с чего начинается подготовка совещания
Как правильно и с пользой провести рабочее совещание
Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.
Проведение совещаний нужно сделать системой
Зачем проводить совещания
Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.
Виды совещаний
Совещания бывают плановыми и внеплановые:
Готовимся к совещанию правильно
Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:
Правила проведения рабочего совещания
Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.
Не делайте встречу однобокой
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:
Не превращайте оперативку в набор формальностей
Хвалите подчиненных
Давайте всем право голоса
Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.
Делайте лирические отступления
Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.
С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.
Протокол совещания
Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:
Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.
Подытожим
Правила проведения эффективных совещаний
Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи?
Оригинал статьи: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules
Из чего складывается эффективность совещания?
Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника)
Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также стараясь по минимуму задействовать время высокооплачиваемых людей (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него. Не смотря то, что стараясь оптимизировать каждый из этих параметров, вы уже добьетесь немалых успехов, между ними существует взаимосвязь и умелое балансирование ими — непростая задача, которая получается не у многих руководителей.
Поэтому совещание — достаточно затратная штука, чем справедливо заслужило себе страх и ненависть среди офисных служащих. Те же самые эмоции распространяются и на организаторов этих совещаний, включая тебя. Если ты хочешь заслужить уважение своей команды, ты должен уметь проводить эффективные собрания.
Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.
Подготовка к совещанию
А нужно ли именно совещание?
«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.» — Петер Друкер, «Эффективный руководитель».
Четко обозначь цель и повестку
Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.
Цель любого совещания — план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.
Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.
На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов).
Не приглашай лишних участников
Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие. При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, в добавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.
Проведение совещания
Как проводить совещания: инструкция для эффективного проведения совещаний
Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь. В статье расскажем, как проводить совещания для эффективного управления компанией.
Зачем проводить совещания
Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него.
Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании.
Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах.
Виды совещаний
Рабочие совещания делятся на два типа:
Внеплановые. Их организуют, если появилась проблема, требующая немедленного решения. Внеплановые собрания проводятся без расписания.
Причины низкой эффективности совещаний
Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:
Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.
Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением.
Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.
Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела.
Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали.
После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.
Принципы эффективных совещаний
Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию.
Соответствие задачам
Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив.
Конкретность
Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера.
Кратковременность
Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов. Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.
Тайминг
Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы. Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры.
Адекватность участников
Пригласите только тех сотрудников, которых касается тема совещания. Не стоит звать людей для массовки. Малое количество участников не отразится на эффективности совещания, ведь все нужные люди будут задействованы в решении рабочих вопросов.
Право на слово
Совещание — это не монолог. После каждого пункта спрашивайте у сотрудников, нет ли у них вопросов. Пресекайте выкрики с места и дайте коллегам свободно высказаться. Иногда сотрудник может сильно нервничать перед выступлением, поэтому поддержите его.
Закрепление результатов
В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания поняли правильно и никакая тема не нуждается в дополнительном обсуждении. Распечатайте протокол совещания и раздайте сотрудникам (и тем, кто не смог прийти на совещание) либо отправьте в электронном виде.
Плановость совещаний
Старайтесь их не переносить и не отменять. Сотрудники должны знать время, чтобы успеть проанализировать этап работы и подготовить отчет. Пусть обсуждения на совещаниях станут привычным делом.
Как провести эффективное совещание
На всех этапах совещания строго придерживайтесь плана — это залог эффективного собрания. Рассмотрим все этапы собрания.
Подготовка к совещанию
Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:
Начало совещания
Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:
Проведение совещания
Для эффективного проведения совещаний придерживайтесь нескольких советов:
Чем проще, тем лучше. Не затягивайте начало совещания, не выбирайте полчаса секретаря, сведите чрезмерную официальность к минимуму.
Уверенность в себе поможет сохранить субординацию в коллективе даже в самых сложных ситуациях. Споров может возникнуть много, но терять спокойствие нельзя. Также не вдавайтесь в крайности, не нужно никого наказывать.
Говорите о них на собраниях, мотивируя их работать еще лучше. Также это станет примером для других.
Не только ругайте. Будьте справедливы и не заводите любимчиков. Работники чаще конфликтуют, когда чувствуют дискриминацию.
Лирические отступления (например, пара шуток) помогут разрядить обстановку. Материал легче воспринимается, если вовремя отвлечься.
Завершение совещания
После собрания подведите итог и подготовьте протокол совещания, чтобы сотрудники запомнили важные вопросы. Протокол состоит из следующих пунктов:
Если на совещании более двадцати человек, то попросите помощника взять на себя часть работы, чтобы не отвлекаться на ведение протокола. Раздайте сотрудникам протокол в распечатанном или электронном виде.
Совещание должно заканчиваться позитивно. Так коллектив поймет, что их участие в дискуссии было не напрасным.
Неприятности на совещаниях
На совещаниях могут случиться следующие неприятности:
Важно не терять самообладание и держать ситуацию под контролем. Внимательно прислушивайтесь к обеим сторонам конфликта и определите причину спора, чтобы уладить недоразумения.
Если никто не отвечает, то спросите у сотрудников, есть ли вопросы по теме, чтобы оживить обстановку. Повторите тему собрания и главную цель. Постарайтесь разговорить сотрудников, проговорите сложные моменты. На крайний случай перенесите затруднительный вопрос на конец совещания или сделайте перерыв.
Если сотрудники боятся рассказывать о самых сложных проблемах, скажите, что на совещаниях нет запретных тем для обсуждения и вы поощрите тех, кто выскажется. Поблагодарите каждого за идеи.
Если коллектив постоянно вспоминает уже обсуждавшийся вопрос, то напомните порядок совещания. Еще раз пройдитесь по всем пунктам и подчеркните, что пора приступить к следующему.
Попросите сотрудников не обсуждать на повышенных тонах проблемы на собрании. Убедите коллег в преимуществах позитивного настроения и переведите внимание на суть вопроса.
Особенности регулярных совещаний
Регулярные совещания систематически проводятся на одну и ту же тему и с одним и тем же составом, например: совет директоров, совещание по HR-направлению (комитет), проектные группы.
Подготовка к регулярным совещаниям занимает меньше времени и ресурсов, так как подготавливать ничего не нужно:
Многие вопросы будут повторяться от совещания к совещанию. Их нужно записать в регламент. Например, для HR-ов обязательное обсуждение следующих вопросов:
Особенности дистанционных совещаний
Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана.
Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол.
Заключение
Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и обеспечить тесную коммуникацию между сотрудниками.
Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы
Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.
Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.
Зачем проводить совещания?
Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.
Преимущества:
Систематичность проведения совещаний
Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.
Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.
Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.
Виды собраний
Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.
Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).
По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:
Готовимся к совещанию правильно
Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.
1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.
2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.
3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.
4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.
5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.
6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.
7. Подготовьте все необходимые материалы.
Правила проведения рабочего совещания
Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.
Этапы и технологии ведения делового совещания
Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.
Этап 1. Подготовка
На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.
Этап 2. Организация
После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.
Этап 3. Реализация
Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.
Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.
Пример протокола совещания:
Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.
Этап 5. Анализ
Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?
Пример плана делового совещания
Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.
Примерные пункты плана:
Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.
Подготовка к деловому совещанию
Проблемы проведения совещаний
Для плодотворного совещания и его благоприятного исхода требуется его скрупулёзная подготовка. Важно понимать, что расходная часть совещания является пропорциональной количеству участвующих в нем и продолжительности по времени.
Увы, затраты на совещания не являются очевидными, и поэтому далеко не всегда их учитывает руководящий состав. Результатом данной непредусмотрительности в практике менеджмента некоторыми организациями становятся частые долговременные совещания с большим числом участников, которые были приглашены «на всякий случай».
Такой случай, который требует непременного, по мнению руководства, присутствия большого числа подчиненных на каждом заседании обусловлен такими опасениями руководителя как:
Все описанные выше, а также другие виды «вдруг» являются причиной многочисленных собраний по любому поводу, что надолго отрывает рабочий коллектив от текущего рабочего процесса.
На практике эффективность подобного рода заседаний может также снизиться в виду следующих причин:
Подготовка к совещанию
Устранить описанные выше недостатки в ходе деловых совещаний поможет их предварительная рациональная организация, так как, как ни крути, а данные мероприятия нуждаются в скрупулезной и тщательной подготовке, которая состоит из целого перечня действий и определенной последовательности:
Кроме этого, стоит заметить, что описанные выше действия по подготовке относятся преимущественно к проблемному и инструктивному совещанию. Оперативные совещания не нуждаются в настолько долгой и тщательной подготовке, так как не нуждаются в постоянном решении о необходимости их проведения – это уже было утверждено заранее, а в графике компании установлены дни их проведения.
Помимо этого, превентивно определены тематика, задачи, состав участников, место проведения. Подготовка участвующих в совещании, как правило, сводится к сбору и предварительной оценке итогов текущей работы возглавляемого отдела.
Целесообразность совещания
Изучим подробнее вопросы подготовки совещаний проблемного и инструктивного видов.
Начало подготовка работы совещания ознаменуется принятием решения о том, что оно необходимо. Изначально производится оценка его целесообразности. Исключением являются те случаи, когда совещания проходят регулярно по установленному графику, к примеру, один раз в неделю в утвержденный день, скажем, в понедельник.
Целесообразность организации совещания обусловлена необходимостью коллективной дискуссии и разрешения какого-то непростого вопроса, который не может быть решен иным способом (к примеру, в ходе текущего рабочего процесса, в деловом звонке по телефону и прочими путями), или необходимостью срочного информирования или инструктирования сотрудников.
При принятии решения о проведении совещания руководитель изучает альтернативы проведению совещания. К ним можно отнести следующие:
Итак, можно сказать, что руководитель перед принятием решения о проведении совещания исследует его целесообразность и возможность замены иными формами работы.
Задачи совещания
Достаточно важно определить задачи совещания. Уже на подготовительном этапе руководство должно понимать: каких именно результатов оно ждет по итогам работы совещания. Четкое определение и понимание задач совещания способствует дальнейшей организации его работы.
Итак, можем подытожить, что во время подготовки к осуществлению совещания руководителю нужно выделить задачи, решение которых требуется в его ходе и составить план ожидаемых результатов работы. На основании данной информации формулируется тематика предстоящего совещания.
Исходя из поставленных задач и тематики обсуждения на совещание выносится либо более вопросов. Письменная формулировка данных вопросов является планом работы совещания, получившим название повестки дня.
Повестка дня
Повесткой дня совещания называют документ, содержащий информацию о ключевых вопросах и проблемах, которые выносятся на общее обсуждение.
Повестка дня обуславливает не только перечень вопросов для обсуждения на совещании, но их логическую последовательность. Самым целесообразным принято считать размещение вопросов по степени их приоритетности и значимости. Хотя имеет место и иная точка зрения.
Например, по мнению психологов, первым стоит обсудить какой-нибудь интересный и не очень острый вопрос. На него обычно тратится небольшое количество времени, но при этом участники совещания получат благоприятный психологический настрой. После успешного окончания с этим вопросом, они будут готовы так же быстро и эффективно перейти к решению остальных.
Повестку дня стоит формулировать предельно конкретной. В ее состав должен входить перечень тематики докладов, содокладов, сообщений по каждому из вопросов с указанием ФИО и должностей докладчиков. Повестку дня стоит согласовать выступающими сотрудниками и утвердить руководителем, который отвечает за реализацию совещания.
Состав участников
Помимо этого, можно приглашать работников, которые будут заниматься исполнением принятого в ходе совещания решения. Приглашение остальных сотрудников, пусть даже и занимающих важные должности в организации является нецелесообразным, так как будут не в состоянии квалифицированно обсуждать поставленные вопросы. Наоборот, может возникнуть ситуация, когда они будут уводить дискуссию в противоположную сторону и отвлекать участников совещания не относящимися к делу вопросами.
Важно не забывать, что в так или иначе количество участников должно быть минимально нужным.
Дата, время, продолжительность
Важный момент подготовки совещания – это определение организационных моментов: даты, времени его начала и, хотя бы ориентировочной, продолжительности.
На эффективность совещания непосредственно оказывает влияние степень активного участия сотрудников в обсуждении поставленных вопросов, подготовки нужных данных и обеспечения ею всех участвующих в обсуждении. В связи с этим нецелесообразно созывать проблемное совещание внезапно для его участников, не предоставляя им даже немного времени на то, чтобы осмыслить проблему (вопрос).
Исключение может составить лишь совещание по оперативным вопросам либо по неожиданно появившимся острым проблемам, включая проблемы ликвидации чрезвычайных ситуаций. Вопросы, которые требуют быстрого решения, допускают оперативный созыв сотрудников на совещание.
Информационные и инструктивные совещания также не нуждаются в длительной подготовке участвующих, поэтому могут быть назначены в короткие сроки.
Итак, можно подытожить, что при назначении даты проведения совещания стоит принимать во внимание характер вопросов, которые выносятся на обсуждение и сложившуюся картину. Как правило, даты проблемных совещаний выбирают, учитывая время, которое необходимо для подготовки участников, на что может потребоваться несколько дней либо даже недель. Информационные и инструктивные совещания могут быть назначены в короткие сроки, вплоть до одного рабочего дня.
Самым лучшим днем для организации совещания принято считать середину рабочей недели, так как кривой работоспособности в течение недели характерны заметные спады в понедельник и в пятницу. Оперативные совещания обычно созываются в конкретный день недели, преимущественно выбирается ее начало.
Для того чтобы не заставлять сотрудников часто переключаться с одного вида деятельности на другой, что непременно приведет к снижению их трудовой производительность, лучше всего будет назначать совещания в начале, конце рабочего дня либо по окончанию обеденного перерыва. При выборе времени нужно принимать во внимание, что самые сложные вопросы, которые требуют больших умственных усилий и концентрации внимания, будут легче разрешаться в начале рабочего дня.
Во время подготовки совещания нужно также определить его планируемую длительность, что позволит сотрудникам в рациональном ключе использовать оставшееся время рабочего дня.
Доклад и проект решения
Это довольно крупный объем работы, который включает в себя предварительную проработку вопроса, выносимого на совещание. Специалист, который занимается подготовкой доклада, собирает информацию, представляет ее в доступном для понимания виде – формулирует проблему, анализирует факты, приводит аргументы «за» и «против», занимается подготовкой визуального сопровождения доклада – фото, видео, презентацию и проч. При этом докладчик должен предоставить объективную информацию после рассмотрения различных точек зрения на разрешение проблемы, а в заключение сформулировать свой взгляд на изученный вопрос.
В ряде случаев, особенно если проблема, которую вынесли на совещание, является довольно сложной, доклад может быть отправлен всем участникам заранее в письменном виде. Это поможет будущим участникам совещания сформулировать свое мнение по данному вопросу, подготовить вопросы и предложения.
В этом случае доклад в полном объеме на совещании не зачитывается. Докладчик формулирует краткое вступление для того, чтобы приступить к обсуждению, а затем переходит к ответам на вопросы и дискуссии. Важно понимать, что активность участников обсуждения в данных случаях будет выше, так как они уже находятся в курсе дела и готовы принимать решения.
Довольно широкое применение получила ранняя рассылка материалов при подготовке к инструктивному совещанию. Это делается для того, чтобы участники приходили на совещание уже ознакомленными с информацией и можно было быстрее перейти к обсуждению особенно острых проблем.
Проект решения совещания также подготавливается заранее. Это обусловлено тем, что решение должно быть сформулировано четко и однозначно. Оно не должно вызывать противоречий с действующим законодательством и внутренними регламентирующими документам организации. Должно быть предоставлено обоснование с разных точек зрения.
В ходе совещания, в присутствии большого числа людей, сложно обеспечить точность и тщательность формулировок. Поэтому лучше предварительно составить «черновик» решения. Его рабочий вариант может включать в себя несколько альтернатив принимаемого решения, или пробелы в местах спорных формулировок. В большинстве случаев проект будет доработан уже по завершению совещания, когда будут приняты принципиальные решения по обсуждаемому вопросу.
Подготовка участников совещания состоит в том, чтобы известить их о планируемом совещании, предварительно уведомить о повестке дня и материалах, касаемых участников на совещании вопросов.
Подготовка помещения и оргтехники
Помещение, в котором происходят совещания, должно обладать хорошей звукоизоляцией, комфортной температурой и влажностью воздуха, быть оснащенным вентиляцией, удобной для работы мебелью и оргтехникой.
Все описанные выше действия по подготовке совещаний выполняются специально назначенными сотрудниками. В самом простом случае, при малом числе участников совещания, подготовку совещания может возглавить секретарь либо помощник руководителя.
Во время организации масштабных совещаний по непростым вопросам с большим количеством участников может быть сформирована рабочая группа, которая должна подготовить повестку дня, проект решения совещания, осуществить предварительные краткие совещания в отделах, обеспечить техническую подготовку и предоставление нужных для работы материалов.