код дохода ндфл 4800 не правильно ложится в 6 ндфл
Контрольные соотношения 6‑НДФЛ в 2021
Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!
Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе
При составлении любого документа с отчетными цифрами важно считать их правильно. Для проверки отчетности на ошибки разработаны контрольные соотношения — равенство значений определенных строк в отчетности. Они позволяют выявить расхождения и устранить их перед отправкой документа, а значит избежать штрафа за недостоверные сведения — 500 рублей за каждый расчет. Контрольные соотношения 6-НДФЛ — это равенство значений строк внутри формы, и совпадение значений с другими формами отчетности. Расскажем о показателях, которые нужно сравнить между собой перед сдачей 6-НДФЛ.
В 2021 году форма 6-НДФЛ сильно изменилась, поэтому чиновники выпустили новые контрольные соотношения, утвержденные в письме ФНС от 23.03.2021 № БС-4-11/3759@.
Если при проверке налоговики выявят нарушения, вы получите письменное уведомление о выявленных ошибках, противоречиях и несоответствиях с требованием пояснить их и при необходимости внести исправления. Пояснения придется давать в течение 5 рабочих дней с получения письма от налоговой.
Показатели внутри 6-НДФЛ
В состав 6-НДФЛ с 2021 года вошла бывшая справка 2-НДФЛ. Теперь она стала Приложением № 1 к расчету и называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Все соотношения между 6-НДФЛ и 2-НДФЛ теперь стали внутридокументными. Причем для проверки правильности заполнения справки из приложения предусмотрены как отдельные соотношения, так и взаимоувязка показателей с основным расчетом 6-НДФЛ.
Контрольные соотношения по основной части расчета 6-НДФЛ
Инспекторы проверяют показатели строк 110, 130, 140, 150 и 170. По строке 110 нарастающим итогом с начала года фиксируется сумма дохода, по строке 130 — величина налоговых вычетов по всем работникам.
Контрольные соотношения по Приложению № 1 к 6-НДФЛ
Их надо использовать для годового расчета, так как приложение № 1 заполняется только по итогам года.
Взаимоувязка показателей Приложения № 1 и основной части расчета 6-НДФЛ
Их надо использовать для годового расчета, так как приложение № 1 заполняется только по итогам года.
6-НДФЛ и карточка расчетов с бюджетом (КРСБ)
КРСБ — особый регистр, который ведут налоговые органы для учета налогов, страхвзносов и других платежей по каждому налогоплательщику. У налогоплательщиков нет к ней непосредственного доступа, ее данные засекречены и являются налоговой тайной. По ней налоговая тоже проверяет правильность заполнения.
6-НДФЛ и РСВ
ФНС придерживается двух правил при сопоставлении показателей данных форм.
6-НДФЛ и банковские счета
С 2021 года налоговики начали сравнивать выплаты физлицам по расчетному счету с данными 6-НДФЛ. Чтобы выполнить соотношение и избежать вопросов, нужно платить физлицам разницу между начисленным доходом из строки 110 и исчисленным налогом из строки 140.
Если по 6-НДФЛ сумма выплат будет меньше фактически перечисленных, налоговая заподозрит не полное отражение сумм выплаченного в отчетном периоде дохода. Помочь тут может точное назначение в платежке. Например, не просто «аванс», а «перечисление подотчетных сумм на командировочные расходу И. И. Иванову (приказ от 15.04.2021 № 123)».
6-НДФЛ и минимальный размер оплаты труда
С 2020 года данные, указанные в 6-НДФЛ дополнительно сравнивают с величиной МРОТ и среднеотраслевой зарплаты. Должны быть соблюдены следующие соотношения:
Создайте порядок внутреннего контроля, чтобы вовремя отслеживать и исправлять ошибки в отчетах. Сравнение контрольных строк поможет на этапе составления отчетности привести документы в порядок, избежать требований от налоговой и штрафов.
Автор статьи: Юлия Хайрулина
Легко сдавайте 6-НДФЛ в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. В одной системе объединены простой учет, зарплата, налоги и отчетность через интернет. Сервис сам рассчитает налоги на основе учетных данных и сформирует отчеты. Первые 14 дней работы — бесплатно.
Коды видов доходов в справке 2‑НДФЛ с расшифровкой
Все организации и предприниматели, от которых физлица (как работники, так и иные лица) получили доход, обязаны вести учет выплат. Причем, делать это надо не только по датам и суммам, но и по видам доходов с применением специальных кодов. Мы расскажем о принципах кодировки, перечислим самые распространенные шифры доходов, а также расскажем, чем чреваты ошибки, допущенные при присвоении кода.
Что означают коды НДФЛ
Налоговый кодекс обязывает налоговых агентов вести учет доходов, выплачиваемых физическим лицам, не в произвольной форме, а с использованием специальных кодов. Так, в пункте 1 статьи 230 НК РФ сказано, что каждый налоговый агент должен составлять регистры налогового учета. В них нужно фиксировать выплаченные физлицам доходы в соответствии с кодами, которые утверждает ФНС.
Действующие коды приведены в приказе ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@ (далее — приказ № ММВ-7-11/387@). Они применяются, в том числе для заполнения справок по форме 2-НДФЛ. А значит, неправильное присвоение доходу цифрового шифра приведет к ошибке в справке 2-НДФЛ. Это, в свою очередь, грозит налоговому агенту штрафом в размере 500 руб. за каждую неверно оформленную справку о доходах (ст. 126.1 НК РФ, п. 3 письма ФНС от 09.08.16 № ГД-4-11/14515).
Внимание
За 2020 год налоговые агенты должны сдать справки о доходах по форме 2-НДФЛ не позднее 1 марта 2021 года. Далее справка 2-НДФЛ как отдельный документ перестанет существовать. Вместо нее придется заполнять приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ (см. «Новая форма 6‑НДФЛ, в которую включили 2‑НДФЛ: как заполнять и когда сдавать»). Впервые представить 6-НДФЛ с приложением № 1 надо не позднее 1 марта 2022 года.
Наконец, эта же самая кодировка выплат используется в большинстве бухгалтерских программ для расчета среднего заработка. Поэтому неправильное присвоение кода может стать причиной неверного расчета с работниками по отпускным, командировочным, больничным и т.п. Если выплата окажется занижена, организация может быть оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 руб., должностное лицо — от 10 000 до 20 000 руб., а ИП — от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Если же работнику будет перечислено больше, чем полагается, возможны проблемы с выплатами различных пособий, компенсируемых за счет бюджета.
Важно
Ошибки в применении кодов могут повлечь занижение или завышение отпускных, командировочных, больничных и прочих выплат, «завязанных» на средний заработок. Поэтому данные выплаты лучше рассчитывать в веб-сервисах, где актуальные коды устанавливаются и подставляются в отчетность автоматически.
Коды доходов в 2-НДФЛ
Каждый раз, перечисляя доход физлицу, налоговый агент должен найти выплату в приказе № ММВ-7-11/387@, и присвоить ей соответствующий код. Это число нужно отразить в регистрах налогового учета и в справках 2-НДФЛ. Рассмотрим наиболее распространенные шифры доходов.
Код дохода 4800 с расшифровкой
Начнем с самого универсального кода — 4800 «Иные доходы». Ему соответствуют любые доходы, для которых в приказе № ММВ-7-11/387@ нет более подходящего кода (письмо ФНС от 06.07.16 № БС-4-11/12127). Например, этим шифром обозначается доход в виде суммы единовременной доплаты к отпуску (письмо ФНС от 16.08.17 № ЗН-4-11/16202@).
Кроме того, код 4800 можно использовать, в частности, в отношении следующих доходов:
Также данный код применяется при расчетах с физлицами, которые не являются работниками организации или ИП. Например, с помощью этого шифра надо отражать сумму выигрыша, которую покупатель или клиент получил при участии в лотерее, проводимой не в целях рекламы товаров, работ или услуг.
Код дохода 2000 с расшифровкой
Следующий по распространенности код — 2000. Согласно приказу № ММВ-7-11/387@, этому коду соответствует «вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей».
Обычно применение этого кода не вызывает сложностей — все, что отражается в учете работодателя как зарплата, начисляемая по трудовому договору за каждодневное выполнение должностных обязанностей, «проходит» по коду 2000. Это же значение присваивается среднему заработку, сохраняемому на период командировки, поскольку он также является зарплатой (письмо Минфина от 12.11.07 № 03-04-06-01/383).
Коды дохода 2002 и 2003 с расшифровкой
А вот премии для цели кодировки доходов заработной платой не признаются, хотя и названы в статье 129 ТК РФ как часть оплаты труда. Более того, премии отражаются в регистрах налогового учета и в справках 2-НДФЛ тремя различными шифрами.
Основной код — 2002. Он используется в отношении премий, которые удовлетворяют одновременно трем условиям:
По коду 2003 отражаются премии (вне зависимости от критериев их назначения) и иные вознаграждения (в т.ч. доплаты за сложность, напряженность, секретность и проч., не являющиеся премиями), которые выплачиваются за счет средств специального назначения, целевых поступлений или прибыли организации.
Для остальных премий нужно применять шифр 4800.
Коды дохода 2012 и 2013 с расшифровкой
Шифру 2012 соответствуют суммы отпускных, то есть среднего заработка, сохраняемого за работником на период отпуска. По этому коду «проходят» выплаты как по очередным отпускам, так и по дополнительным, в том числе учебным.
Код 2012 можно применять в отношении только тех отпускных, которые выплачиваются действующим сотрудникам. Если же работодатель перечисляет увольняемому сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, этому доходу нужно присвоить код 2013.
Внимание
Трудовой кодекс допускает предоставление отпуска с последующим увольнением (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). В этом случае работник получает окончательный расчет и трудовую книжку перед отпуском, и не возвращается к прежнему работодателю после отдыха. Однако с точки зрения трудового законодательства перечисленные суммы является отпускными, а не компенсацией за неиспользованный отпуск. Поэтому к такой выплате нужно применять шифр 2012.
Код дохода 2300 с расшифровкой
С помощью кода 2300 в НДФЛ-отчетности обозначаются пособия по временной нетрудоспособности. Этот шифр нужно присвоить не только пособию, которое выплачивается в случае болезни самого работника, но и тем суммам, которые перечисляются в случае ухода за больными детьми или другими членами семьи.
Справка
Формально под этот код попадает также пособие по беременности и родам, так как основанием для его начисления является больничный лист. Но поскольку декретное пособие не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ), эту выплату можно вообще не фиксировать в регистрах и справке 2-НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ, письмо Минфина от 02.04.19 № 03-04-05/22860).
Код дохода 2010 с расшифровкой
Любые выплаты по гражданско-правовым договорам (кроме займа, аренды и авторских договоров, для которых установлены специальные коды) отражаются в НДФЛ-отчетности по коду 2010. В частности, это касается вознаграждений по договорам возмездного оказания услуг, подряда, хранения, платы за предоставление поручительства и т.д.
Коды дохода 2762 и 2760 с расшифровкой
По коду 2762 в регистрах налогового учета и справках 2-НДФЛ нужно указать всю сумму материальной помощи, выданной работнику при рождении ребенка. Напомним, что такая матпомощь не облагается НДФЛ в пределах 50 000 руб. на каждого ребенка при условии, если выплата перечислена не позднее одного года после его рождения (п. 8 ст. 217 НК РФ).
При выплате работникам других видов материальной помощи используется шифр 2760. При этом основание для перечисления денег значения не имеет. Так, если в компании принято решение выдавать матпомощь к отпуску, то эту сумму надо отделить от основных отпускных и отразить с кодом 2760. Также этот код нужно присвоить матпомощи, выплачиваемой бывшим работникам-пенсионерам. Напомним, что такой доход не облагается НДФЛ в пределах 4 000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Код дохода 2720 с расшифровкой
По коду 2720 в НДФЛ-отчетности «проходит» стоимость подарков для работников. В частности, его надо использовать в отношении презентов к Новому году, дню рождения и т.п.
Внимание
Согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ, от НДФЛ освобождаются подарки, стоимостью не более 4 000 руб. за год. Данный доход нужно отражать в регистрах налогового учета независимо от суммы подарка. А вот в справках 2-НДФЛ стоимость презентов, не превышающую 4 000 руб. за год, можно не показывать (письма ФНС от 02.07.15 № БС-4-11/11559@ и от 19.01.17 № БС-4-11/787@).
Код дохода 1010 с расшифровкой
Шифр 1010 предназначен для обозначения дивидендов. Он применяется вне зависимости от того, кто является их получателем — работник организации или стороннее лицо. Ставка, по которой дивиденды облагаются НДФЛ, также не влияет на кодировку дохода. А значит, код 1010 нужно использовать и в отношении дивидендов, выплаченных участникам и учредителям, которые не признаются налоговыми резидентами РФ.
Коды дохода 2400 и 1400 с расшифровкой
Чтобы обозначить доходы от аренды, нужно выбрать один из двух кодов (в зависимости от объекта, который передан по договору). Так, доходы от предоставления в аренду любых автомобилей, а также морских, речных и воздушных судов отражаются в НДФЛ-отчетности по специальному коду 2400. По нему нужно показывать плату за предоставление в аренду указанных видов транспорта, даже если она выплачивается работнику (в т.ч. руководителю). Этот же код охватывает доходы и от иного использования автотранспорта. Поэтому под него подпадают доходы по договорам о предоставлении услуг по управлению собственным автомобилем, договорам аренды с экипажем и т.п.
Справка
Компенсация за использование личного авто, выплачиваемая в рамках трудовых отношений в размере, установленном их сторонами, не облагается налогом на доходы физлиц. Для этой выплаты не предусмотрен код дохода, и ее не надо указывать в НДФЛ-отчетности.
Кроме того, код 2400 применяется в отношении арендной платы за линии оптико-волоконной и (или) беспроводной связи, иных средств связи, включая компьютерные сети.
Доходы от предоставления в аренду любого другого имущества (в т.ч. недвижимости, включая жилую) нужно отражать по коду 1400. При этом не имеет значения, кто именно получает от организации или ИП данный доход: руководитель, простой работник или постороннее лицо.
Код дохода 2610 с расшифровкой
Материальной выгоде, которая образуется от экономии на процентах при представлении работникам беспроцентных займов, либо займов под низкий процент, нужно присвоить код 2610.
Напомним, что доход с этим кодом образуется на последнее число каждого месяца пользования займом (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). А налог по нему исчисляется по повышенной ставке 35 процентов (п. 2 ст. 224 НК РФ).
Код дохода 2001 с расшифровкой
Код 2001 используется в отношении вознаграждений, которые выплачиваются директорам, входящим в состав совета директоров, и прочим членам коллегиального органа управления организации.
При этом зарплата руководителя по коду 2001 не «проводится», даже если соответствующая должность называется «директор». Однако если руководитель входит в состав совета директоров (правления, другого коллегиального органа) и получает за это дополнительное вознаграждение, то данную выплату нужно отделить от зарплаты и отразить для целей НДФЛ по коду 2001.
Код дохода 2014 с расшифровкой
Суммы выходного пособия, а также среднего месячного заработка, сохраняемого на период трудоустройства, в НДФЛ-отчетности отражаются с кодом 2014. Этим шифр применяется только к той части выплат, которая облагается НДФЛ (превышает в совокупности трехкратный размер средней зарплаты, а для «северян» — шестикратный). Необлагаемая налогом на доходы сумма выходного пособия и среднего заработка на период трудоустройства для целей НДФЛ не фиксируется и не кодируется.
Код дохода 1530 с расшифровкой
По коду 1530 нужно показать доходы, полученные по операциям с ценными бумагами, обращающимися на организованном рынке ценных бумаг. НДФЛ по данному виду дохода рассчитывается по специальным правилам, установленным в статье 214.1 НК РФ.
Другие коды НДФЛ с расшифровкой
Достаточно часто на практике встречаются и другие коды доходов. Для удобства использования мы свели их в таблицу, снабдив необходимыми пояснения. В частности, в таблице показано, по каким трем кодам нужно отражать доход, полученный в натуральной форме.
Вид дохода
Пояснение
Проценты по договору займа
С этим кодом отражаются суммы процентов по договору займа, которые организация получила от физических лиц. Он применяется как для займов, предоставленных «своими» лицами — учредителями, участниками, руководителями, работниками и т.п., так и другими лица.
Доходы, полученные от использования авторских или иных смежных прав
По этому коду отражаются выплаты, которые производятся на основании лицензионных договоров, в рамках которых организация получает от физлиц права на пользование различными объектами интеллектуальной собственности (текстами, изображениями, программами и т.п.).
Под шифром 1300 также показывается вознаграждение по договору авторского заказа, если он предусматривает только передачу прав пользования созданными объектами. Но этот код не применяется в отношении вознаграждений, выплачиваемых сотрудникам, в функции которых входит создание таких объектов. Для этих выплат предусмотрены коды 2201, 2202, 2204, 2209.
Доходы, полученные от отчуждения авторских или иных смежных прав
Данный код пригодится, если организация выплачивает автору вознаграждение за объект интеллектуальной собственности (текст, изображение, программу и т.п.), права на который полностью переходят к организации, в том числе по договору авторского заказа.
Как и в случае с кодом 1300, шифр 1301 не применяется при выплате вознаграждений авторам служебных произведений.
Авторские вознаграждения (вознаграждения) за создание литературных произведений, в том числе для театра, кино, эстрады и цирка
Данные коды используются при выплате вознаграждений авторам служебных произведений, то есть работникам, в обязанности которых входит создание соответствующих объектов интеллектуальной собственности.
Авторские вознаграждения (вознаграждения) за создание художественно-графических произведений, фоторабот для печати, произведений архитектуры и дизайна
Авторские вознаграждения (вознаграждения) за создание аудиовизуальных произведений (видео-, теле- и кинофильмов)
Авторские вознаграждения за открытия, изобретения, полезные модели, промышленные образцы
Доходы в виде действительной стоимости доли в уставном капитале организации, выплачиваемые при выходе участника из ООО
Код применяется при выплате выходящему участнику действительной стоимости его доли, величина которой определяется по данным бухучета ООО на последнюю отчетную дату, предшествующую дате подаче заявления о выходе.
Суммы штрафов и неустойки, выплачиваемые организацией на основании решения суда за несоблюдение в добровольном порядке удовлетворения требований потребителей
Этот код должны использовать розничные продавцы, а также другие организации и ИП, чья деятельность подпадает под действие Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 о защите прав потребителей. Выплаты отражаются по данному коду только в том случае, если они перечисляются по решению суда. При добровольном (досудебном) удовлетворении соответствующей претензии потребителя используется код 4800.
Под код 2301 подпадают суммы штрафа и неустойки, предусмотренные статьями 13, 23 и 31 Закона о защите прав потребителей.
Неустойка, которая выплачивается за нарушение срока передачи предварительно оплаченного товара, а также за нарушение срока выполнения работ (оказания услуг) по данному коду не отражается. Для этих сумм нужно применять код 4800.
Оплата за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика
В отношении доходов, полученных в натуральной форме, нужно четко отслеживать суть соответствующей выплаты, так как для данного вида доходов существуют три отдельных кода.
По коду 2510 отражаются доходы в виде стоимости товаров, работ, услуг, имущественных прав, которые получены физлицом от третьих лиц, а оплачены организацией-налоговым агентом. Речь идет о выполнении налоговым агентом обязательств, которые есть у физлица перед третьими лицами.
По коду 2520 отражаются доходы в виде стоимости товаров, работ, услуг, имущественных прав, полученных налогоплательщиком бесплатно или с частичной оплатой от самого налогового агента.
По коду 2530 отражается часть заработной платы, которая выдается в натуральной форме. То есть этот шифр является дополнительным к коду 2000, по которому «проходит» денежная часть зарплаты.
Доход, полученный налогоплательщиком в натуральной форме, в виде полной или частичной оплаты товаров, выполненных в интересах налогоплательщика работ, оказанных в интересах налогоплательщика услуг
Оплата труда в натуральной форме
Корректное присвоение кодов тем выплатам, которые организация или ИП производит в пользу физлиц, позволит избежать претензий со стороны налоговых органов в отношении исчисления и уплаты НДФЛ, а также заполнения справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ. Знание правил кодировки доходов упростит работу бухгалтерии по расчету среднего заработка, а также различных компенсаций, пособий и прочих выплат, «завязанных» на данный показатель.
Как заполнять форму 6-НДФЛ
Пошаговая инструкция и образец
Все эти люди и организации обязаны удерживать 13% или 30% от доходов физлиц, которым они платят, и перечислять в бюджет. Процент зависит от того, налоговый резидент физлицо или нет. Это если вкратце, подробности — дальше.
Кто должен сдавать
Форму 6-НДФЛ должны сдавать налоговые агенты. К ним относятся:
Сроки сдачи
Налоговые агенты должны сдавать расчет 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие и девять месяцев не позднее последнего дня месяца, который следует за соответствующим периодом. Например, расчет за первый квартал надо подать не позднее 30 апреля, за полугодие — не позднее 31 июля, а за девять месяцев — не позднее 30 октября.
Еще налоговые агенты должны сдать годовой отчет. Раньше его можно было сдать до 1 апреля. Теперь правила изменились, и с 2020 года годовой отчет нужно сдавать на месяц раньше — не позднее 1 марта.
Если последний день срока сдачи приходится на нерабочий день, то последний день переносится на следующий за ним рабочий день.
Способы сдачи 6-НДФЛ
Сдать 6-НДФЛ можно на бумажном носителе и в электронном виде.
На бумажном носителе форму можно сдать двумя способами: в налоговой лично или по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Так налоговый агент сможет убедиться, что расчет доставлен в налоговую инспекцию.
Но для бумажных отчетов есть ограничения. Налоговый агент может передать расчет на бумаге, если отчитывается максимум за 10 человек, которым в отчетном периоде выплатил доходы, облагаемые НДФЛ.
В электронном виде 6-НДФЛ можно сдать через личный кабинет на сайте налоговой или через оператора электронного документооборота, с которым надо будет заключить договор. И в том, и в другом случае потребуется квалифицированная электронная подпись. Она заменяет собственноручную, когда нужно подписать электронный документ. Такую подпись можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России.
Куда сдавать 6-НДФЛ
Сдавать форму 6-НДФЛ нужно в налоговую инспекцию по месту нахождения организации. Если у компании есть обособленные подразделения, они могут сдать расчет в налоговую по месту своего нахождения, по месту нахождения какого-то одного подразделения или головной организации, если головная организация и подразделения находятся в одном муниципалитете. Индивидуальные предприниматели сдают 6-НДФЛ по месту своей регистрации.
Что будет, если не предоставить отчет
Вот что может случиться, если налоговый агент не предоставит расчет 6-НДФЛ в срок.
Заблокируют счета. Когда срок для подачи отчета истечет, налоговая вправе заблокировать банковские счета компании через 10 рабочих дней.
Назначат штраф. Налоговому агенту придется заплатить штраф 1000 Р за каждый полный или неполный месяц просрочки. Период просрочки считается с даты, когда надо было предоставить расчет, до даты, когда налоговый агент его предоставил.
Как изменилась форма 6-НДФЛ в 2020 году
Сама форма не изменилась. Но есть несколько изменений по порядку представления, которые вступили в силу 1 января 2020 года.
Раньше компании с обособленными подразделениями на территории одного муниципалитета должны были подавать отчет по каждому подразделению отдельно — по месту его регистрации. С 2020 года такие компании могут представлять налоговую отчетность по НДФЛ и перечислять удержанные суммы в бюджет в одно из мест на выбор:
По закону срок выбора подразделения — не позднее 1 января, а с учетом переноса праздничных дней в этом году — не позднее 9 января. Но ФНС продлила срок до 31 января.
Как уже писали выше, с 2020 года на бумажном носителе можно подать отчетность максимум за 10 человек. Если в компании больше получателей доходов, надо подавать электронный отчет.
Срок подачи годового расчета 6-НДФЛ теперь на месяц раньше — не позднее 1 марта. В 2020 году этот день выпадает на воскресенье, поэтому последний день сдачи отчета за 2019 год — 2 марта 2020 года.
Структура 6-НДФЛ
Вот из чего состоит форма 6-НДФЛ :
Раздел 1 содержит такие данные:
Все доходы нужно сгруппировать по датам, когда они были выплачены, и по срокам, когда удержанные из них суммы НДФЛ должны быть перечислены в бюджет.
Как заполнять 6-НДФЛ
Когда налоговый агент заполняет форму, он учитывает следующие данные:
В бумажной форме нельзя исправлять ошибки, распечатывать ее на обеих сторонах листа или повреждать листы — например, прошивать их ниткой или пробивать дыроколом.
Заполнять форму надо чернилами черного, фиолетового или синего цвета. В каждой ячейке должна быть вписана только одна буква или цифра. Если в какой-то строке остались пустые ячейки, нужно поставить в них прочерк. Например, если у предприятия десятизначный ИНН, его нужно вписать в поле из двенадцати ячеек, а в двух последних поставить прочерк: «ИНН 1234567890 — —».
Исключение — строки с суммами и номер корректировки. В строках с суммами в ячейках для копеек надо проставить нули, а в ячейки для рублей поставить первым ноль, в остальные ячейки прочерки. Если в номере корректировки остаются пустые ячейки, в них надо проставить нули.
Бывает, в организации есть несколько подразделений и они расположены в разных населенных пунктах. Тогда по каждому подразделению нужно заполнять форму отдельно. В форме нужно указать, в каком населенном пункте зарегистрирована организация или ИП — это делают с помощью кода ОКТМО. Эти коды можно найти в классификаторе территорий муниципальных образований. Всего в классификаторе 9 томов — они разбиты по федеральным округам. Например, если вам нужен код ОКТМО краснодарской фирмы, надо открыть том 3 и найти в нем Краснодар. Код ОКТМО компании будет 03701000.
Юридические лица указывают код по ОКТМО населенного пункта, на территории которого находится организация или ее обособленное подразделение. ИП, работающие на ЕНВД или патенте, указывают код ОКТМО по месту своего учета там, где ведут деятельность. Остальные ИП указывают код ОКТМО по месту жительства.
Руководитель компании или лицо, занимающееся частной практикой, на каждой странице формы в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» ставит подпись и дату подписания.
ИНН и КПП. Идентификационный номер налогового агента (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) можно найти в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе или на сайте ФНС. ИНН и КПП нужно указать по месту нахождения подразделения.
Номер корректировки. Иногда работодатель допускает ошибку или опечатку в форме и замечает это, когда уже сдал отчет. В этом случае он может сдать уточненную форму, чтобы исправить ошибку и избежать штрафа.
Чтобы обозначить, исправленная эта форма или нет и какое это исправление по счету, пишут номер корректировки. Когда налоговый агент передает в налоговую первичный расчет, в этом поле пишут «000», а в уточненной форме пишут номер корректировки: «001», «002» и так далее.
Отчетность по кварталам (номер периода). В этой графе ставится код периода. Он сообщает две вещи:
Придумывать ничего не надо, все коды есть в небольшой табличке. Например, код первого квартала по общему правилу — 21, а код первого квартала при реорганизации или ликвидации организации — 51.
Налоговый период. В этой строке ставят четыре цифры, обозначающие соответствующий год — например, 2020.
Код налоговой службы (по месту учета). В эту строку вносят код налогового органа, в который передается форма 6-НДФЛ : например, 5032, где 50 — код региона, а 32 — код налогового органа. Узнать его можно на сайте ФНС или посмотреть первые четыре цифры ИНН организации или ИП.
Наименование налогового агента. В эту графу вписывают сокращенное наименование компании, указанное в ее уставе, или полное, если сокращенного нет. Название вписывается с начала строки — например, «Школа № 231» или «ОКБ „Старт“».
Если форму подает налоговый агент — ИП, в графу вносятся фамилия, имя, отчество (если оно есть). Сокращать ничего нельзя, данные нужно вносить в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Например, Иванов Сергей Петрович. Если у человека двойная фамилия, она пишется через дефис. Например, Григорьев-Мирский Владимир Олегович.
Кавычки, дефисы и любые другие знаки должны быть проставлены в отдельных ячейках.
Код ОКТМО и номер телефона налогового агента. Сюда вносят код ОКТМО по месту нахождения организации, ее подразделений или месту жительства физлица. Этот код можно найти в классификаторе территорий муниципальных образований.
Налоговая ставка, строка 010. Здесь записывается ставка налога. Если физлицо — налоговый резидент России, то его доходы обычно облагаются налогом по ставке 13%. К налоговым резидентам относятся те, кто находится в России не меньше 183 дней в течение 12 месяцев, следующих подряд.
Налоговая ставка будет 35%, если человек пользуется беспроцентным займом от организации или ИП либо, например, получил рекламный приз.
Если физлицо — налоговый нерезидент России, его доходы по общему правилу облагаются налогом по ставке 30%. Подробнее ставки налогообложения физических лиц описаны в статьях 224 и 214.6 НК РФ.
Начисленные доходы, строка 020. В этой строке нужно указать сумму начисленного дохода всех физических лиц в организации по соответствующей ставке. Сумма дается нарастающим итогом с начала года. Например, если за первый квартал вы отчитываетесь за 100 тысяч рублей, а во втором квартале начисленные доходы снова будут равны 100 тысячам, то в отчете за полгода в этой строке надо будет написать 200 тысяч. А если за третий квартал вы начислите 200 тысяч, то в отчете за девять месяцев у вас в этой строке будет стоять 400 тысяч начисленного дохода.
Налоговые вычеты, строка 030. Здесь указывается сумма налоговых вычетов всех физлиц в организации. Она тоже вписывается нарастающим итогом с начала года, если в форме указаны доходы, облагаемые налогом по ставке 13%.
Исчисленный НДФЛ, строка 040. Сумма исчисленного налога по всем физическим лицам. Дается нарастающим итогом с начала года.
Сумма авансов, строка 050. Она актуальна, только если в компании есть иностранцы, работающие в России по патенту. За этот патент они должны вносить ежемесячные авансовые платежи по НДФЛ. Их можно потом вычитать из зарплатного налога, если работодатель получит на это разрешение в своей ИФНС.
Число людей, получивших доходы с начала года, строка 060. Здесь указывается количество физических лиц, которые в отчетном году получили налогооблагаемый доход. Если за год кто-то из работников уволился, а вы заплатили ему хотя бы рубль, его нужно указывать в разделе 1 весь год.
Общая сумма удержанного по всем ставкам налога, строка 070. Надо вписать сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала года. Для этого в отчете за первый квартал надо вписать сумму налога, который был удержан в этом периоде — например, 13 тысяч рублей, а в отчетах за последующие периоды прибавлять суммы, удержанные в них. Например, если во втором квартале тоже удержали 13 тысяч, в строку надо вписать 26 тысяч (13 000 + 13 000). А если в третьем квартале было удержано 12 тысяч, то в отчете за 9 месяцев будет стоять сумма 38 тысяч (13 000 + 13 000 + 12 000).
Неудержанный налог, строка 080. Общая сумма налога, который налоговый агент не удержал. Указывается нарастающим итогом с начала налогового периода.
Данные в эту строку вносят, если физлицо в отчетный период получило доход в натуральной форме или в виде материальной выгоды, например подарка, а других доходов в денежной форме до конца года у человека не было. Если есть шанс, что до 31 декабря у человека появятся денежные доходы, эту строку заполнять не следует.
Возвращенный налог, строка 090. В строку вписывают общую сумму налога, которую налоговый агент излишне удержал и после вернул налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ. Тоже указывается нарастающим итогом с начала года.
Дата получения дохода работниками, строка 100. Здесь должна стоять дата, когда люди фактически получили доходы.
Например, датой фактического получения зарплаты, включая аванс, считается последний день месяца, за который начисляется заработная плата.
Поэтому в отчете за январскую зарплату нужно написать 31.01.2020, даже если аванс был выплачен 17 января и тогда же удержан налог с зарплаты.
День удержания налога налоговым агентом, строка 110. Это дата, когда налоговый агент удержал налог с суммы, которую налогоплательщики фактически получили. НДФЛ с любого дохода надо удержать в день ближайшей выдачи денег человеку. При этом дата удержания НДФЛ не может быть раньше даты получения дохода. Исключение — выплата второй половины декабрьской зарплаты 30 декабря, потому что стандартный срок выпадает на новогодние каникулы, а 31 декабря многие работодатели делают выходным днем.
Дата перечисления налога в бюджет, строка 120. Дата, не позднее которой сумма налога должна быть перечислена в бюджет. По общему правилу налоговый агент должен перечислить деньги в бюджет не позднее следующего дня после удержания НДФЛ из денежной выплаты физлицу.
Например, сотрудник получил зарплату 2 февраля. В тот же день работодатель должен удержать налог, а после перечислить его в бюджет не позднее 3 февраля. Исключение — отпускные и пособия по болезни. Удержанный с них НДФЛ надо перечислить не позднее последнего дня месяца выплаты.
Доход до удержания налога, строка 130. Обобщенная сумма доходов, которую фактически получили налогоплательщики на дату, указанную в строке 100. Сумма указывается до вычитания удержанного налога и без учета вычетов.
НДФЛ, который необходимо удержать с суммы, строка 140. Сюда вписывается обобщенная сумма удержанного налога на дату, указанную в строке 110.
Заполненный бланк 6-НДФЛ для компании на 18 сотрудников. Впишите в поля нужные данные и не забудьте в пустых ячейках поставить прочерки. Зарплата за март в раздел 2 не включена, потому что выплачивается в апреле 2020 года и отражается в отчете 6-НДФЛ за полугодие.
Нулевой отчет 6-НДФЛ
По закону сдавать форму 6-НДФЛ должны компании и индивидуальные предприниматели, которые обязаны исчислить налог, удержать его у налогоплательщика и перечислить в бюджет. Но если в отчетном периоде никаких выплат физическим лицам не было, то и удерживать и перечислять в бюджет нечего.
Надо помнить, что налоговая может получить информацию о выплатах денег физлицам только от самого налогового агента. О том, что у вас таких выплат не было, налоговую нужно известить. Если этого не сделать, сотрудники налоговой могут решить, что налоговый агент нарушает требование закона. В этой ситуации они вправе заблокировать счет. Случается такое постоянно, поэтому не забывайте информировать налоговую о выплатах.
Чтобы известить налоговую, достаточно написать письмо в свободной форме. Его можно отправить почтой или отнести в налоговую лично.
Если в каких-то отчетных периодах налоговый агент выплачивал доходы физическим лицам, отчеты за последующие периоды тоже придется сдавать. Это нужно, потому что в этих отчетах приводят сведения нарастающим итогом. А значит, если в 3 и 4 квартале физлица не получали доходы от налогового агента, а в 1 и 2 кварталах получали, агент должен заполнить и подать отчеты за все периоды.
Переходящий НДФЛ в 6-НДФЛ
Расчет составляется поквартально, но в разделе 1 выплаты и начисления показаны нарастающим итогом, а в разделе 2 только за последний квартал. Поэтому по мартовской, июньской, сентябрьской и декабрьской зарплатам доход начисляется в одном квартале, а выплачивается в следующем. Соответственно, НДФЛ исчисляется, удерживается и отображается в отчете тоже в разных кварталах. Это и есть переходящий НДФЛ.
В строке 100 надо вписать дату, когда физлицо фактически получило доход. Это будет последний день месяца, за который начислен доход.
Например, сентябрьская зарплата считается полученной 30 сентября. Этой же датой нужно исчислить НДФЛ с нее. В разделе 1 отчета за девять месяцев зарплату нужно отразить в строке 020 «Сумма начисленного дохода», а НДФЛ — в строке 040 «Сумма исчисленного налога» в разделе 1. А вот в раздел 2 расчета за девять месяцев зарплату и НДФЛ за сентябрь вписывать не надо — по факту зарплата за сентябрь будет выплачена в октябре. Тогда же надо удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. В итоге сведения о сентябрьской зарплате попадут в раздел 2 расчета за год.
Налоговый агент должен удержать НДФЛ из доходов физлица, когда выплачивает зарплату. Поэтому между исчисленным налогом в строке 040 и фактически удержанным налогом в строке 070 будет разница. Эта разница равна НДФЛ с зарплаты за сентябрь, который переходит на 4 квартал.
Такой порядок касается только дохода в виде зарплаты. Как правило, он не относится к начислению и выплате отпускных, премий и пособий по временной нетрудоспособности. Это происходит потому, что датой их получения считается не последний день месяца, а дата их выплаты. Поэтому отпускные, премии и пособия по нетрудоспособности и удержанный с них НДФЛ обычно указываются в двух разделах тех отчетных периодов, в которых эти доходы были выплачены.
Но есть исключения, когда отпускные с пособиями переходят в раздел 2 расчета на следующий квартал. Это происходит, если они были выплачены в последнем месяце квартала и последнее число этого месяца выпало на выходной или праздничный день. Тогда срок уплаты НДФЛ с отпускных и пособий переносится на следующий квартал, а с ним и сведения о них в разделе 2.
Уточненный расчет
Если налоговый агент представит расчет с правильным КПП или ОКТМО после нужного срока, штраф за опоздание ему платить не придется, ведь первоначальный отчет он подал вовремя.
Если он успеет подать новый отчет, пока налоговая не заметила ошибку в предыдущем отчете, штрафа за недостоверные сведения не будет. Если в налоговой заметят ошибку, могут выписать штраф — 500 рублей.
Когда будете подавать уточненную форму, не забудьте указать номер корректировки — «001», «002» и так далее. Этот номер говорит, в какой раз вы подаете исправленную форму.
Как проверить правильность заполнения формы
Взаимосвязанные строки в отчете. У взаимосвязанных строк в 6-НДФЛ нужно проверить соотношения.
Дату в строке 120 с датой перечисления НДФЛ в налоговой отчетности. Налоговая также сверяет данные формы 6-НДФЛ с Карточкой расчетов с бюджетом налогового агента (КРСБ). КРСБ — это база данных, которую налоговая собирает по каждому налогоплательщику. В ней сведения по начисленным и уплаченным налогам. Она формируется по налоговой отчетности, которую передает в ИФНС налогоплательщик.
Налоговая инспекция может сверить указанную в КРСБ фактическую дату перечисления НДФЛ с датой, которая указана налоговым агентом в строке 120 «Срок перечисления налога». Если фактическая дата будет позже той, что указана в строке 120, налоговая начислит пени.
Еще нужно сопоставить показатели формы 6-НДФЛ с формами 2-НДФЛ с признаком 1, где указана информация о доходах физических лиц. Такое сопоставление актуально только для годового расчета: внутри года справок нет и сравнивать показатели не с чем.
Здесь надо проверить, например, сумму доходов, начисленных физлицам: