с чего начать планерку
Планерка
Долгожданная встреча. О необходимости планерок
Бытует мнение о том, что планерка как процесс сбора людей воедино для расстановки приоритетов работы и определения главных стратегических задач — не более чем пережиток прошлого. Но чтобы согласиться с этим утверждением, необходимо четко разобраться в самой сути понятия и определиться, на какие же виды и подвиды можно разделить сей процесс.
Планерка — это производное от английского plan, короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения намеченного плана. По своей типологии все планерки можно разделить на категории по трем критериям — видовому, временному и количественному.
По видовому критерию все планерки делятся на отчетные (короткие совещания, на которых руководители отчитываются о ходе выполнения соответствующих задач), дискуссионные (брифинги на тему возможного изменения выбранного пути достижения той или иной цели) и мотивационные (совещания, на которых раздаются задачи и определяются роли в процессе работы над вопросом, задачей).
По временному критерию планерка может являть собой ежедневный, еженедельный, ежемесячный процесс.
По количественному критерию планерка может быть как массовая (для всех сотрудников), так и закрытая (для отдельной инициативной группы, управляющих, совета директоров компании.)
Зачем проводить планерку?
Если организовать этот процесс как хорошую традицию перед началом рабочего дня, то это поможет дисциплинировать коллектив (уменьшить число утренних опозданий), более четко обрисовывать цели и задачи перед сотрудниками (ведь, как известно, рациональный план на день гораздо эффективнее, чем план на полугодие), даст возможность видеть реальные результаты работы более явно (в том случае, если отчетность коллектива перед руководителем и руководителя перед коллективом станут обязательными элементами планерки). Помимо уже вышеупомянутых достоинств хорошо проведенное утреннее совещание может придать силы сотрудникам, увеличить производительность труда, стимулировать к эффективной работе в течение дня. Этот психологический аспект, безусловно, играет важную роль в установлении позитивных отношений между работником и работодателем, а также способствует сплочению коллектива.
Почему многие люди считают планерку пережитком прошлого?
Во-первых, само возникновение этого процесса большинство людей относят к тем временам, когда о телефоне и слышать не слышали, а о том, что такое интернет и мультимедийные технологии, вообще не догадывались. Выходит, что единственным способом встретиться вживую и обсудить важные рабочие моменты были как раз те самые планерки. За неимением оперативных средств связи вопросов накапливалась уйма, и времени такое действо занимало очень много (в среднем три-четыре часа). По этому поводу один известный американский экономист как-то заметил: «Если в вашей фирме существуют планерки, значит, вы на верном пути. Осталось только уволить всех тех, кто туда ходит, и оставить всех тех, кто в это время работает».
Во-вторых, большинство офисных работников негативно относятся к планеркам как раз из-за того, что этому уделяется примерно 20% времени, причем, по замечанию многих из них, речь шефа длится в среднем половину времени, отводимого на этот процесс.
В-третьих, если планерки в фирме проходят ежедневно, то в скором времени это обязательно превратится в своего рода формальность. Ведь большинство задач, которые ставит успешный бизнесмен, долгосрочны, и ежедневный отчет в двух предложениях будет звучать так: «Все хорошо, мы над этим работаем». Необходимость ежедневной планерки всплывает обычно в тот момент, когда предприятие начинает выполнение новой стратегической задачи в критически сжатые сроки, либо в период кризиса. В такие моменты действительно необходимо постоянно мониторить ситуацию, следить за малейшими изменениями.
Регламент
У любой, даже самой короткой планерки должен быть свой регламент. Он так или иначе помогает гораздо более продуктивно проработать насущные вопросы, сделать процесс более динамичным и эффективным. В правилах хорошего тона делать рассылку регламента работникам в вечернее время для того, чтобы они могли обдумать все затрагиваемые вопросы и выступить с конструктивным, содержательным предложением. Помимо прочего стоит учесть и то, что ко времени проведения утреннего совещания каждый работник должен иметь на руках копию регламента. Немаловажно возложить ответственность на определенного человека, который следил бы за временем (если докладчик выбивается из временного ограничения, описанного в регламенте, то это затягивает процесс проведения совещания и, как следствие, негативно влияет на настроение коллектива).
Проводить или не проводить? Вот в чем вопрос
Планерка, безусловно, важный процесс, хотя бы в контексте своевременного целеполагания и мотивации сотрудников, однако пришло время выйти за рамки обыденного понимания этого термина. Возможно, не так принципиально собирать каждый день весь коллектив в душном кабинете, а освоить технологии конференции в Skype. Немаловажно еще и учитывать тот аспект, что конструктивная планерка должна длиться не более 15–20 минут. Отчетность по деятельности каждого отдела можно принять и обсудить с руководителями в течение дня, а утреннее время посвятить исключительно расстановке сил, определению задач и приоритетов.
В любом случае каждый предприниматель выбирает свою концепцию управления, однако, чтобы чуть более взвешенно осознать, необходимо ли проведение коротких совещаний для вашего рабочего штата, стоит взвесить все за и против:
+ возможность утренней мотивации сотрудников;
+ четкая постановка целей и задач;
+ возможность проявить креатив и проводить планерку в нетрадиционном стиле;
— затяжные планерки утомляют и снижают работоспособность сотрудников;
— нерегламентированные планерки, как правило, неэффективны.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Планёрка с сотрудниками: эффективный план проведения
В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Связано это с тем, что каждый торопится сделать на работе свои дела, а не сидеть на собраниях и мусолить очевидные темы.
Но что если такие встречи будут полезны для каждого, они будут проходить эффективно и быстро?
Тогда глупо от них отказываться. Поэтому внедряем в Вашей компании такое мероприятие как планёрка, от основ до готовых шаблонов.
Что это такое
Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен, Вы сталкивались по окончании мероприятия с такими высказываниями, как “Опять поговорили ни о чём”.
Это классическая ситуация, и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем, что это в целом плохо и неэффективно.
И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие, что такое планёрка.
И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание.
Планёрка – короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.
Ключевое слово – короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания.
И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел, сколько длится такая встреча – это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а, как мы уже говорили, совещание.
1. Виды планёрок
Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.
1.1 Время проведения
Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.
Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание.
Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначение, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.
Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов. Такие планёрки так и называются – внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.
Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали, как в анекдоте выше. Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.
1.2 Тема встречи
Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы.
Хотя для большинства планёрка – это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.
В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание.
Стратегия “Галопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть – не получится. Это миф.
Составляющие успешной планёрки
Перед тем, как мы перейдём к конкретным шаблонам плана проведения планёрки, давайте определим основные моменты проведения такой встречи. Потому что важно не только ЧТО, но и КАК проводить. Всё постепенно коллеги, не торопитесь.
Если Вы учтёте эти составляющие, то эффективность планёрки будет значительно выше, потому что Вы сможете правильно подготовиться к ней и будете точно знать, что говорить на планёрке.
Часть из списка – очевидные вещи. Но Вы вдумайтесь, как каждый из пунктов можно улучшить относительно ситуации сейчас.
Например, каких людей кроме менеджеров по продажам можно ещё позвать на встречу. Или может сделать часть планёрок, которые проводят сами сотрудники.
План планёрки для внедрения
Я не очень люблю шаблоны и образцы, так как они не учитывают индивидуальные особенности каждой компании.
А ведь каждый бизнес специфичен (я слышу это постоянно от руководителей). Но если Вы человек не из робкого десятка, то с лёгкостью сможете данный образец переделать в план проведения планёрки для своей компании.
Еженедельная планёрка
Время: каждый понедельник в 09.00
Продолжительность: до 30 минут
Это план, как провести планёрку в отделе продаж раз в неделю. Месячный вариант будет выглядеть более масштабно, а план ежедневной планёрки будет выглядеть более скромно.
И, конечно, итоги будут подводиться либо за месяц, либо за день. Но уже на основе этого можно сформировать Ваш план вне зависимости от того, что у Вас – розница, опт или услуги.
Результативные планерки в отделе продаж
Считается, что даже полчаса живого обсуждения поставленных задач может заменить недельную переписку в мессенджерах. Даже если менеджеры по продажам работают удаленно, руководитель обязан регулярно проводить планерки – например, с помощью видеоконференций в вебинарной комнате.
Короткие совещания необходимы по нескольким причинам:
Классификация планерок
Оргсобрания можно классифицировать по виду и по времени. В первом случае будет три типа планерок:
Если распределять планерки по времени, то получится следующая классификация:
Также иногда планерки классифицируют по количеству присутствующих. В некоторых собраниях могут участвовать все менеджеры отдела, в других – ограниченное число участников. Например, планерки для самых слабых менеджеров с целью провести короткое обучение. Однако наиболее эффективными считаются планерки, на которых собирается вся команда. Когда менеджер знает, что все его успехи и неудачи станут известны коллегам, он работает лучше.
Подготовка к планерке
Подготовка к собранию состоит из нескольких этапов. Для начала необходимо определить, какие темы будут затронуты во время планерки. Это напрямую зависит от вида собрания. Тематика и круг вопросов покажут, каких людей необходимо пригласить. Если планерка – плановая, проходящая регулярно, менеджеры и так знают, когда она будет. Но если собрание внеплановое или проводится нерегулярно, то необходимо оповестить работников. Желательно сделать это лично или по телефону, чтобы сотрудник подтвердил свое присутствие. Если отправить приглашение по почте или через мессенджер, работник может пропустить его.
Затем определяется тайминг, ориентируясь на количество вопросов для обсуждения. Оптимальное время планерки – от 30 до 60 минут. Если будет короче, есть риск не успеть обсудить все вопросы. Если слишком длинная, у работников будет рассеиваться внимание. При редких накапливается много вопросов, можно запланировать собрание больше чем на час. Тогда в тайминг нужно заложить перерывы: на один час обсуждений 5–7 минут отдыха.
Следующий шаг – изучение материалов с прошлого собрания. В плане собрания обязательно нужен блок, связанный с прошлым собранием. Это обсуждение успехов, неудач и поставленных ранее планов.
Последний шаг заключается в подготовке документов. Для обсуждения некоторых вопросов могут потребоваться распечатанные отчеты, приказы, другие материалы. Распечатать материалы в нужном количестве копий необходимо до начала собрания, чтобы не прерывать обсуждение.
Только когда выполнена подготовительная работа, можно приступать к составлению плана собрания.
Проведение планерки в соответствии с методикой DCPA
Порядок проведения планерок отличается в зависимости от их типа – ежедневная, еженедельная или пятиминутная планерка состоят из обсуждения разных вопросов.
Ежедневное собрание
Конкретный план собрания определяется, исходя из специфики бизнеса. Но есть универсальный шаблон. Руководитель отдела продаж может адаптировать его под сферу деятельности своей компании.
Начинать собрание лучше с темы собрания и тайминга. Это необходимо, чтобы сотрудники сразу включились в работу и планировали свое рабочее время. Если руководитель хочет обсудить на планерке несколько тем, то стоит сначала говорить о самых значимых, постепенно переходя к менее значимым.
Вот как выглядит универсальный ход собрания по циклу Деминга:
В соответствии с методикой PDCA отдел должен обсудить прошлый период. Например, поделиться успехами за вчерашний день. Чтобы планерка была результативнее, РОПу необходимо пройтись по результатам каждого менеджера в формате «План/Факт», то есть сравнить планы, поставленные перед менеджерами и их реальные успехи. Обычно в этот же блок РОПы включают поощрение отличившихся сотрудников.
После обсуждения прошлого периода руководитель должен поставить план на текущий период. В этом блоке необходимо распределить задачи между персоналом, рассказать об индивидуальных поставленных планах.
Следующий блок – обсуждение причин вчерашнего успеха или неудачи. Если РОП это сделает, у сотрудников будет понимание, что не нужно делать сегодня, чтобы не повторить вчерашние низкие показатели. Обязательно следует обсуждать нововведения, которые способствуют выполнению планов. Например, новая техника продаж или скрипт разговора.
Последний блок – подведение итогов относительно месячного плана. Если до этого РОП оценивал только успехи работников за вчерашний день, то сейчас нужно подсчитать продажи, начиная с первого числа месяца вплоть до вчерашнего дня.
Еженедельные собрания
Во время еженедельного собрания главная задача руководителя отдела – проконтролировать итоги недели. В соответствии с циклом Деминга РОП сначала озвучивает результаты работы всего отдела и каждого менеджера в формате «План/Факт», затем разбираются ошибки. По каждому конкретному случаю РОП должен дать совет менеджеру, чтобы на будущей неделе он не совершал аналогичных ошибок.
Рекомендуется проанализировать воронку продаж и дать обратную связь по звонкам. Так как длительность еженедельной планерки составляет час, РОП может успеть рассмотреть конкретные телефонные разговоры, проведенные менеджерами, и оценить их. Важно донести до менеджеров, что именно в разговоре привело к сделке или к отказу клиента от покупки. Зная свои ошибки, менеджеры смогут корректировать свои действия.
Также на недельной планерке необходимо поставить план на неделю по ключевым показателям. Кроме общей выручки рекомендуется поставить перед менеджером план по количеству обслуженных клиентов и по количеству проведенных оплат.
Еженедельная планерка – возможность обсудить рабочие вопросы, не связанные с выполнением плана. Например, итоги внутренних конкурсов или обучения.
Ведение протокола
Чтобы закрепить результаты собрания, рекомендуется вести протокол. Это документ, в котором записано все, что произошло во время планерки. Вот что следует туда включить:
Кроме того, рекомендуется записывать все, что говорят на собрании менеджеры. Например, менеджер отчитывается о проделанной работе за вчерашний день: количество заказчиков, которым он позвонил, количество готовых внести оплату, дата планируемой оплаты по каждому клиенту, стадии переговоров разных сделок. Во время следующего ежедневного собрания РОП сможет обратиться к этим записям и наглядно увидеть продуктивность менеджера.
Выявление эффективности
Чтобы собрания проходили эффективно, руководитель отдела должен анализировать результаты встреч. Однако объективно измерить результат планерки не получится. РОП может ориентироваться на это:
Как эффективно проводить утренние планерки. Пошаговое руководство.
Работая с клиентами, я вижу, что практически каждый руководитель (один, пять или 100 человек у него в подчинении — это не важно!) проводит утром планерку или пятиминутку, при этом почти каждый делает это неэффективно. Как я это понимаю? Очень просто: каждый из руководителей, так или иначе, недоволен результатами проведенного утреннего собрания. Моя статья о том, как это можно исправить, а также вам в помощь прилагаю шаблон регламента проведения планерки и образец его заполнения (для получения доступа необходимо зарегистрироваться ) .
Шаг 1. Экспресс диагностика эффективности утренней планерки
Поставьте напротив высказывания “галочку”, если вы согласны с утверждением:
Если вы отметили хоть один пункт, значит необходимо пересмотреть ваш способ проведения утренних собраний, в зависимости от ваших целей.
Шаг 2. Определить цель утренней планерки.
Как в любой деятельности необходимо четко определить для себя: каких результатов вы хотите добиться, проводя утренние планерки? И, уже исходя из поставленных целей, формировать план действий.
Выберите из перечня интересующие вас цели:
Все цели указанные выше обязательно должны присутствовать в вашей работе с коллективом, но не все их надо обязательно ставить себе для достижения при проведении утреннего собрания.
Например, обмен опытом и обучение вы возможно проводите на еженедельной основе и не по утрам, а в специально отведенное для этого время и все проблемы и вопросы собираются и обсуждаются именно тогда.
При этом, вы должны понимать, что если вы не ставите себе целью мотивировать сотрудников утром, то и подвигов ждать вам нет необходимости — их не будет 🙂
Теперь более подробно о том, как достичь каждой из целей.
На день должно быть поставлено не более трех задач и одного фокуса. Идеальный вариант — это если не вы озвучиваете, а каждый сотрудник самостоятельно скажет чего он достигнет к концу дня и на чем сегодня сфокусируется.
Всеми людьми визуальная подача информации воспринимается лучше, поэтому основные задачи лучше написать на доске, а фокус на день подчеркнуть (в прямом смысле слова) в процессе разговора.
Если постановку задач ставит руководитель, то лучше, если сотрудник также запишет свои задачи в ежедневник.
Важно выстроить общение в двух направлениях, не только вы им, как руководитель, говорите о том, какие проблемы возникли за прошедший день, но и им необходимо привыкнуть говорить о своих трудностях, возникших в процессе работы. Зачастую сотрудники считают свои проблемы незначительными, обсуждая их только между собой, и не озвучивают их руководству.
Необходимо создать поле доверия, поэтому, во-первых, для поощрения активности руководитель всегда принимает все проблемы, озвученные сотрудниками (пусть даже, по его мнению, она мелкая и неважная). Во-вторых, всегда ищите источник проблемы, а не виноватого. В-третьих, назначайте ответственный за решение проблемы и устанавливайте сроки ее устранения, а по результатам проведенной работы информируйте о факте решения проблемы.
Каждый сотрудник, в том числе и вы, имеет свои собственные маленькие секреты эффективной работы: один делает быстрее, другой — без ошибок и так далее. При обсуждении проблем или способов достижения поставленных задач необходимо дать возможность каждому поделиться этими секретами.
Начните с себя: расскажите как это сделали бы вы; задавайте наводящие вопросы сотрудникам, просите поделиться своим успехом. Давайте им деловые игры или кейсы, обсуждайте их совместно.
Также можно проводить мини-обучения: доводить или повторять с сотрудниками стандартные речевые скрипты, преимущества продуктов, ответы на возражения, действующие акции компании и т.д. При обучения говорите не только вы, постоянно вовлекайте персонал в процесс.
Каждый день учите их чему-то новому и полезному. Всегда развивайте своих сотрудников!
Прежде всего при общении употребляйте такие слова как “мы”, “наша команда”.
Озвучивайте новости компании, внутриорганизационные моменты, успехи организации (пусть небольшие) за прошедший день. Даже, если у вас в компании существует корпоративная почта, не все ее читают, поэтому основные и интересные новости можно озвучить. Даже если новости не радостные, как команда вы можете совместно подумать, что можно в этой ситуации сделать.
Не забывайте озвучивать торжественные и значимые даты для сотрудников (дни рождения самих сотрудников, их детей, круглая дата работы в компании, участие в конкурсах и т.п.)
Для того чтобы дать позитивный настрой коллективу на весь предстоящий день необходимо обязательно:
Никогда не отчитывайте какого-то сотрудника на утренней планерке, также как и не выражайте недовольство всем коллективом — утром только положительное!
Шаг 3. Составление регламента планерки.
В регламенте необходимо определить время начала и время окончания планерки. Оно должно быть не более 15 минут, чтобы уровень восприятия информации был максимальный. А также необходимо составить план проведения, т.е. последовательность того, о чем будете говорить. Рекомендации по составлению плана проведения:
Шаблон регламента для проведения утренней планерки (для получения доступа ко всем бесплатным дополнительным материалам необходимо зарегистрироваться):
Образец заполнения регламента утренней планерки (для получения доступа ко всем бесплатным дополнительным материалам необходимо зарегистрироваться):
Советую вам распечатать шаблон регламента планерки в нескольких экземплярах и прямо в нем при ежедневной подготовке делать пометки о чем хотите сказать.
Шаг 4. Подготовка к утренней планерке.
Хорошая подготовка — это 90% успеха, поэтому, как к любому мероприятию, к утренней планерке необходимо тоже готовиться.
Делать это лучше накануне вечером и обязательно в письменном виде!
Задачи вы ставите исходя из того, какие цели на месяц вы для себя определили и на каком этапе их выполнения вы находитесь, а также в зависимости от того какие проблемы возникли в течение рабочего дня.
По каждому пункту плана проведения напишите о чем скажете: вспомните успехи за день и возникшие трудности, новости и события; продумайте и подготовьте мини-обучение.
Первое время подготовка возможно будет занимать у вас довольно много времени, но постепенно она должна сократиться максимум до 10 минут.
Шаг 5. Проведение планерки.
Возьмите ваш распечатанный регламент в руки, улыбнитесь и подсматривая в регламент начните проведение собрания. При этом не забывайте смотреть на часы, чтобы собрание не длилось более 15 минут.
В процессе проведения отмечайте для себя реакцию сотрудников на каждый пункт регламента, чтобы проанализировать какая информация была интересна, а какая — не очень. Если что-то было не интересно или не принесло для вас ожидаемого результата (реакции), то необходимо подумать над тем насколько важна данная информация, можно ли ее убрать,или как изменить ее подачу для повышения заинтересованности со стороны сотрудников.
Для вас главным критерием эффективности проводимых вами собраний, конечно же, должен стать показатель уровня исполнительности, продаж и качества обслуживания. Если динамика положительная, то вы все делаете верно, в противном случае мы всегда готовы поработать с вами индивидуально!
Прослушать статью:
Скачать подкаст этой статьи: