развитие навыков планирования и организации
Эффективное планирование
Наверняка с вами бывает так, что в конце тяжелого дня вы чувствуете себя опустошенным не из-за того, что устали, а потому что не достигли ни одной существенной цели. У каждого из нас имеются оправдания этому: бесконечные встречи, частые отвлечения, срочные дела. Но результат один и тот же — вы не успели сделать ничего из того, что заранее запланировали. Так как же научиться планировать свои дела так, чтобы у вас оставалось время на все – важные задачи, семью, развлечения?
Важность планирования
Если вы планируете эффективно и с умом, то это умение позволяет вам:
Время нельзя купить или замедлить, зато его можно потратить впустую и сожалеть о прошлом. Планирование помогает получать удовольствие от настоящего и стремиться преуспеть в будущем.
Как планировать свое время
Многие вещи лучше всего делать прямо сегодня и сейчас, однако начать планировать лучше всего в начале недели или месяца и делать это регулярно. Впрочем, если вы фрилансер, то можете начать сейчас.
Существуют сотни самых разных методик и приложений, которые позволят вам эффективно планировать свое время. Например:
Эти сервисы удобны, они позволяют вводить легко данные, получать обратную связь в виде графиков и дополнительной информации.
Определите доступное время
Наверняка у вас есть дела, которые вы делаете каждый день и тратите на них определенное количество времени. Есть соблазн включить и его, но будьте реалистами — вам нужно планировать свободное время. Заранее решите, сколько свободного времени потратите на работу, сколько на саморазвитие, а сколько на здоровье, семью и развлечения.
Распланируйте основные действия
Какие действия вам обязательно нужно совершить для того, чтобы гарантированно сделать свою работу хорошо? Исходите именно из этого, не делайте ее плохо, не забирайте это время.
Определите дела с высоким приоритетом
Именно эти дела должны быть на первом месте для вас, что совсем не обязательно означает делать их в первую очередь (для них может быть определенное время, не зависящее от вас). Это значит выделить время для тщательной подготовки.
Например, ваш главный приоритет — изучить английский язык за год. Вы записались на курсы и трижды в неделю вам нужно быть в определенном месте с шести до восьми часов вечера. Вы не должны пропустить ни одного урока, позаботиться о том, чтобы не опаздывать на курсы и делать все домашние задания, если они есть. Это ваш главный приоритет. Помните также, что одного посещения курсов будет недостаточно, потому что высоких результатов человек достигнет только когда будет вплетать новый навык в свою повседневную жизнь. В случае с английским это означает читать книги и смотреть фильмы на этом языке. Вы можете делать это не каждый день, но ходить на курсы и быть на них подготовленными обязаны.
Планируйте время для непредвиденных обстоятельств
Типичная ошибка новичков в планировании — думать, что все пройдет именно так, как запланировано. В нашем мире подвести может кто и что угодно: люди, обстоятельства, погодные условия, валютный курс, политика государства, собственный организм. Поэтому будьте мудрее и выделяйте несколько часов на всякий случай.
Распланируйте дискреционное время
Дискреционное время — это время, которое остается между вашими заданиями в том случае, если вы их выполнили раньше, чем предполагали. А также это сознательно выделенный период времени, во время которого вы хотите достичь целей. Все зависит от ваших ценностей и приоритетов. Для некоторых людей это может быть прочтение книжки или просмотр фильма.
Анализируйте свою деятельность
При планировании будет недостаточно пытаться успеть сделать все дела. Вам понадобится искать возможно вечный баланс. Даже самые успешные люди являются крайне гибкими при планировании — они внимательно изучают самих себя, свой организм и его возможности для того, чтобы с каждой неделей совершенствовать свой список дел. Также вы можете делегировать свои обязанности, просить о помощи и отправлять задачи на аутсорсинг.
Для более глубокого понимания планирования, пройдите курс по тайм-менеджменту. В нем вы сможете узнать о его основах, а также выбрать методику, подходящую именно вам.
Компетенция: Планирование и организация
Определение: Способность определять цели и расставлять приоритеты, оценивать действия, время и необходимые ресурсы для их достижения.
Примеры поведения
Общий
Оперативный
Тактический
Стратегический
Потенциал развития
Компетенцию ‘Планирование и организация’ можно легко развить, если балл кандидата по движущим силам ‘Порядок и Структура’, ‘Целенаправленность’ выше среднего (7,8,9).
Вопросы для собеседования
Как Вы подготовились к этому интервью?
Могли бы Вы описать обычный рабочий день или неделю? В какой мере все Ваши действия спланированы заранее?
Какие цели у Вас были в течение последнего года? Вы их достигли? Если да, то как? Если нет, то почему?
Вам когда-нибудь приходилось пересматривать планы по причине неожиданного события? Могли бы Вы привести пример? Что Вы сделали?
Вам когда-нибудь приходилось пересматривать временной график из-за непредвиденных обстоятельств? Могли бы Вы привести пример?
Действия по развитию
Учитывайте непредвиденные обстоятельства при планировании.
Убедитесь в том, что Ваши планы достижимы и Ваши сотрудники проинформированы о конечных сроках.
Записывайте Ваши договоренности.
Установите порядок, в котором должны проходить мероприятия (долгосрочное планирование).
Рекомендации по коучингу
Поручите Вашему кандидату попросить у коллег обратную связь 360° в том, что касается его навыков планирования и организованности. Каковы его сильные стороны, а что можно было бы улучшить? Обсудите результаты с кандидатом.
Исследуйте с Вашим кандидатом, что он мог бы изучить в отношении планирования и организации своей работы и, возможно, работы других.
Поручите вашему кандидату запланировать большую задачу (или несколько задач) и попросите его объяснить, как он выполнит эту работу. Обсудите план с кандидатом. Спросите о приоритетах, тайм менеджменте, затратах, подзадачах, которые будут делегированы, и так далее.
Попросите Вашего кандидата определить цели на долгосрочную перспективу. Попросите его выбрать приоритеты и сделать план на базе выбранных приоритетов.
Попросите кандидата проверить точность его графика. Когда дела занимали больше запланированного времени, и почему так получалось?
Как провести тренинг по эффективному планированию внутри компании
Любой управленец или собственник бизнеса горит мечтой о том, чтобы каждый сотрудник выполнял плановые показатели, а в идеале перевыполнял. Методы достижения этих идеалов выбирают разные: усиление контроля, введение штрафных санкций за не результат, угрозы увольнения или понижения заработной платы.
Как бы радикальны небыли методы – все это лишь борьба с последствиями, появляющимися из-за неумения использовать свое время правильно. «Как это возможно? Ведь достаточно делать правильно важные вещи! Это же элементарно и каждый уважающий себя человек должен это понимать» — подумает ряд сознательных руководителей.
И будет прав! Можно ждать, когда попадется такой сотрудник, а можно сделать его самостоятельно и это принесет результат намного быстрее.
Цель тренинга
Сформировать умение эффективно распределять рабочее время для достижения максимального результата.
Аудитория
Линейные руководители группой до 20 человек.
Формат
Тренинг проходит при помощи чередования небольших кусков теории и практики. Такой формат помогает сразу закреплять понимание материала и формировать умение быстро.
Результат: менеджеры после обучения готовы использовать все инструменты:
— знают как делать;
— умеют использовать;
— хотят применять.
Выгоды от проведения мероприятия
• Менеджеры выполняют задачи в срок и не берут работу на дом;
• Стабильное выполнение и перевыполнение планов командой;
• Коллектив не испытывает усталости от работы, а значит, не выгорает: работает долгосрочно и согоньком.
Подготовка к тренингу
Участники заранее выполняют задание:
— подготовить список всех задач, решаемых во время работы;
— подготовить перечень задач, которые систематически не успевает сделать;
— выделить из этого списка задачи, выполняемые в нерабочее время (дома или задержавшись на работе).
Ведущий готовит образец рабочего расписания для каждого участника.
Брифинг
Цель: дать заряд эмоций и мотивацию на изучение темы.
Составляющие:
1. На этом этапе эффективно работает погружение в проблему. Ведущий просит закрыть глаза и представить один из самых напряженных рабочих дней. Вспомнить перечень выполненных дел, оценить их результат и свое состояние в течение дня. Далее предлагает сконцентрироваться на последних рабочих минутах: как себя чувствовали, было ли удовлетворение, испытывали ли желание возвращаться на работу?
2. Образная связь: хотят ли они повторения подобных дней?
3. Объединения в целях: тренинг позволит таким дням не повторяться. Ведь время — это единственный ресурс, который нельзя вернуть или пережить заново. Это самая большая ценность, теряя время – человек теряет свою жизнь.
Блок теории «Определение приоритетов по матрице Эйзенхауэра»
Цель: дать четкое понимание и разграничение важных-срочных, важных-несрочных, неважных-несрочных и неважных срочных дел.
Результат: сотрудники понимают, что существуют пожиратели времени и большинство из них это любимые дела, но не приносящие результата.
Блок практики «Взгляни на задачи по-новому»
Задание:
1. Расписать заготовленный список дел по матрице Эйзенхауэра.
2. Иметь четкое обоснование, почему каждое дело относится к выбранному квадрату.
3. Время выполнения 20 минут.
Обратная связь после задания:
— в каком квадрате оказались дела, приносящие больше всего удовольствия?
— в каком квадрате дела, выполнение которых постоянно переносится?
— в каком квадрате задачи, выполняемые на дому?
— какие выводы можно сделать после распределения приоритетов?
Необязательно выяснять у каждого, выбирается ряд сотрудников из желающих и наиболее тихих.Ведущий оценивает соотнесение дел с квадратами, и корректирует ошибки, объясняя причины.
Блок теории «Правила при планировании»
Цель: дать эффективные принципы планирования и обозначить ключевые факторы успеха.
Результат: сотрудник понимает, как пользоваться инструментом.
Ключевые моменты, необходимые к объяснению:
Блок практики «Примени правила, начни эффективную работу»
Задание: Распределить все задачи по недельному рабочему расписанию, при этом:
1. Выделить время на ежедневную «лягушку».
2. Зафиксировать все задачи, время выполнения которых не перенести.
3. Начинать с важных-срочных и важных-несрочных дел.
4. Оставить резерв времени на ежедневное планирование.
5. Время выполнение задачи 20 минут.
Обратная связь после задания:
— что вызывало больше всего затруднений и как справлялись?
— все ли задачи вместились в расписание?
— есть ли у каждого время, не занятое «жесткими делами» — 20% от всего рабочего дня?
Блок теории «Все успеть невозможно, привлекай помощников — делегируй»
Цель: дать понимание технологии и необходимость делегирования.
Результат: менеджеры не стремятся сделать всю работу самостоятельно и умеют распределять задачи между сотрудниками.
Ключевые моменты:
— что такое делегирование
— правила делегирования
— что можно делегировать
Блок практики «Вычеркни то, что могут делать другие»
Задание:
1. Выписать все дела, которые не вместились в рабочее расписание на неделю.
2. Выписать дела, не относящиеся к важным, но требующие выполнения.
3. Выписать дела, которые освободят 20% от каждого рабочего дня и могут быть выполнены подчиненными или коллегами.
4. Определить сотрудников, которые справятся с этими задачами, используя правила делегирования.
5. Внести в расписание время передачи этих дел.
Обратная связь после задания:
— какие ощущения возникают при осознании, что дела предстоит передать другим людям?
Задача ведущего отработать опасения и негатив.
Блок теории «Проведение планерок сотрудникам»
Цель: дать технологию планирования, научить эффективному планированию подчиненных.
Результат: менеджеры проводят планерки и умеют этот делать качественно.
Ключевые моменты:
— технология планирования;
— правила успеха при планировании людей.
Блок практики «Проведение планерки»
Задание:
1. Группа разбивается на тройки:
-сотрудник (цель оценить ощущения планируемого, ясность выставленных целей и приоритетов);
-менеджер (цель провести планерку: выставить цели и приоритеты на день, найти время на все важные дела);
-супервизор (цель оценить применение технологии).
2. Каждый из участников должен примерить все 3 роли.
3. После отработок дается обратная связь: плюсы и минусы от сотрудника и супервизора.
Обратная связь после практики:
— каждая группа рассказывает об инсайтах, возникших при отработках;
— отмечают допущенные ошибки и их последствия.
Дебрифинг
Цель: мотивация на применение.
Ведущий подводит итог дня и спрашивает участников:
1. Чему научились за тренинг?
2. От чего получили удовольствие?
3. Что хотелось бы дополнительно обдумать?
Задание после тренинга
• Провести обучение сотрудникам по планированию и приоритетам – обозначить крайние сроки выполнения этой задачи.
• Внести не сносимым делом в свои рабочие расписания планерки с каждым сотрудником после обучения.
Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки
Содержание
Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.
Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.
Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.
Основные виды планирования
Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.
Планирование по необходимости
Этот вид в свою очередь делится на:
По времени исполнения задач
Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.
Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.
Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.
Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.
По содержанию плана
Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.
Топ самых популярных методов планирования
Матрица Эйзенхауэра
Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.
В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:
Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.
Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.
Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.
Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.
Метод Парето
Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.
Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.
Метод OKR
OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.
Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.
Фикс-тайм методы
Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.
Метод декомпозиции
Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.
Простые советы по планированию
1. Определитесь с методом
Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.
2. Введите планирование в привычку
Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.
3. Формулируйте цели четко
Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.
Личный опыт
Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:
«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах: