сегодня. Бывает, что руководитель внезапно вспоминает о какой-то ситуации, которая произошла полгода назад, и вызывает работника на разговор. Обычно конструктивного диалога не получается, так как сотрудник уже забыл, в чем там было дело, — или делает вид, что забыл.

— Юра, ты задолбал опаздывать, рабочий день начинается в 10:00, пора уже запомнить. С тобой одни проблемы!

— А какие еще проблемы?

— А помнишь, в позапрошлом месяце ты проигнорировал правки заказчика и сдал макеты, которые пришлось переделывать?!

— Да толком-то и не помню. О каком проекте речь? Вроде бы мне никаких правок не присылали.

— Юра, привет. Я хочу обсудить ситуацию на проекте «Ромашка»: вчера ты сдал макет без учета части вводных из задания. Давай обсудим, почему так произошло.

Сначала устраняю последствия, а потом разбираюсь в причинах. Если начался пожар, то нужно тушить пламя, а не выяснять, кто оставил зажженный бычок. Так и здесь: если команда не успевает сдать проект, то сначала надо решить проблему с горящими сроками. А уже потом спокойно разобраться, что именно произошло, и сделать выводы.

— Так, мы не успеваем сдать проект, заказчик в ярости. Я хочу знать, кто в этом виноват. Поэтому до конца дня у меня на почте должны быть объяснительные с отчетами о проделанной работе от каждого сотрудника.

— Кажется, мы не успеваем сдать проект, заказчик очень нервничает. На кону наша репутация и деньги. Потом мы обязательно обсудим, как так получилось и как этого не допустить в будущем, а сейчас нужно спасать положение. Через два часа планерка, прошу всех подготовить предложения, как решить проблему.

Сохраняю спокойствие. В любой спорной ситуации я стараюсь действовать без эмоций. Если положение серьезное, то люди уже и так сильно переживают — незачем их дополнительно накручивать. А если проблема пустяковая, то она просто не стоит нервов.

Любой проект — это клубок конфликтов, споров и проблем. Если руководитель будет реагировать чересчур эмоционально и агрессивно, то команда устанет от бесконечных истерик и перестанет воспринимать его всерьез.

Когда я только стала менеджером и вела свой первый проект, то так разозлилась на дизайнера, что послала его на три русских буквы. Уже через десять минут я поняла, как ужасно поступила, и побежала извиняться.

С дизайнером мы помирились и до сих пор дружим. Детали той ссоры давно забылись: мы даже не можем вспомнить, что меня взбесило и почему я так отреагировала. Осталось только воспоминание об этой некрасивой ситуации.

Думаю, что если бы тогда я не поняла свою ошибку и не извинилась, то у меня не было бы ни проекта, ни работы, ни друга.

Если и критикую, то осторожно. У большинства людей есть фильтр — он автоматически включается, когда приходится слушать то, что не хочется. Этот фильтр превращает гневные высказывания начальника в белый шум: работник вроде бы стоит с виноватым видом и даже кивает в такт словам, но по факту он вас не слышит. Проверено на себе в роли сотрудника.

Чтобы человек воспринимал мою критику, я стараюсь говорить не о том, какой он плохой, а о проблеме. Никогда не критикую специалистов в присутствии других членов команды. В такой ситуации человек думает не о решении проблемы, а о том, как не выглядеть слабаком в глазах коллег. Если и нужно высказать сотруднику что-то не очень приятное, то делаю это лично и без свидетелей.

Если же нас разделяет расстояние, то стараюсь критиковать только на созвоне — никаких мессенджеров и электронной почты. Причина простая: в письме не видны эмоции, поэтому я не понимаю, что чувствует человек и как он реагирует на мои слова. Ну а коллега может не разобраться, что имею в виду я, если не слышит мой голос и интонацию.

— Ваня, бесишь меня! Нельзя было, что ли, нормально сделать?

— Ваня, привет. Я хочу обсудить ситуацию на проекте «Ромашка»: у нас с тобой сорвались сроки. Давай обсудим? У тебя есть минут пятнадцать?

— Пойдем в переговорку тогда.

— Ваня, как ты знаешь, у нас был план проекта. Ты обещал сверстать две страницы до среды. Сегодня четверг, у нас нет ни одной страницы. Клиент немного в ужасе. Расскажи, что случилось? Почему не получилось?

Извлекаю пользу из ошибок. Любая проблемная ситуация — это урок для всей команды. После решения проблемы стоит подумать, как не допустить ее повторения. Например, изменить инструкции или рабочие процессы, пересмотреть подходы к планированию, постановке и контролю задач.

— Ваня, давай вместе разбираться, что именно не вышло. Боюсь, что если такое повторится — клиент от нас сбежит. Расскажи, с какими проблемами ты столкнулся, что непонятно? Покажи прямо на макете.

— Ну смотри, макеты какие-то кривые. Вот тут нет правильного шрифта и сетка странная.

— И правда. А чего ты сразу не спросил об этом меня или дизайнера?

— Думал, что разберусь, но не вышло.

— Ладно, поняла тебя. Давай так: сейчас я позову дизайнера, организуем созвон, обсудим твои вопросы. Потом перепланируем неделю, и я предупрежу клиента об изменении сроков. Договорились?

— Ну да, понял. Стеснялся просто.

Принимайте ответственность за все, что происходит на проекте

Есть простой принцип, которого я придерживаюсь. Он помогает не злиться на людей из-за ошибок и не винить высшие силы, когда все идет не по плану.

Звучит он так: менеджер отвечает за все, что происходит на проекте. Когда я это поняла и приняла, мне стало легче работать с командой, а команде — со мной. Если сотрудник не выполнил задачу или сдал результат с опозданием, отвечает менеджер. Если работа не устроила заказчика, то виноват не «криворукий дизайнер», а менеджер.

Если я уверена, что проблема не во мне, а в ком-то или чем-то еще, то решить ее сложно. Все же мое влияние на других людей и внешние факторы сильно ограничено. А вот если принять идею, что все сложности — на моей совести, тогда только я и могу со всем разобраться. Разумеется, бывают ситуации, когда виноват все же исполнитель, клиент или ретроградный Меркурий. Но разгребать-то все равно мне, поэтому первым делом надо понять, что конкретно я могу сделать для решения проблемы.

Покажу, как это работает. Специалист не выполнил задачу. Вызываю его на приватный разговор и спрашиваю: «А что пошло не так, почему не получилось?»

Опытный работник без труда найдет ответ, но начинающий специалист может и сам до конца не понимать, что пошло не так. Тогда нужно подбодрить и помочь уточняющими вопросами: «Может, не хватило материалов, знаний или ты чего-то не понял? Либо эта задача тебе неинтересна? Давай разберемся. Я хочу помочь тебе, чтобы такая проблема не повторилась».

В итоге работник даст какое-то объяснение. Менеджер должен внимательно выслушать и понять, в чем ошибка и как ее исправить.

Как перевести объяснения сотрудников на менеджерский язык

Я не предупредил специалиста, что нужно сообщать о проблемах и просить о помощиНаучиться правильно ставить задачи. Так, чтобы люди знали: в подобных ситуациях нужно не молчать, а бить в колокола и просить о помощиНе нашел материалыНадо было в папке поискать, там же все есть. Эх, никто ничего не соображает, вот если бы все были умные, как яЯ не сделал так, чтобы у специалистов под рукой было все для работыОрганизовать систему хранения задач и материалов. Убедиться, что каждый сотрудник знает, как она работает. Внедрить шаблоны проектовНе успелА в курилку сходить успел?!Я не распланировал нагрузку

Я не прописал четкий план с контрольными точками

Я не согласовал или не зафиксировал сроки проекта

Я как-то дал понять специалисту, что задача не очень важная, и этим его демотивировалПроанализировать причины опоздания

Поработать над постановкой задач в части договоренностей о сроках

Объяснить работникам, что о возможном опоздании нужно предупреждать как можно раньше — до дедлайна, а не после

Тщательней планировать работу, усилить промежуточный контроль над выполнением задач

Я поставил задачу не тому специалисту

Я не предупредил специалиста, что нужно сообщать о проблемах и просить о помощи

Разобраться с компетенциями своих коллег. Брать в команду тех, кто может решать поставленные задачи

Научиться правильно ставить задачи. Так, чтобы люди знали: в подобных ситуациях нужно не молчать, а бить в колокола и просить о помощи

Я не распланировал нагрузку

Я не прописал четкий план с контрольными точками

Я не согласовал или не зафиксировал сроки проекта

Я как-то дал понять специалисту, что задача не очень важная, и этим его демотивировал

Проанализировать причины опоздания

Поработать над постановкой задач в части договоренностей о сроках

Объяснить работникам, что о возможном опоздании нужно предупреждать как можно раньше — до дедлайна, а не после

Тщательней планировать работу, усилить промежуточный контроль над выполнением задач

Проводите ретроспективу проекта

По завершении проекта я стараюсь собрать команду и обсудить, что было хорошо, а что стоит улучшить. Кажется, что это не так важно, ведь в потоке задач нет времени оглядываться назад: новое будто бы в приоритете перед старым. Но это не совсем так: ретроспектива нужна, чтобы извлечь полезный опыт, который поможет эффективнее работать над следующими проектами. То есть мы оглядываемся в прошлое, чтобы стать лучше в будущем.

На ретроспективе можно узнать впечатления команды от работы и собрать идеи по улучшению процессов.

Например, недавно мы с внутренним заказчиком обсуждали прошедший проект. Заказчик пожаловался, что ему не хватало обратной связи: он не всегда понимал, на каком этапе находится проект и что именно происходит. Тогда мы договорились о новых правилах взаимодействия: с моей стороны — более четкое планирование и отчеты, а с его — более внятная постановка задач. Все договоренности зафиксировали письменно, придерживаемся их уже несколько месяцев — полет нормальный.

Как руководить командой на проекте

Источник