Как посмотреть объем почты outlook
Как посмотреть размер почтового ящика в outlook? Как следить за объемом информации в почте?
Как посмотреть размер почтового ящика в Microsoft Outlook? Зачем смотреть размер?
Зачем нужно смотреть размер? Как известно почтовые ящики электронной почты не резиновые, они хранятся на серверах с определенными объемами дискового пространства. В корпоративной среде почтовые администраторы обычно выставляют размер почтового ящика в районе 300-600 мегабайт на ящик, ато и меньше. В общедоступных почтовых системах таких как mail.ru, gmail.ru, яндекс.ру и другие размеры уже гораздо выше (до нескольких гигабайт).
Обычно в почтовом ящике есть 3 порога (у каждого почтового сервера настройки могут быть разные, такие как решит администратор почты):
Данные настройки актуальны для Microsoft Exchange сервера, который в основном используется в корпоративных средах.
Как уберечь себя от переполнения почтового ящика? Как следить за объемом информации в почте?
Необходимо следить за размером. Удалять старые ненужные письма. Чистить корзину.
Как настроить хранение писем в личных папок?
Открываем Microsoft Outlook, нажимаем сервис\учетные записи электронной почты
Далее в открывшимся окне выбираем просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи
Далее выбираем вашу учетную запись и нажимаем кнопку создать файл данных Outlook
Выбираем файл личных папок Office Outlook (.pst)
После того как мы создали файл личных папок, нам необходимо выбрать что новую почту мы будем размещать именно в нем.
Мы настроили личные папки. Теперь вся входящая почта будет попадать в личные папки и письма будут хранится на вашем компьютере, не занимая места на сервере.
Как посмотреть размер почтового ящика в Microsoft Outlook?
На примере Microsoft Outlook 2003:
Нажимаем правой кнопкой мыши на папку почтовый ящик и выбираем свойства.
В поле общий размер указан размер занятого дискового пространства в почтовом ящике. 1000 кб
1 МБ (если точно то 1024 КБ = 1 МБ). В других версиях Outlook размер почтового ящика смотрится аналогичным способом. Как выставить размер почтового ящика на сервере Microsoft Exchange я писал в статье размер почтового ящика Exchange 2010.
Уменьшение размера почтового ящика и файлов данных Outlook (PST и OST)
Чем больше сообщений вы отправляете и получаете, тем больше размер почтового ящика Outlook. Открытие и поиск больших почтовых ящиков может занять больше времени, и многие поставщики услуг электронной почты, включая Microsoft 365, ограничивают максимальный размер почтового ящика. Если вы получаете сообщение о том, что размер почтового ящика не может быть больше допустимого, вам может помочь удаление сообщений и папок, но если вы храните данные в файле данных Outlook (PST) или автономном файле данных Outlook (OST), размер файла данных может не уменьшиться автоматически.
Примечание.При использовании учетной записи POP все данные учетной записи электронной почты, включая папки, сообщения электронной почты, контакты, календарь и сведения о задачах, сохраняются в файле данных Outlook (PST). Если вы используете Microsoft 365, Exchange, IMAP или Outlook.com, копия вашего почтового ящика хранится в автономном файле данных Outlook (OST).
Чтобы уменьшить размер файла данных Outlook (PST) или автономного файла данных Outlook (OST), можно вручную сжатие файла данных. Выберите ниже свою версию Outlook, чтобы увидеть инструкции по уменьшению размера PST- или OST-файла.
Существует несколько способов уменьшения размера почтового ящика.
С помощью средства очистки почтового ящика можно просмотреть размер почтового ящика и отдельных папок. С помощью этого средства также можно найти старые или очень большие сообщения, которые вы можете удалить или переместить в файл данных Outlook (PST).
Часто причиной большого почтового ящика является большая папка «Удаленные». В средстве есть кнопка для просмотра размера папки «Удаленные» и ее очистить.
Иногда элементы с конфликтом хранятся в outlook в папке под названием «Конфликты». Конфликты возникают, когда копия элемента на почтовом сервере не синхронизируется с копией элемента, храняной на локальном компьютере. Средство очистки почтового ящика может удалить эти конфликты за вас.
Запуск средства очистки почтового ящика
Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку «> очистку почтового ящика».
Чтобы выполнить нужную задачу, выберите «Просмотреть размер почтового ящика», «Найти элементы старше», «Найти элементы больше», «Просмотреть размер удаленных элементов», «Очистить папку «Удаленные», «Просмотреть размер конфликтов» или «Очистить конфликты».
Удаление избыточных сообщений с помощью очистки беседы
В длинной цепочке сообщений электронной почты часто бывает множество сообщений, которые содержат ту же информацию, что и предыдущие. При очистке беседы эти избыточные сообщения удаляются автоматически. Дополнительные сведения см. в сообщении «Очистка беседы» для удаления избыточных сообщений.
Поиск больших сообщений
Вы можете искать все сообщения, размер которые больше определенного, в поле поиска Outlook. Щелкните в поле поиска и введите: messagesize:>5 МБ. В этом случае все сообщения размером более 5 МБ будут находиться. Вы можете удалить все или некоторые из этих сообщений или переместить их в другой файл данных Outlook (PST). Дополнительные сведения о перемещении элементов см. в сведениях о перемещении или копировании сообщений между папками.
При удалении элементов из файла данных Outlook (PST) или автономного файла данных Outlook (OST) Outlook автоматически сжатие файла в фоновом режиме во время простоя, если вы не используете компьютер, но outlook все еще работает.
Примечание.Outlook сжатие файла следует делать только в том случае, если в файле более 20 % от «белой области» (неиспользовано).
Вы также можете выполнить следующие действия, чтобы вручную начать процесс сжатия, что может занять несколько минут.
Удалите все элементы, которые не нужно хранить, и опустите папку «Удаленные».
Щелкните «Параметры > учетной записи» > «Параметры учетной записи».
На вкладке «Файлы данных» щелкните файл данных, который нужно сжать, и нажмите кнопку «Параметры».
Примечание.Если вы используете учетную запись электронной почты Exchange или Outlook.com, необходимо дополнительно щелкнуть вкладку «Дополнительно» > параметров файла данных Outlook.
В диалоговом окке «Файл данных Outlook» нажмите кнопку «Сжать сейчас» и нажмите кнопку «ОК».
Примечание: После сжатии файла данных Outlook не нужно выходить из Outlook.
Архивирование писем в корпоративной почте
В корпоративной почте установлены лимиты на размер почтового ящика сотрудника. При достижении определённых лимитов функционал Вашего ящика будет меняться. Имеются следующие лимиты:
Чтобы узнать текущий размер вашего почтового ящика Вы можете воспользоваться Инструкцией «Как узнать размер почтового ящика через веб-доступ» или Инструкцией «Как узнать размер почтового ящика через Microsoft Outlook», находящиеся ниже.
У каждого корпоративного почтового ящика есть связанный только с ним сетевой архив. Если Вы используете для подключения к почтовому серверу протокол Exchange (MAPI) или веб-доступ, то данный архив будет отображаться в интерфейсе почтового клиента как отдельный почтовый ящик. Точно так же, как и в основном почтовом ящике в архиве можно создать любую структуру папок для хранения писем.
Абсолютно все письма старше 2-х лет будут автоматически перемещаться из основного почтового ящика в сетевой архив. Это справедливо для всех папок почтового ящика, таких как входящие, отправленные, удаленные и т.д. При автоматическом перемещении в сетевой архив структура папок, созданных вручную, будет сохраняться.
Если Вы желаете уменьшить текущий размер Вашего личного почтового ящика, Вы можете самостоятельно переместить любые письма в сетевой архив. Если Вы используете Outlook, то используйте «Инструкцию по перемещению писем в сетевой архив через MS Outlook». Если Вы используете веб-доступ, то используйте «Инструкцию по перемещению писем в сетевой архив через веб-доступ».
Все письма старше 5-и лет будут удаляться из сетевого архива. Эти письма нельзя будет восстановить. Если Вам необходимо чтобы группа писем осталась даже после достижения возраста в 5 лет, то Вам требуется сохранить их заранее, до достижения 5-летного возраста, c использованием архивного файла.
Любые почтовые сообщения можно выгрузить в отдельный архивный файл, размещенный на компьютере пользователя. Инструкцию см. ниже. После этого эти почтовые сообщения перестанут храниться в почтовом ящике (или в сетевом архиве), поэтому размер почтового ящика уменьшится. За целостность и сохранность этого файла пользователь отвечает сам, поэтому мы Вам советуем иногда делать копию архивного файла и сохранять эту копию на другом носителе: флэшке, другом жестком диске, в сетевом расположении и т.п. Архивный файл, так же как и любой файл, можно перенести на другой компьютер и подключить его в Outlook для использования на другом компьютере. Для выполнения этого действия см. «Инструкцию по подключению архивного файла на другом компьютере».
Подключение по альтернативным протоколам
Если Ваш почтовый ящик в Вашем клиентском ПО подключен не по протоколу Exchange, например, по протоколам SMTP и IMAP, то Вы можете узнать размер своего почтового ящика с помощью инструкции «Как узнать размер почтового ящика через веб-доступ».
Так же в этом случае в Вашем клиентском ПО папки сетевого архива не будут отображаться в списке папок. Работа с сетевым архивом в режиме IMAP не доступна. Поэтому для уменьшения размера почтового ящика Вы можете использовать «Инструкцию по сохранению писем в отдельный файл» или «Инструкцию по перемещения писем в сетевой архив через веб-доступ».
Инструкция «Как узнать размер почтового ящика через веб-доступ»
Как управлять размером почтового ящика Microsoft Outlook
Хотите проверить размер своего почтового ящика Microsoft Outlook и выполнить некоторую очистку? Не ждите, пока у вас закончится свободное место, очистите свой почтовый ящик прямо сейчас!
Если вы используете Outlook, вы можете получать предупреждения о нехватке места. Или, возможно, вы хотите быть уверены, что никогда не получите эти сообщения. Microsoft Outlook предоставляет удобный инструмент очистки для управления размером вашего почтового ящика.
Вы можете архивировать старые элементы, очищать удаленные элементы, а также находить и удалять большие сообщения — и все это в одном месте. Вот как использовать инструмент очистки почтового ящика в Microsoft Outlook.
Используйте очистку почтового ящика в Outlook
Этот инструмент в настоящее время доступен в настольной версии Microsoft Outlook в Windows. Итак, откройте Outlook и нажмите Файл вверху слева. Если в Outlook настроено несколько учетных записей, сначала обязательно выберите папку учетной записи, а затем нажмите Файл. Далее нажмите Инструменты и выберите Очистка почтового ящика.
Просмотр размера вашего почтового ящика
Независимо от того, получили ли вы предупреждение о размере вашего почтового ящика или нет, лучше всего начать с того, чтобы посмотреть, что занимает больше всего места. Затем вы можете приступить к очистке этих участков.
Вверху окна Очистка почтового ящика щелкните Просмотр размера почтового ящика.
Затем вы увидите размеры каждой папки, включая общий размер вверху. Если хотите, обратите внимание на эти папки, занимающие место. По завершении нажмите «Закрыть».
Найдите старые или большие предметы
Отслеживая старые элементы, вы можете обнаружить те, которые вам больше не нужны. А найдя более крупные предметы, вы можете удалить их или их вложения, чтобы освободить место. Вы можете сделать это в следующем разделе окна «Очистка почтового ящика», но вам нужно позаботиться об этом по отдельности.
Затем кликните Найти чтобы найти эти предметы.
Вы увидите список внизу старых или больших элементов в окне результатов. Дважды щелкните, чтобы открыть элемент и просмотреть его, если хотите. Вы также можете навести на него курсор и пометить его, чтобы просмотреть позже, или просто удалить его с помощью корзины.
Когда вы закончите, щелкните Икс в правом верхнем углу, чтобы закрыть окно результатов.
Автоархивирование старых элементов
Если вы хотите просто переместить эти старые элементы в архивный файл на своем компьютере, щелкните значок Автоархив кнопка.
Очистите папку для удаленных элементов
Вы можете легко освободить место в почтовом ящике Outlook, регулярно очищая папку «Удаленные». Чтобы узнать, насколько велика папка, щелкните Просмотр размера удаленных элементов, и чтобы его опорожнить, нажмите Пустой кнопка.
Удалить конфликты
Последний вариант очистки почтового ящика — устранение конфликтов. Это альтернативные версии элементов в вашем почтовом ящике Outlook. Чтобы узнать, насколько велика папка, щелкните Просмотр размера конфликтов и чтобы удалить элементы, нажмите Удалить.
Просмотр размера вашего почтового ящика после очистки
После того, как вы закончите удаление и перемещение элементов, посмотрите, сколько места осталось, щелкнув значок Просмотр размера почтового ящика снова в верхней части окна.
Если вы довольны полученным пространством, нажмите Закрывать выйти. В противном случае вы можете найти и позаботиться о дополнительных старых и крупных предметах или о других вещах, которые вы пропустили в окне «Очистка почтового ящика».
Outlook 2007 размер почтового ящика
Чтобы узнать размер своего почтового ящика в представлении » Почта «, выберите свою учетную запись.
Выберите пункт Папка > Свойства папки.
.
Нажмите Размер папки в нижней части области.
Вы увидите, что размер почтового ящика и всех подкаталогов указан в килобайтах (КБ).
Чтобы получить размер в мегабайтах, переметите десятичную точку на три разряда влево. Например, 4742 КБ составляет около 4,7 МБ. Для получения точного значения, разделите значение в КБ на 1024.
Предупреждение о том, что вы собираетесь запустить место в почтовом ящике, загружается еженедельно или даже ежедневные сообщения? Очистка почтового ящика — это средство одноразовой очистки, которое можно использовать для обрезки размера почтового ящика.
В justOutlook выберите средства> файла > очистки почтового ящика.
Вы можете сделать следующее:
просмотреть общий размер почтового ящика и его отдельных папок;
Поиск элементов, созданных до определенной даты или более определенного размера.
заархивировать элементы с помощью автоархивации;
просмотреть размер папки «Удаленные» и очистить ее;
просмотреть размер папки «Конфликты» и удалите ее.
Советы по очистке почтового ящика
Если ваша почта хранится на почтовом сервере, например Exchange, то после достижения предельного размера почтового ящика ваш администратор может ограничить его функциональность. Например, при достижении 90 МБ вам будет направлено предупреждение, при достижении 100 МБ вы будете лишены возможности отправлять сообщения, а при достижении 110 МБ вы больше не сможете получать сообщения.
Вот несколько способов управления размером почтового ящика.
Архивация старых элементов — Перемещение старых элементов, которые вы хотите сохранить в архиве. Вы можете создать отдельную TE000000945, которую вы можете открывать из justOutlook в любое нужное время. По умолчанию justOutlook автоматически архивирует элементы через заданный интервал времени. Вы также можете Архивировать элементы вручную при желании. Таким образом, вы можете выбрать, какие элементы следует архивировать, как архивировать их и где они хранятся.
Примечание: Если на вашем компьютере не отображается команда Архивировать, возможно, данная функция отключена в вашей организации.
Очистите папку «Удаленные» — Очистите папку » Удаленные «, чтобы убедиться, что не нужно хранить ненужные сообщения.
Очистите папку «Нежелательная почта» — периодически Очистите папку «Нежелательная почта», чтобы сохранить место для сообщений, которые действительно хотите.
Храните вложения за пределами почтового ящика, так как вложения прокапливаются с течением времени, они могут занимать много места. Для вложений, которые нужно сохранить, рекомендуется сохранить их на сайте группы, TE104103209 или папки на компьютере.
В justOutlook выберите Файл > Средства очистки > Очистка почтового ящика.
Вы можете сделать следующее:
просмотреть общий размер почтового ящика и его отдельных папок;
Поиск элементов, созданных до определенной даты или более определенного размера.
заархивировать элементы с помощью автоархивации;
просмотреть размер папки «Удаленные» и очистить ее;
просмотреть размер папки «Конфликты» и удалите ее.
Советы по очистке почтового ящика
Если ваша почта хранится на почтовом сервере, например Exchange, то после достижения предельного размера почтового ящика ваш администратор может ограничить его функциональность. Например, при достижении 90 МБ вам будет направлено предупреждение, при достижении 100 МБ вы будете лишены возможности отправлять сообщения, а при достижении 110 МБ вы больше не сможете получать сообщения.
Вот несколько способов управления размером почтового ящика.
Архивация старых элементов — Перемещение старых элементов, которые вы хотите сохранить в архиве. Вы можете создать отдельную TE000000945, которую вы можете открывать из justOutlook в любое нужное время. По умолчанию justOutlook автоматически архивирует элементы через заданный интервал времени. Вы также можете Архивировать элементы вручную при желании. Таким образом, вы можете выбрать, какие элементы следует архивировать, как архивировать их и где они хранятся.
Примечание: Если на вашем компьютере не отображается команда Архивировать, возможно, данная функция отключена в вашей организации.
Очистите папку «Удаленные» — Очистите папку » Удаленные «, чтобы убедиться, что не нужно хранить ненужные сообщения.
Очистите папку «Нежелательная почта» — периодически Очистите папку «Нежелательная почта», чтобы сохранить место для сообщений, которые действительно хотите.
Храните вложения за пределами почтового ящика, так как вложения прокапливаются с течением времени, они могут занимать много места. Для вложений, которые нужно сохранить, рекомендуется сохранить их на сайте группы, TE104103209 или папки на компьютере.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Достигнут максимально допустимый размер хранилища сообщений в Outlook
Достигнут максимально допустимый размер хранилища сообщений в Outlook
Добрый день уважаемые читатели и подписчики блога, не так давно мы с вами рассматривали смену >
Вот таким образом выглядит ошибка 0x5004060C. Вам сразу намекают, что необходимо уменьшить объем данных в хранилище сообщений, выделением и удалением не нужных сообщений с помощью комбинации Shift+Del. Но согласитесь, что у рядового пользователя, встает вопрос, что это за хранилище.
Если закрыть данное окно, то вам могут предложить выполнить очистку почтового ящика, и тут уже все начинает складываться по своим полочкам, под хранилищем понимается ваш профиль outlook, это либо pst и ost файл.
Тут у вас два варианта:
Если удаление не даст особого эффекта, то советую произвести сжатие в outlook,
Размер хранилища писем по умолчанию
Давайте я теперь в попугаях покажу какие размеры по умолчанию идут для ost и pst файлов. Существует два типа записей:
Для Outlook 2003 – 2007
Для Outlook 2010 – 2016
Пути до ключей реестра вы можете посмотреть чуть ниже:
Теперь отредактировав нужные ключи реестра вы устраните ошибку «Достигнут максимально допустимый размер хранилища сообщений’. Я если честно не представляю себе профили, размер которых будет свыше 50 гб, это же сколько писем и, что в них должно там быть, уму не постижимо. Если вы знаете другие методы решения этой проблемы, то пишите о них в комментариях под видео или статьей.