продвинутые навыки деловой переписки

Пиши грамотно — продвигай личный бренд

Партнёр: корректорское бюро «Ёлки-палки»

Вы освоите цифровой этикет и научитесь без ошибок оформлять презентации, лендинги и деловые письма. Усилите личный бренд и станете более убедительным на диджитал-рынке.

Кому подойдёт этот курс

Тем, кто работает с текстами в интернете

Определите свои частые ошибки на письме. В сжатые сроки сможете повысить качество презентационных, учебных и рабочих материалов. Поймёте, как усилить восприятие вашей экспертности в переписке.

Менеджерам и управленцам

Повысите уровень грамотности и улучшите навыки деловой переписки. Освоите современный диджитал-словарь. Сможете убедительнее доносить свои мысли до партнёров, клиентов и заказчиков.

Начинающим копирайтерам

Изучите нюансы оформления текста под разные задачи в онлайн-среде. Узнаете, как работать с актуальной бизнес- и диджитал-терминологией. Расширите компетенции и повысите конкурентоспособность на рынке.

Прокачиваем грамотность за 1 месяц

Когда мы обсуждаем рабочие вопросы в текстовом формате, собеседники часто оценивают нас по стилю письма. Грамотность стала ключевой компетенцией и частью личного бренда специалиста.

Поэтому мы создали экспресс-курс — подборку правил русского языка и оформления текстовых материалов.

За 1 месяц мы с вами разберём типичные ошибки в онлайн-текстах. Минимум теории, максимум практики на конкретных примерах.

Получите наши лайфхаки, чек-листы и рекомендации — и начните оформлять свои документы без ошибок.

Чему вы научитесь

О Skillbox

Как проходит обучение

Изучаете тему

В курсе — практические видеоуроки.

Выполняете задания

В том темпе, в котором вам удобно.

Работаете с преподавателем

Закрепляете знания и исправляете ошибки.

Получаете сертификат

И дополняете им своё портфолио.

Программа записана совместно с корректорским бюро «Ёлки-палки»

Корректорское бюро «Ёлки-палки» оказывает услуги по корректуре текстов любых жанров и объёмов: от коротких рекламных статей и новостей до академических работ и художественных книг.

Пул проверенных корректоров работает над текстами в сжатые сроки, а любой материал проходит вычитку как минимум двумя специалистами. Бюро основано в мае 2021 года Екатериной Тупицыной и Кристиной Берлизовой, ранее работавшими в международном просветительском проекте «Тотальный диктант».

Программа

Вас ждут онлайн-лекции и практические задания на основе реальных кейсов.

Личный бренд и язык: что нужно профессионалу

Узнаете, как грамотность влияет на личный бренд специалиста. Изучите базовые правила оформления текстовых документов, презентаций, лендингов, списков, таблиц и иллюстраций. На конкретных примерах разберёте различия в вёрстке текстовых и графических материалов. Узнаете, что такое редакционная политика, зачем она вам нужна и как её сформировать.

Базовые правила орфографии и пунктуации

Разберёте основные орфографические и пунктуационные ошибки в рабочих материалах. Поймёте, когда ставить тире, а когда — дефис. Узнаете, какие горячие клавиши ускоряют работу с пунктуационными знаками. Изучите топ ошибок при написании интернет- и бизнес-терминов. Познакомитесь с ресурсами для самопроверки.

Деловая коммуникация: как общаться грамотно и эффективно

Узнаете, как составлять деловое письмо. Изучите его структуру и стилистику. Научитесь избегать стоп-слов и триггеров в деловом общении. Познакомитесь с цифровым этикетом и сможете грамотно общаться в мессенджерах.

Получить презентацию курса и консультацию специалиста

Похоже произошла ошибка. Попробуйте отправить снова или перезагрузите страницу.

Источник

Продвинутые навыки деловой переписки

Сколько прекрасных идей не дожидаются реализации, сколько писем удаляются после 3 секунд внимания, сколько недопониманий ежедневно возникает неумения четко излагать свои мысли письменно! Гениальная статья, которую стоит осилить, чтобы понять как наилучшим образом писать деловые письма. На МВА у нас этот навык прививался просто: при написании письменных работ давался лимит по количеству слов. Например, 3000. За превышение снимались баллы. И вот ты пишешь гениальную, великолепную работу, и у тебя получается 4000….и потом много времени тратишь на редактуру, осмысление того, что на самом деле важно, а без чего можно обойтись. Каждое слово должно бить в цель.

Вы, вероятно, постоянно пишете на работе: коммерческие предложения для клиентов, меморандумы для начальства, беспрерывный поток электронных писем коллегам. Как же убедиться, что ваши сообщения предельно ясны и хорошо структурированы? Как выделить их из общего потока информации?

Что говорят эксперты

Перегруженные работой менеджеры, будучи крайне ограниченными во времени, могут подумать, что развитие своих способностей в сфере делового письма — это утомительное и, более того, бесполезное занятие. Тем не менее именно умение структурировать интересное и грамотно составленное предложение позволяет общаться эффективно, развивать бизнес и правильно позиционировать себя. «Как однажды очень точно отметил Марвин Свифт, ясность письма означает и ясность мысли», — говорит Кара Блэкберн, старший преподаватель по коммуникации в Слоун при Массачусетском технологическом институте. «У тебя могут быть самые лучшие в мире идеи, но если ты не способен общаться, о них никто не узнает», — добавляет она. «К счастью, в деловом письме у каждого есть потенциал к развитию», — утверждает Брайан Гарнер, автор Руководства HBR по ведению деловой переписки. «Умение грамотно составить письмо — это не дар, с которым люди рождаются, — говорит он. — Это навык, который вы сами формируете». Вот как писать просто, ясно и точно.

Подумайте, прежде чем начать писать

«Следует повременить и потратить время на то, чтобы привести свои мысли в порядок», — соглашается Блэкберн.

Пишите конкретно

Переходите сразу к делу. Многие люди обнаруживают, что структура и стиль письма, которым их учили в школе, не вполне применимы для коммуникации в деловом мире. «Самая ужасная ошибка, которая встречается в деловой переписке, — это перенесение основной идеи сообщения в середину письма», — утверждает Гарнер. Если изложить ключевую мысль просто и коротко в самом начале письма, это сэкономит время вашего реципиента, а ваша дальнейшая аргументация покажется убедительнее еще до того, как человек с головой уйдет в прочтение вашего сообщения. При подготовке длинных меморандумов или предложений Гарнер рекомендует формулировать основную идею или предлагаемый вариант решения «в 150 слов и не более» в самом начале первой страницы. «Совершенствуйтесь в своем умении делать обобщения и кратко излагать мысли, — говорит он. — Если вступительная часть письма не удалась, то же самое можно сказать уже и о всем письме в целом».

Не «лейте воду»

«Не используйте 3 слова там, где хватило бы одного», — рекомендует Блэкберн. После прочтения критически оцените собственное письмо и убедитесь, что каждое слово направлено на донесение сути письма. Убирайте каждое лишнее слово или предложение. Например, не стоит говорить «всеобщее единодушие во мнениях», ведь достаточно просто сказать «единодушие».

«В тот момент, когда читатель понимает, что сообщение становится чрезмерно многословным, внимание начинает выключаться», — говорит Гарнер. Он предлагает обходиться одним словом вместо словосочетания (словосочетание «точка зрения» лучше заменить на одно слово — «мнение»), заменять сложные конструкции конкретными глаголами (предоставлять защиту — защищать), использовать сокращения (англ. don’t вместо do not и we’re вместо we are), а также по возможности использовать активные глаголы вместо пассивных («сделать» вместо «быть сделанным»).

Избегайте жаргонизмов и не используйте научный стиль

Деловая переписка сопровождается использованием сленга и сокращений. Хотя часто бывает так, что их употребления не избежать в переписке, а порой они оказываются даже полезными, но это свидетельствуют о лени и путанице в мыслях. Если сленга слишком много, адресат начинает думать, что вы писали это сообщение на автопилоте, а потом он и вовсе перестанет понимать, о чем вы говорите. «Жаргон не добавляет смысла, — говорит Блэкберн, — тогда как ясность и лаконичность никогда не выходят из моды». Гарнер предлагает создать «черный список» сленговых слов и выражений, использования которых следует избегать, например чеклист, кэп, зачарджить Также стоит избегать слишком вычурной речи. Зачастую авторы ошибочно полагают, что использование сложных и красивых слов вместо простых — признак ума. Увы, это далеко не так.

Перечитывайте то, что вы пишете

Поставьте себя на место вашего читателя. Понятна ли ему ваша мысль, доступно ли она выражена? Состоит ли ваш текст из простых и понятных предложений? Блэкберн советует читать абзацы вслух. «Благодаря этому недостатки выявляются сами: громоздкое предложение, раздел с излишне длинными параграфами», — говорит она. Не бойтесь просить коллегу или друга отредактировать вашу работу, а еще лучше, нескольких коллег или друзей. Дайте им возможность выразить свое мнение и не обижайтесь на него. «Корректировка работы — это дружеская услуга, — утверждает Гарнер, — а отнюдь не акт агрессии».

Практикуйтесь каждый день

«Письмо — это навык, — утверждает Блэкберн. — А навыки улучшаются с практикой». Гарнер предлагает ежедневно читать качественно написанные материалы и быть внимательным в подборе слов, структурировании предложений и выражении мыслей. «Начните обращать внимание на стиль The Wall Street Journal», — говорит он. Приобретите руководство по стилю и грамматике: Гарнер рекомендует Fowler’s Modern English Usage. Самое главное, выделите в вашем расписании время на проверку и редактуру. «Написание работы и ее последующая корректура — вот что улучшает ваш стиль. Только не ждите быстрых перемен, — советует Блэкберн. — Это время потрачено на нужное дело, потому что те, кто пишут качественные тексты, также качественно выполняют свою работу, а это заметно»

Запомните следующее:

Что не следует делать:

Случай из практики № 1: Не бойтесь просить о помощи

Когда Дэвид МакКомби устроился на работу в качестве старшего консультанта в McKinsey & Company, он сразу же осознал, что стиль письма, которым он блестяще овладел в Гарвардской школе права, совершенно не годится для делового общения на уровне руководства компаний. «Проблема была в структуре моих рассуждений, — вспоминает Дэвид. — Получение мнения „со стороны“, в котором я нуждался, научило меня быстрее переходить к сути вопроса».

«Для юридического или академического стиля характерно построение материала с долгого и нудного описания всего процесса, при этом вывод откладывается в самый конец, — поясняет он. — Однако в деловой переписке лучше всего начинать с выводов, а не наоборот».

Чтобы четко и однозначно изложить идеи в тексте, Дэвид попросил нескольких старших коллег поделиться своими презентациями и отчетами, чтобы у Дэвида была возможность «скопировать форму и стиль их изложения». В копию написанных им нескольких важных писем он поставил сотрудников компании, которым всецело доверял и считал их коммуникативные навыки особо развитыми с тем, чтобы они дали свои рекомендации и замечания.

Такой подход к работе Дэвид перенес в созданную им частную инвестиционную компанию в Майами — The McCombie Group. «Письма, которые я считаю наиболее важными, я отправляю своему партнеру с тем, чтобы он перечитал их еще разок», — говорит Дэвид, что, по его мнению, эффективнее, чем редактировать их самому. Мы говорим сейчас о том, как лучше передать ту или иную идею, выразить ее точнее.

Работа над текстами имеет прямую связь с тем, что мнение Дэвида имеет важное значение в той области, где он является признанным профессионалом. В настоящее время он занят написанием книги под названием «The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments», которая претендует на особое место в той среде, в которой утвердилась его компания.

«Даже если бы мне все было понятно в написании деловых писем, я предпочел бы и дальше совершенствоваться в этом деле, ведь работа над собой и своими навыками — это ключ к успеху», — констатирует Дэвид. Чем больше практики, тем лучше.

Случай из практики № 2: Изучайте, как правильно составлять письма

Тим Глова сумел выстроить успешную карьеру в сфере стратегического маркетинга, но решил пойти дальше. «Мне хотелось, чтобы меня воспринимали не просто как технократа, а как думающего лидера, — говорит Тим. — Для этого мне необходимо было выступать на публике и излагать ей свои идеи».

Тим смог улучшить не только свои тексты, но и электронные письма и голосовые сообщения. «Такое умение пронизывает весь стиль его общения», — считают его коллеги. И труды Тима нашли своего читателя. Некоторые его работы были скачены 100 000 раз, а организация Fortune 50 совсем недавно использовала одну из его работ в качестве внутренней программы для обучения и развития персонала.

Тим доволен своим прогрессом, но при этом он считает, что не стоит останавливаться на достигнутом. «Надо не переставать работать над собой, — резюмирует он. — Как только вы приобретаете навык, его надо закрепить».

О чем еще не сказано в статье, но я бы обязательно это добавила, так это о важности правильного, красивого, уместного оформления. Такие документы легко читать. Bullet points, выравнивание расстояний между строчками, размер шрифта — все это придумано для того, чтобы сделать Ваш документ понятным, а не нарядным. Внешний вид документа также важен как опрятный и элегантный внешний вид, когда Вы приходите на деловую встречу.

Источник

10 основных правил деловой переписки

Мы научились составлять толковые и приятные деловые письма, которые отправляем партнерам, полезным знакомым, заказчикам. Они точны, лаконичны и вежливы. Но в деловой переписке с коллегами нередко допускаем ошибки.

Как обычно мы общаемся с коллегами?

Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?

Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….

Ну что, мы договорились? Сделаешь?

Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.

Правила внутрикорпоративной деловой переписки

Содержание письма

Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:

Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.

Тема в письме нужна по двум причинам:

Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».

Тема: Договор → Прошу согласовать договор

Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)

Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***

Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».

Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.

Адресация

В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.

В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.

Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.

Приветствие

Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.

Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.

Первое предложение — суть письма

Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».

Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».

Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев

Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

Уточнения

Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.

Орфография и пунктуация

Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.

Для этого есть пара причин:

Структура

Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.

Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.

Оперативность ответа

Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.

Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Как улучшить навыки деловой переписки

Harvard Business Reviewо том, как стать успешным в деловой переписке и не только.

Скорее всего вы ежедневно ведете бизнес-переписку: общаетесь с клиентами, руководителями и отправляете бесчисленные email-письма коллегам. Но как убедиться, что ваши старания не проходят даром? Как сделать ваши сообщения эффективными и понятными?

Что советуют эксперты?

Перегруженные менеджеры считают, что тренировка своих писательских навыков занятие утомительное и легкомысленное. Но умение грамотно выражать свои мысли – важная основа эффективного общения, которая поможет добиться успеха в бизнесе. “Как заметила Marvin Swift, способность ясно выражать мысли в письме, означает ясный ум.” – Kara Blackburn, проффесор кафедры коммуникаций MIT Sloan School of Management. “У вас могут быть самые грандиозные идеи в мире, но если вы не умеете общаться, о них никто не узнает.” К счастью, у каждого из нас есть потенциал и возможность улучшить свои навыки, говорит Bryan Garner, авторThe HBR Guide to Better Business Writing. Навык эффективного письма – это “не божий дар, с которым рождаются”, это навык, который можно развить.” Вот как писать просто, ясно и точно.

Как запустить сарафанное радио: четыре механики для B2C-стартапа

Учимся у Dropbox, Tesla, Starbucks и United Airlines.

Думайте, прежде чем писать.

До того, как приступит к написанию чего-либо, решите что вы хотите сказать. “Ошибка большинства людей в том, что они начинают писать преждевременно” – говорит Garner. “Они дорабатывают мысли во время написания, что приводит к не структурированному, извилистому письму с повторами.” Спросите себя: что должна понять или подумать моя аудитория после прочтения этого email письма, предложения или отчета? Если ответ не очевиден, то вы двигаетесь слишком быстро. “Сделайте шаг назад и потратьте больше времени на обдумывание своих мыслей”, – советует Blackburn.

Будьте прямолинейны.

Поясняйте сразу, что вы имеете ввиду. Многие люди осознают, что стиль написание и структура, которую они изучали еще в школе, не работает в мире бизнеса. “Одной из главных ошибок в бизнес-переписке является привычка откладывать суть сообщения в середину текста,” – говорит Garner. Если лаконично изложить основную идею вначале, вы благородно сохраните драгоценное время своих читателей. При написании длинных заметок и предложений, Garner предлагает начать с постановки проблемы и предложения решений “не более 150 слов”. Научитесь ловко подводить итоги, если начало письма не информативно, то от него не будет никакого толка.

Избавьтесь от лишних слов.

Если 3 слова можно заменить одним, лучше этим воспользоваться. Перечитайте написанное вами еще раз и убедитесь, что нет лишних слов. Избавьтесь от ненужных предложений. Не нужно писать например “общий консенсус мнений”, когда можно просто обойтись словом “консенсус”. Когда читатель чувствует, что текст перегружен, он перестает воспринимать написанное.

Избегайте жаргон и 10 долларовые слова.

Деловая переписка полна специальных слов и сокращений. И хотя термины часто не неизбежны и сокращения часто помогают сэкономить время, читателями это воспринимается плохо. Если жаргонных слов слишком много, то будет казаться, что вы не понимаете о чем речь. “Жаргон не прибавляет ценности вашей речи,” – говорит Blackburn, но “простота и конкретика никогда не выходят из моды”. Стоит также избегать “умных” слов, писатели часто ими злоупотребляют, но их лучше заменять простыми.

Перечитайте написанное.

Поставьте себя на место читателя. Ваша мысль понятна и структурирована? Ваши предложения достаточно краткие? Прочтите написанное вслух и вы услышите все недостатки: пробелы в аргументах, неуклюжие предложения, слишком долгие абзацы. Попросите коллег или друзей отредактировать написанное. Прислушайтесь к их замечаниям.

Ежедневно практикуйте ваши навыки.

Писательский навык можно улучшить. Читайте ежедневно хорошо написанный материал (напримерThe Wall Street Journal), обратите внимание на структуру и выбор слов. Перелистывайте справочники по грамматике. “Написание текста и его доработка – это то, как происходит ваш писательский level-up, и это займет время. Но это время будет потрачено не зря.” – Blackburn.

1. Необходимо создать план, чтобы сделать текст структурированным и эффективным.

2. Экономьте слова и старайтесь делать предложения информативными и короткими.

3. Избегайте жаргона и навороченных слов. Стремитесь к простоте.

ТакНЕстоит делать:

1. Злиться на то, что у вас ничего не выходит. Каждый может научится писать, просто нужно потренироваться.

2. Притворяться, что ваш первый письменный “набросок” идеален. Каждый документ всегда можно улучшить.

3. Прятать ваши аргументы. Презентуйте главную идею написанного как можно раньше.

Кейс#1

Не бойся делиться с окружающими

Когда David McCombie начал работать консультантом в McKinsey & Company, он понял, что стиль написания, так усердно оттачиваемый им в Гарвардской Школе Права, не вполне подходит для данной должности. “Я попросил о фидбэке, чтобы быстро исправить ситуацию”, – поделился David.

“В правовой и научной литературе, вы как правило начинаете с описания кейса, а главную идею оставляете на самый конец. Но в бизнес-коммуникациях, лучше в первую очередь начать с заключения”, – говорит David.

Для того, чтобы улучшить свои письменные навыки, David попросил коллег показать презентации и доклады за прошлое время, чтобы он сымитировать основные элементы их стиля и доклада.

David перенес полученный опыт в свою новую компанию McCombie Group, которую он открыл в Майами. Улучшение навыков делового письма помогло стать ему влиятельным человеком в своей области и в настоящее время он пишет книгуThe Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

“Чем больше времени вы уделяете для улучшения своих писательских навыком, тем легче это вам удается. А это путь к настоящему успеху,” – считает David.

Источник