Как правильно договориться о встрече
Письмо о встрече для переговоров
Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.
Требования
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
Схема составления
Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
Реквизиты
Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.
Номер и дата
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.
Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.
Данные адресата
Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.
Обращение
Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.
Представление
Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.
Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.
Причина
У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.
Назначение встречи
Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:
Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.
Дополнительные части
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.
21 совет по ведению переговоров от Игоря Рызова
Мы посмотрели несколько интервью с бизнес-тренером Игорем Рызовым — и сформулировали полезные советы, которые помогут вести любые переговоры.
Поймите суть жестких переговоров
Обычно под жесткими переговорами подразумевается ситуация, когда один из оппонентов стремится насильственно забрать свое. Игорь Рызов на протяжении многих лет учит тому, что под жесткостью следует понимать отношение к теме, а не к собеседнику.
Крутой переговорщик не показывает зубы при первой встрече, а стремится расслабить своего оппонента. Настоящие мастера в этом китайцы, которые разговаривают очень мягко, но при этом твердо относятся к своей выгоде, умеют справляться с манипуляциями и давлением.
Жесткие переговоры в моем понимании — это относиться твердо к своей цели и быть готовым справиться с любой агрессией в твою сторону.
Задайте себе несколько вопросов перед переговорами
Конечно, все мы готовимся к встрече. Но даже если вы попали на стихийные переговоры, у вас будет время все обдумать. Когда услышите точку зрения собеседника, отойдите на несколько минут попить водички и задайте себе несколько вопросов.
Для начала, какие у вас в этой конкретной ситуации сильные и слабые стороны? Что вы хотите? Что будете делать, если договориться не удастся? Большинство людей не знают ответа на этот вопрос. Плохие переговорщики не рассматривают негативный вариант развития событий. Они верят в то, что нельзя давать себе пути к отступлению.
Относитесь к агрессии философски
Не все люди умеют держать себя в руках. Часто агрессия оппонента вызывает ответную реакцию, и вы чувствуете, что вот-вот взорветесь. Помните, что модель борьбы в переговорах должна отходить на второй план. Пружина, которую продолжают скручивать, рано или поздно выстрелит тебе в лоб. Поэтому нужно не прожимать собеседника, а договориться с ним. Это тяжелее.
Речь сейчас не об уступках, а о получении своего без ущемления интересов других. Не забывайте, что у второй стороны есть возможность отказать вам. Вы можете проиграть, но в жизни не всегда понятно, где действительно проигрываешь, а где выигрываешь.
Если же говорить о ситуациях, когда ваш собеседник кричит и визжит, можно воспользоваться несколькими лайфхаками.
Стремитесь к рациональному обсуждению
Бывает и так, что ваш собеседник вроде не настроен агрессивно, но явно не хочет идти на уступки. Например, клиент требует скидки. Тут нужно понимать, что в этот момент включается спортивный азарт, эндорфины. Можно попробовать вернуть человека в зону рационального обсуждения, спросить, какую цель он преследует: прогнуть вас — или договориться о сотрудничестве? Это хороший прием, который помогает отрезвить оппонента. Но в чем-то нужно пойти на уступки, чтобы и у него осталось чувство удовлетворенности.
Если становится понятно, что вас хотят прожать, нужно мягко обозначить свои позиции: вот ваши условия, вот мои, подумайте до завтра. Пауза тоже может неплохо отрезвить. Когда мы говорим с такими людьми, лучше дать им возможность победить — но взять что-то взамен.
Помните о своих целях
Часто проблема в переговорах в том, что люди забывают об истинной цели и пытаются доказать свою правоту, отстоять статус. Особенно это справедливо для ситуаций, когда общение идет не на равных. Например, менеджер заходит в кабинет руководителя, чтобы получить прибавку к зарплате. Он может быть тысячу раз прав, но окажется уволен, если начнет что-то доказывать.
Тот, кто начинает доказывать, проигрывает сразу.
Переговоры — это не борьба, а достижение своих интересов. Нужно понимать: ты идешь, чтобы получить прибавку, а не доказать, что тебе мало платят. Это разные вещи.
Освойте искусство дедлайна
Особенность нашего менталитета в том, что мы не выполняем задачи вовремя. Скажите своему подчиненному принести отчет в 17 часов, и он принесет его в 17:05 или в 17:30. Нужно сказать: «Если принесешь отчет в 17:01, я его выкину». В первый раз он не поверит, но когда вы его выкинете — это будет дедлайн.
Мы воспитывали покупателей таким образом, что они знали: с каждой неделей цены на тренинги растут. Если человек в четверг выписывал счет, но оплачивал его в понедельник, когда менялась цена, мы возвращали деньги. Это было жестко, и люди сначала сопротивлялись. Но потом приняли и стремились оплатить как можно быстрее.
Как сделать так, чтобы человек принял решение быстрее? Нужно воспитывать людей и показывать вашу серьезность. Но, учитывая нашу особенность, можно сразу ставить сроки покороче.
Избегайте типичных ошибок
Эту часть мы взяли из тренинга Игоря Рызова. Итак, в переговорах существует пять ошибок, которые могут дорого вам обойтись.
1. Думать, что логика важнее эмоций
Принято считать, что в деловых переговорах решения принимают исходя из логики, а эмоции остаются для бытового общения. Но это не так. В свое время Андрей Андреевич Громыко доказал, что даже дипломатам не чужды эмоции. Поэтому надо приводить доводы и на этом уровне — в любых переговорах.
2. Придавать большое значение встречам
Нет, они безусловно важны. Но не думайте, что если вас пригласили на встречу, то с вами хотят о чем-то договориться. Совсем не факт, что вам что-то предложат. Цели могут быть самыми разными: просто пообщаться (такое пристрелочное знакомство) или узнать ваше предложение, чтобы сравнить с конкурентами.
Если идете на встречу и не понимаете, для чего вас пригласили, не пытайтесь ни о чем договариваться, пока не поймете.
3. Двигать собеседника выгодой
Есть два вида мотивации: медалька спереди и овчарка сзади. Первый — это когда вы говорите себе, что если будете бегать, то похудеете и поправите здоровье. И он не очень хорошо работает. Второй — когда вы не ищите выгоду, а спрашиваете себя, что будет плохого, если не побежите. 70% решений в переговорах основаны на страхе потери. Покажите человеку не только что он получит вкусного и хорошего, но и что не получит.
4. Искать компромисс математическим путем
Компромисс — это не математическое решение, а эмоциональное. Он связан с выделением гормонов, как в спорте. Представьте, что вы идете на встречу с поставщиком и хотите попросить скидку 5%, а он сам ее предлагает. Вы недовольны, и виноват в этом дофамин, гормон охотника.
Наша задача — вырабатывать эндорфины. Мы больше ценим то, что достается с трудом. Значит, надо сделать так, чтобы человеку не было просто. В идеале он получит меньше, но уйдет довольным.
5. Уступать, чтобы достичь win-win
Некоторые люди трактуют великолепную концепцию «выиграл-выиграл» так: ты должен уступить, чтобы мы оба выиграли. Но это ошибка. В переговорах есть несколько концепций.
Что такое win-win? Лучшая концепция, когда вы заходите в переговорный процесс и получаете, что хотите, не ущемляя другую сторону.
Несколько лайфхаков напоследок
Ну и в конце — универсальные советы для тех, кто никогда не учился переговорам. В лучших традициях Дудя по три с каждой стороны.
Станьте немного смелее. Не бойтесь отказов: даже если вы получите отказ, ничего страшного не будет.
Приходить на встречу неряшливым. Не обязательно надевать костюм и галстук. Опрятного внешнего вида будет достаточно.
Анализируйте проигранные переговоры. Не достигли своих интересов, порефлексировали, извлекли урок — это тоже хороший инструмент.
Принимать поспешные решения. Они могут помешать вам в дальнейшем. Берите паузу.
Не бойтесь брать паузу. Когда возникает тупиковая ситуация, выйдете, подумайте, попейте чаю, главное — не торопитесь.
Быть в состоянии нужды. Если вы приходите в настроении «боже мой, только бы он согласился», вас будут прогибать.
Материалы, которые мы взяли за основу — посмотрите, когда будет время:
Книги Игоря Рызова, если вы их еще не читали:
«Невербалика в переговорах»
50 наших карточек помогут вам чувствовать себя уверенно на любых переговорах и побеждать противника одним взглядом.
Договориться о встрече
Сегодня предлагаем вашему вниманию статью на тему: «договориться о встрече». Мы постарались в полной мере раскрыть тему и объяснить все доступным языком. Все свои вопросы вы можете задавать в комментариях к статье. Наш эксперт будет оперативно на них отвечать.
Любой бизнес завязан на контактах с поставщиками, клиентами, банком. Но не все вопросы можно решить дистанционно. Большинство серьезных вопросов решается именно при проведении деловых переговоров «лицом к лицу».
И здесь действует цепочка: приглашение на встречу – проведение эффективной встречи – продуктивное сотрудничество. От того, как сложится первый этап – приглашение, зависит возможность дальнейшей совместной работы. Поэтому так важно правильно договориться о встрече по телефону.
Многие бизнесмены совершают ошибку, поручая своим сотрудникам отдела продаж так называемый «обзвон базы» клиентов, считая, что эта мера будет способствовать росту продаж и завязыванию деловых контактов. Однако основная задача таких звонков ‒ это не продажи. Главное – убедить потенциального клиента в необходимости личной встречи. Это правило касается не только клиентов, но и других партнеров, будь это директор фирмы-поставщика или представитель банка.
Рис. 1. Большинство серьезных вопросов решается не по телефону
Как правильно назначить встречу при телефонном разговоре
Звонящему необходимо помнить, что звонок совершается не для того, чтобы заключить сделку, а чтобы назначить встречу, не более того. Это снимает налет предубеждения и раздражения, который сформировался у многих людей в отношении так называемых «холодных звонков» и экономит время участников беседы.
| Видео (кликните для воспроизведения). |
Внимание! Оптимальная продолжительность звонка — 3 минуты.
Основные шаги при проведении переговоров:
Рис. 2. Необходимо придерживаться четкой схемы разговора
Самый простой способ завладеть вниманием ‒ поздороваться и назвать собеседника по имени. Далее следует назвать себя, наименование компании и обязательно акцентировать сферу ее деятельности. Это особенно актуально, если название компании не «на слуху». В качестве причины звонка должно стать лаконичное: «Я звоню договориться о встрече». Не следует пытаться в телефонном разговоре продать товар или услугу.
Вопросительное или оценочное утверждение поможет расположить собеседника к дальнейшему разговору и повысит его лояльность. Пример оценочного утверждения: «Я уверен, что Вы заинтересованы в снижении себестоимости своей продукции».
Предложение встретиться должно быть четким, не предполагающим обсуждение возможности события. Следует говорить об этом, как об уже достигнутой договоренности, по которой уточняются только нюансы: «Вас устроит вторник, в 16.00?».
Прощаясь с собеседником, необходимо поблагодарить его за уделенное внимание. Неважно, является ли собеседник мужчиной или девушкой, необходимо придерживаться доброжелательно-официального тона, не допуская фамильярности и панибратства.
Примечание: весьма эффективна техника «Уступ», когда любой вопрос клиента используется как дополнительный аргумент для назначения встречи: «Как раз поэтому нам с Вами и следует встретиться».
О том, как назначить встречу в сфере B2B, смотрите в видео:
В процессе проведения делового звонка зачастую возникают типичные проблемные ситуации. Рассмотрим, как звонящему правильно отреагировать на возникающие трудности.
Рис. 3. Если собеседник раздражен, отложите разговор на несколько дней или недель
Как договориться о встрече с клиентом — пошаговая инструкция
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как договориться о встрече с клиентом.
Сегодня вы узнаете:
В обязанности любого менеджера по продажам входит поиск новых клиентов, которым в будущем можно будет сбывать свою продукцию. В основном людям без труда удается найти новых клиентов, завести с ними разговор и сделать так, чтобы в ходе первой встречи был подписан договор о сотрудничестве.
Но бывают ситуации, когда менеджер делает все от него зависящее, но клиенты упорно не хотят его слушать, и тем более встречаться.
Все из-за того, что агент по продажам просто не может заинтересовать собеседника и донести до него необходимую информацию. Именно эти качества и отличают хорошего менеджера с большой зарплатой, от рядового сотрудника.
Если вы не считаете себя ассом, и имеете проблемы с назначением встреч, не стоит расстраиваться. Профессионалами не рождаются – ими становятся. Поэтому будем совершенствоваться вместе.
Все менеджеры должны понимать разницу между потенциальным и предполагаемым клиентом.
Предполагаемый клиент – это человек, или компания, которые пользуются аналогичной продукцией, которую предлагаете вы, только покупают ее у ваших конкурентов.
Потенциальный клиент – тот человек, кто пользуется схожим товаром, но планирует поменять поставщика.
Разберем эти понятия на примере. Женщина пользуется косметикой определенной косметической компании, покупая ее у одного менеджера. Ее все устраивает, и менять продавца она не собирается. Эта дама является предполагаемым клиентом.
| Видео (кликните для воспроизведения). |
Но в случае если она захочет сменить менеджера, то автоматически становится потенциальным клиентом.
Основная задача менеджера – перевести клиента из разряда предполагаемые, в разряд потенциальные. Именно для этого нужно правильно назначить встречу и провести ее на должном уровне.
Основная цель звонка – назначить встречу, а цель встречи – подписать договор и начать сотрудничество.
Опытные менеджеры знают, что порой договориться о первой встрече с клиентом очень непросто. Часто собеседники не хотят выслушать позвонившего менеджера по телефону, даже если он предлагает очень выгодное сотрудничество.
Чтобы уговорить человека на другом конце провода выслушать и встретиться с вами, необходимо пройти 5 этапов:
Пошаговая инструкция, которая поможет без проблем договориться о встрече с клиентом
Для того чтобы клиент захотел прийти на назначенную встречу, вы должны грамотно провести переговоры по телефону.
Для этого используйте следующую инструкцию:
Приведем пример диалога по назначению встречи:
— Здравствуйте, меня зовут Иванов Иван Сергеевич, я менеджер по продажам компании «Морозко». Мы занимаемся реализацией замороженных продуктов. Вы можете уделить мне несколько минут своего времени?
— Здравствуйте, я Вас слушаю.
— Иван Сергеевич, я звоню, чтобы договориться о встрече. У компании, которую я представляю, есть очень интересное предложение для Вас.
— А что именно Вы имеете в виду? Мы это можем обсудить в телефонном режиме?
— У нашей компании для Вас есть персональное предложение, воспользовавшись которым вы оптимизируете затраты на производство своей продукции. Более подробно я смогу вам объяснить при личном общении. Одни из самых известных ресторанов города (например, «Челентано» и «Бавария») уже приняли наше предложение и остались довольны своим выбором.
— Заманчиво, но я, наверное, подумаю.
— Давайте мы с Вами встретимся завтра в 16.00 или послезавтра в 9.00, я Вам подробно расскажу об условиях сотрудничества с нами. Это будет более информативно, чем телефонный разговор. Вам завтра удобно будет встретиться?
— Пожалуй, да, только если можно, у меня в офисе.
— Отлично, тогда завтра в 16.00 я буду у Вас. Спасибо за уделенное время и до встречи!
В процессе выполнения своих должностных обязанностей каждый человек встречается с рядом трудностей, которые нужно преодолевать. Агенты по продажам и менеджеры должны уметь работать с возражениями.
Рассмотрим основные проблемные ситуации.
Проблемная ситуация
Действия менеджера
Секретарь, или другой сотрудник говорит, что нужного человека нет на месте
Менеджер спрашивает, когда лучше перезвонить
Секретарь интересуется, по какому вопросу звонит торговый агент
Тут необходимо ответить завуалировано, но так, чтобы секретарь подумал, что звонок менеджера очень важен и его игнорировать нельзя. Например, «Я звоню по поводу информации, которая была передана мне Василием Петровичем»
Клиент не желает встречаться и просит прислать информацию ему на электронную почту или факс
Менеджер объясняет, что он может это сделать, но клиенту придется долго разбираться в расчетах и в этом случае информация может быть воспринята не в полном объеме. Для клиента рационально выделить несколько минут времени для встречи, чем часами самостоятельно изучать предложение
Клиент утверждает, что занят и не может разговаривать
Ответ агента по продажам может быть следующий: «Конечно, я понимаю, скажите только, когда мне перезвонить»
Собеседник интересуется финансовой стороной вопроса
Менеджер отвечает, что ассортимент велик и цена товара зависит от позиций, которые выберет клиент. Для этого им и нужно встретиться
Клиент утверждает, что его устраивают нынешние поставщики
Позвонивший просит уделить ему 5 минут времени, чтобы клиент понял, действительно ли условия сотрудничества нынешних поставщиков выгоднее его предложения
Клиент нервничает и говорит что предложение менеджера ему неинтересно
Менеджер не настаивает на продолжении разговора, но просит разрешения перезвонить через несколько недель
Техники назначения встреч и советы начинающим менеджерам (скрипты)
Существует несколько действенных методик, которые помогут быстро и без проблем убедить клиента в важности предстоящей встречи.
Вот несколько советов, которые могут избежать трудностей в процессе разговора:
Правильное приглашение на встречу – это первая ступенька на пути к проведению правильной встречи, которая влечет за собой долгое и продуктивное сотрудничество. Основная задача телефонного разговора, убедить собеседника в необходимости личной встречи. Для этого придется заинтересовать клиента и научиться работать с возражениями.
Мы верим, что следуя нашим рекомендациям, вы очень скоро перестанете считать себя обычным менеджером, перейдете в разряд профессионалов и поверите в свои силы!
КАК ДОГОВОРИТЬСЯ О ВСТРЕЧЕ ПО ТЕЛЕФОНУ
Опытный торговый представитель (менеджер) редко испытывает трудности при назначении деловой встречи. Для новичка в этом вопросе нередко возникают сложности. Для того, чтобы уменьшить или облегчить эти сложности, следует предварительно составить текст типичного «телефонного обращения» к клиенту. Точнее говоря, следует составить 2–3 варианта таких текстов для разных ситуаций.
Примеры из отечественной практики
Пример 1. Известная в Киеве фирма, предлагающая оборудование для строительства (водопроводное, сантехническое, отопительное…) использует такое телефонное обращение к клиентам:
Торговый представитель: Добрый день! Это фирма «Лотос», Тарас Петренко… У нас есть ценное предложение по сантехническому оборудованию специально для Вас!
Клиент: А что конкретно?
Торговый представитель: Ванны, душевые кабины, раковины и многое другое.
Клиент: Нас интересуют кировские ванны из России…
Торговый представитель: Можем предложить Вам размер 1,5 и 1,7 метра…
Понятно, что далее беседа проходит в соответствии со спецификой продукта.
(Названия компаний здесь и далее по тексту изменены).
Пример 2. Большая торгово-посредническая фирма в Харькове, специализирующаяся на продаже продуктов питания, предлагает своим торговым представителям такой вариант обращения к покупателю по телефону:
Торговый представитель: Добрый день! Компания «Золотой берег». Менеджер Оксана. Имеем для Вас интересное предложение по кондитерской группе!
Клиент: Здравствуйте! Что-то я раньше о вас не слышал…
Торговый представитель: У нас большой ассортимент печенья и вафель отечественного производства…Это интересно для Вас?
Далее разговор развивается в зависимости от ситуации.
Текст телефонного обращения
Если вы планируете звонки к новым клиентам, то такой текст может содержать две части:
1-я. Приветствие и вступительная фраза. (Всего 5–8 секунд по продолжительности).
Например. Менеджер фирмы: Добрый день! Это фирма «Зорро». Мы предлагаем услуги по охране офисов… Это интересно для Вас?
Клиент: … (Что-то ответил).
2-я. Разъяснение предложения (10–30 секунд).
Менеджер фирмы: Можем предложить ночную и круглосуточную охрану, а также средства наблюдения и сигнализации.
Клиент: А сколько это стоит?
Далее разговор развивается в зависимости от ситуации.
Типичная форма договоренности о деловой встрече в простой ситуации, когда препятствий не возникло, может быть, например, такая:
– Здравствуйте! (Добрый день!) Это Роман Грищенко, фирма «Кактус». Я хотел бы поговорить с Николаем Николаевичем.
– У нас есть хорошее предложение по электрооборудованию…
– … (Несколько уточняющих фраз).
– Удобно Вам будет сегодня после обеда, в 16 часов, или лучше завтра утром, например в 10?
– Давайте завтра в 10.
– Спасибо! До свидания! До встречи завтра в 10 в Вашем офисе
Трудности и возражения
Иногда возникают некоторые трудности… Например:
Можно в этом случае попросить совета у сотрудника, снявшего трубку:
– Когда Вы посоветуете перезвонить? Лучше минут через 15 или через 2 часа?
При этом есть возможность получить более или менее определённый ответ.
– По какому вопросу?
Это типичный «барьер секретаря». Вы можете дать ясный и определённый ответ, если уверены в успехе беседы. Но можете воспользоваться «маленькой хитростью», чтобы добиться соединения с нужным человеком:
– Это по поводу той информации, которую передавал Николай Петрович.
– Это по вопросу взаимодействия по директиве 848-С.
В этом случае ваш собеседник предполагает, что речь идёт о чём-то важном и вынужден соединить.
Возможные возражения вашего собеседника и возможные ответы на них могут быть следующими:
– Я не занимаюсь этими вопросами!
– Благодарю Вас, Максим Петрович. Но не могли бы вы посоветовать, с кем мне лучше переговорить?
Советы все любят давать… Ну и у вас появится «шанс».
– Перешлите мне информацию по электронной почте (по факсу)!
– Конечно, я могу это сделать! Но не зная некоторые подробности не могу обещать, что информация будет полной… Поэтому я предлагаю встретиться…Удобно Вам будет завтра утром в 10–00 или лучше послезавтра, например в 16–00?
– Я очень занят…
– Понимаю Вас, Николай Петрович, именно поэтому предварительно звоню Вам. Найдётся у Вас несколько минут для встречи в четверг вечером или в пятницу утром?
– Сколько это стоит?
– В нашем каталоге большое количество образцов продукции. Чтобы говорить о цене, следует уточнить конкретно, что требуется… Кроме того при личной встрече можно обсудить варианты сотрудничества… Удобно Вам будет завтра утром в 9-30, или лучше после обеда, в 15–00?
– У меня уже есть такой товар.
– Это меня не удивляет, Лариса Павловна. Вы представляете такую солидную компанию… Поэтому Вам потребуется всего несколько минут, чтобы понять, смогу ли я быть Вам полезен. Вы будете у себя сегодня вечером в 16–00? Или Вам удобнее завтра утром в 9-30?
– Не настаивайте…
– Понимаю, Татьяна Павловна, возможно у Вас сейчас другие заботы…Вы позволите перезвонить Вам через несколько недель? Когда Вам будет удобнее в конце месяца или в начале следующего?
Понятно, что возражения клиента при назначении встречи могут быть и другими. Важно чтобы вы, как профессиональный продавец, были готовы к ним и уверенно на них отвечали.
Неверно считать, что холодные звонки направлены исключительно для продаж по телефону, но на деле все совсем по-другому. Телефон – это инструмент, который не всегда хорошо показывает себя в продажах. Куда более удачен холодный звонок для того, чтобы предложить встречу клиенту. Помните, что вы совершаете его не для заключения сделки, а с целью приглашения клиента на встречу. Чтобы успешно назначить встречу, достаточно трех минут, используйте их разумно.
Ваш первый телефонный разговор может даже стать ловушкой для вас: часто начинающие менеджеры, решая вопрос, как договориться о встрече с клиентом, за разговором забывают о целях звонка. Рассмотрим такой пример:
«Доброго времени суток, Степан Викторович! Вас беспокоит Александр Мелехин из компании N. Наша компания занимается рекламой. За годы работы в этом деле мы произвели свыше 150 успешных рекламных кампаний. Я полагаю, вы и ваша компания заинтересованы в уменьшении затрат на рекламу? Давайте назначим встречу и обсудим подробности».
А клиент отвечает: «А что конкретно вы можете для нас предложить? Можете рассказать подробнее?»
Это не самое удачное продолжение разговора. У вас еще недостаточно информации о клиенте, но и оставить его без ответа вы тоже не можете. И поэтому вы все же начинаете рассказ об оказываемых компанией услугах.
И тут клиент снова продолжает: «Любопытно. А можно поинтересоваться, как конкретно оно работает?»
В этот момент и проявляется разница между опытным и неопытным менеджером. Первый приложит все усилия, чтобы перевести разговор в плоскость назначения встречи. Неопытный начинает выкладывать все козыри до тех пор, пока не услышит примерно следующее:
«Должно быть, для некоторых компаний это эффективно, но нам такое не подходит».
Не узнав о клиенте практически ничего и выложив информацию о себе, можно убедить его только в том, что в ваших услугах он не нуждается. И уже ничего нельзя с этим сделать, так как клиент владеет большей информацией. А звонок предполагался для того, чтобы пригласить его на встречу. Но в дальнейшем вы с легкостью сумеете избегать подобных ситуаций, используя метод, который носит название «уступ».
А сейчас мы рассмотрим эту самую методику, которая позволяет направлять разговор в нужное русло, применяя вопросы вашего клиента в качестве дополнительного стимула для встречи. Менеджер просто должен сказать: «Вот именно по этой причине мы должны встретиться».
Какие вопросы бы вам ни задавали, просто удерживая интерес клиента, повторяйте: «Как раз это и является причиной для нашей встречи. Вам удобно в четверг в 4 часа?» Те, чей интерес празден, «отвалятся» сами собой. Как только вы начнете активно применять данный метод на практике, количество встреч с клиентами будет заметно расти.
Эта методика работает даже в том случае, если потенциальный клиент уже сотрудничает с кем-то другим:
«Нам это сейчас не нужно. Мы по этому вопросу уже сотрудничаем с другой компанией».
«А это значит, что нам точно нужно встретиться. Это определенно может сделать ваше сотрудничество наиболее эффективным. Вам удобно в четверг в 4 часа?»
При разговоре по телефону с возможным клиентом важно не останавливаться на «мертвой точке». Иначе разговор застрянет: предложение о встрече, может быть, прозвучит, но сама встреча не будет назначена. А вашей целью является именно добиться встречи.
По ходу телефонного разговора с потенциальным клиентом менеджер должен четко следовать этим шагам для достижения цели:
Четкое следование данному плану поможет избежать ряда ошибок, которые часто допускают неопытные в этом деле люди.
Не следует создавать интригу, это только уменьшит доверие. Не стоит с порога обещать собеседнику: «Вас заинтересует сотрудничество с нашей компанией, если мы пообещаем, что ваши доходы возрастут в несколько раз?» Говоря эту фразу, вы только усложняете диалог, поскольку разумный человек прекрасно понимает цену таким обещаниям и может дать отрицательный ответ. Просто поздоровайтесь с клиентом, назовите его по имени и отчеству. Это самый надежный способ.
Когда вы только начали разговор, собеседник еще не знает ни вас, ни вашей компании, ни цели звонка. Поэтому необходимо представиться от лица компании, назвать ее местоположение и род деятельности. Пока вы сообщаете эту информацию, собеседник догадывается о цели звонка.
В этот момент вы обязательно должны уточнить, что звонок совершен для приглашения клиента на встречу. Фразы «Я звоню вам для того, чтобы договориться о встрече» будет вполне достаточно, не стоит использовать какие-то сложные фразы для приглашения. Простые предложения помогут снять напряжение, если вы говорите коротко, ясно и по делу.
Как только собеседник услышит известное ему наименование компании, которая может вас рекомендовать, его доверие возрастет. Поэтому говорите: «Мы работаем с компанией N. Я уверен, что вы имеете интерес к уменьшению затрат на рекламу и возрастанию доходов».
Не рекомендуется узнавать у клиента удобное для него время: в понедельник или четверг, днем или вечером. Вы просто должны четко назначить встречу и поэтому просто говорите: «Вам удобно в четверг в 4 часа?» Если нет, предложите другой вариант или согласуйте время нового звонка.
В этой фразе нет ничего лишнего, а главное, она покажет, что вы цените личное время клиента, стараясь добиться встречи с ним за короткое время. Рекомендуем заранее подготовить план звонка, хорошо отрепетировать его и только потом приступать к звонкам. Несомненно, число произведенных презентаций продуктов вырастет, а это значит, что возрастут и продажи.
Назначить встречу по телефону: правила и особенности такого общения
Из этой статьи вы узнаете:
Процесс продаж невозможен без личных встреч. Именно они помогают в формировании доверия (как к себе, так и к представляемой компании), в выяснении информации, которая будет использоваться при подготовке коммерческих предложений, в проведении переговоров о стоимости услуг или товаров, условиях сотрудничества и т. п. Но из этой статьи вы узнаете о том, как назначить встречу по телефону, особенно если незнакомое, но принимающее важные решения лицо на это не очень настроено.
В общении по телефону есть некоторая специфика, которую обязательно нужно учитывать.
К его преимуществам можно отнести следующее:
Есть у общения по телефону и свои минусы:
Один из самых важных моментов, о котором ни в коем случае нельзя забывать, решив назначить встречу по телефону, – клиент принимает решение о встрече, лишь на 30 % основываясь на том, ЧТО вы говорите. Остальные 70 % зависят от того, КАК вы говорите.
Не забывайте о том, что при разговоре по телефону «слышно»:
Из приведенной ниже таблицы можно понять, каково влияние каналов передачи информации на собеседника в случае личной встречи и при общении по телефону:
Стив Бланк, гуру стартап-движения, говорит, что главное для начинающего предпринимателя – это «выйти из офиса», то есть начать напрямую узнавать у клиентов, что им нужно. Однако получите ли вы действительно важную информацию, зависит от того, какие вопросы вы будете задавать. Кстати, самый популярный вопрос – «Нравится ли вам наша идея или продукт»? – неверен. Это все равно, что спрашивать маму, по душе ли ей ваша идея: она любит вас и в любом случае похвалит, не желая расстраивать. Так же поступают и 99 % клиентов. В общем, чтобы быть успешным предпринимателем, надо знать, как и что именно спрашивать, и по книге Роба Фитцпатрика вы научитесь это делать!
Автор поможет вам понять, когда ответ дается из вежливости и не несет никакой ценности, подскажет, в каком направлении следует развивать беседу, какие уточняющие вопросы задавать, как избегать социально желаемых ответов, как понять, что в продукте хорошо или плохо, нужен ли он рынку, как его правильно позиционировать – и все это со множеством реальных примеров.
Перед вами краткое, полезное и написанное с хорошим юмором практическое руководство по эффективному общению предпринимателя с клиентами. Оно поможет вам сэкономить время, деньги и нервы.
Книга: Спроси маму: Как общаться с клиентами и подтвердить правоту своей бизнес-идеи, если все кругом врут?
Как правильно договариваться о встрече
Бывают ситуации, когда формальные встречи неизбежны. Например, вам требуется больше часа или нужно пообщаться с более высокопоставленным сотрудником. Но поскольку продукт, который вы планируете продавать, скорее всего, еще не готов, неясно, зачем, собственно говоря, понадобилась эта встреча. В таком случае грамотные объяснения и четкая формулировка буквально творят чудеса.
Если будущие участники не знают, зачем их пригласили, встреча по умолчанию воспринимается как переговоры о продаже, и это плохо по трем причинам. Во-первых, клиент уклоняется от обсуждения ряда важных вопросов, например об уровне цен. Во-вторых, внимание сосредоточится на вас, а не на клиентах. И, наконец, это будут худшие из возможных переговоры о продаже, поскольку вы к ним не готовы.
• «Как продвигаются дела?»
Есть множество неудачных формулировок, которые могут испортить все дело как на этапе согласования встречи, так и когда она уже началась.
Реплики вроде «Могу ли я задать вам несколько вопросов?» или «Спасибо за то, что согласились на это интервью!» звучат как тревожная сирена, намекая, что разговор будет безумно скучным. Я не хочу, чтобы меня интервьюировали, я хочу просто поговорить и по мере сил помочь!
Дежурная фраза «Могу ли я узнать ваше мнение о нашей работе?» формирует определенные ожидания, показывая, что вы нуждаетесь в комплиментах или одобрении.
Назначить встречу по телефону: правила и особенности такого общения
Из этой статьи вы узнаете:
Процесс продаж невозможен без личных встреч. Именно они помогают в формировании доверия (как к себе, так и к представляемой компании), в выяснении информации, которая будет использоваться при подготовке коммерческих предложений, в проведении переговоров о стоимости услуг или товаров, условиях сотрудничества и т. п. Но из этой статьи вы узнаете о том, как назначить встречу по телефону, особенно если незнакомое, но принимающее важные решения лицо на это не очень настроено.
В общении по телефону есть некоторая специфика, которую обязательно нужно учитывать.
К его преимуществам можно отнести следующее:
Есть у общения по телефону и свои минусы:
Один из самых важных моментов, о котором ни в коем случае нельзя забывать, решив назначить встречу по телефону, – клиент принимает решение о встрече, лишь на 30 % основываясь на том, ЧТО вы говорите. Остальные 70 % зависят от того, КАК вы говорите.
Не забывайте о том, что при разговоре по телефону «слышно»:
КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА
8 800 350 84 37
Из приведенной ниже таблицы можно понять, каково влияние каналов передачи информации на собеседника в случае личной встречи и при общении по телефону:
Позвольте представиться. Меня зовут Василий. Я уже более 15 лет являюсь частным предпринимателем. Я считаю, что в настоящее время являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать сложные и не очень задачи. Все данные для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в удобном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.