Как посмотреть исходящий номер письма
Что такое исходящие письма? – подборки ответов на вопросы
Учет входящей и исходящей корреспонденции является частью делопроизводства, которое должно вестись на любом предприятии. Как правильно оформить и вести журнал учета корреспонденции? Какие методы ее регистрации существуют?
Основные принципы регистрации
Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.
Зарегистрировать документ можно только один раз
Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.
Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп
Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция
Соблюдать сроки
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.
Правило календарного года
Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.
Справочник документоведа. Навигация.
Далее 
04.12.2018
Что такое исходящий номер письма?
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх.
Что такое Исходящие?
Исходящие – это временная область хранения, в которой ваши составленные сообщения хранятся временно, пока ваш почтовый клиент не установит соединение с почтовым сервером, и получатель не получит ваше сообщение. Когда вы составляете сообщение и нажимаете «отправить», исходящее сообщение перемещается в папку «Исходящие», пока не будет установлено и успешно установлено безопасное соединение с настроенным SMTP-сервером. Сообщение также остается в папке «Исходящие», если соединение не удалось установить или из-за каких-либо проблем с подключением к Интернету. Пока сообщение не будет успешно доставлено получателю, сообщение останется в папке «Исходящие». Если соединение потеряно, клиент электронной почты автоматически попытается отправить сообщение повторно, как только соединение будет восстановлено. Как только сообщения доставляются, они очищаются из Исходящих. Проще говоря, Outbox – это место, где хранятся исходящие сообщения, пока они не будут полностью отправлены и получены получателем.
Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации
Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:
Рассмотрим значение каждой категории.
Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:
Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?
Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.
Предварительное рассмотрение документов
Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Регламент работы коммерческой службы (Образец)
Настоящий пример регламента работы коммерческой службы включает в себя описание двух бизнес-процессов: Продажи…
Далее 
23.04.2018
Каким образом осуществляется доставка корреспонденции?
Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром. Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес.
Документация для фирм-партнеров
Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.
Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.
Единого перечня нерегистрируемых документов не существует
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Как правило, к нерегистрируемым относятся:
В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.
Вариации
Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.
Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.
Фильтрация и распределение звонков
Как фильтровать звонки?Фильтрация звонков позволяет правильно распределять потоки клиентов. Прежде всего,…
Что значит слово корреспондент?
Корреспондент — служащий торгово-промышленного предприятия, ведущий его коммерческую переписку; поверенный, исполняющий чьи-либо поручения; иногородние фирмы и лица, состоящие в постоянных деловых отношениях с банком по взаимному исполнению поручений.
Какие документы регистрируются?
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.
Когда должны отправляться исходящие документы?
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
OUTBOUND SMS CAMPAIGNS
The first thing you think of when someone mentions SMS marketing are outbound campaigns. You immediately think about various types of promotional content that can be sent out to customers. A general rule of thumb is that outbound campaigns aren’t meant to generate responses but rather, to get your users to take action.
And it works, and not just with SMS. According to Koupon, 39% of customers spend more if they receive a personalized mobile coupon or offer. eMarketer claims that more than nine in ten mobile coupon users will redeem a coupon or code via their mobile device for online or offline shopping in 2017. Loyalty360 states that 70% of U.S. consumers appreciate getting texts or emails from healthcare providers.
But, because of the personal nature of SMS, its high read rate (90% of all SMS messages are read within 3 minutes), outbound SMS campaigns are hard to get right and can easily be interpreted as spam by your customers. For example, outbound SMS in the sales process can lead to conversion gains of more than 100%. However, sending messages before establishing contact with a lead or prospect can adversely affect conversion rates.
If you don’t target your customers with precision or know how to properly engage over various channels available today (SMS, chat apps, voice, push notifications, email…) there is a good chance your outbound campaigns will result in a swing and a miss. And the consequences can be dire.
In an article for Entrepeneur.com Rustam Singh writes:
Every single time my iPhone makes beep sound of the annoyingly loud tone of an SMS, I am alarmed whether it’s a notification of my bank that someone’s been misusing my funds! Could it be someone from my family that’s not so familiar with technology and still uses SMS? Could it be some notifications from my private email accounts of an unauthenticated transaction? I, therefore, immediately jump to check my phone and immediately have a flush of emotions ranging from rolling my eyes to just frustration, because it’s usually an SMS announcing that the pizza place I ordered a pizza from 6 months ago has 10% off if I spend 1000 bucks. And sometimes it is about some discount on properties in a part of the country that I have never visited (or plan to) or even heard of – yes that bad!
Yes, the negative reaction is that bad. SMS is the most personal channel available today, so when people receive your SMS campaign you better make sure it’s something interesting, engaging and sent at just the right time.
To do this, you need to make sure that the consumer data you collect is put to good use. Deep analytics, audience segmentation, and proper targeting give you the option to send campaigns that actually inform people and streamline the process of getting to your product. The technology for appreciated engagement exists, but you’re the one that still has to use it to the satisfaction of your customer base.
INBOUND SMS CAMPAIGNS
Unlike outbound campaigns, the main goal of an inbound SMS campaign is to generate responses. With that in mind, to run an inbound campaign, you’ll need a number which your target audience can reply to. This can either be a virtual long number or a shortcode easily acquired over SMS API and the Infobip Portal. Once you get a number for your inbound campaigns and gather the opt-ins, sending is a breeze.
A solid use case for inbound SMS campaigns is support ticketing for your business. In 2013, just 14% of all calls made to businesses were being answered. Today, in an age where most modern services have completely automated their customer support getting a human being on the phone to answer your support request is science fiction for most customers.
Evan Aldrich, Head of Customer Support at Favor is collaborating with Zendesk to provide just that. For quick answers and easy updates, Favor’s support team uses SMS over Zendesk Text to increase customer satisfaction:
Text is an absolutely indispensable part of our support strategy. And with the Zendesk family of products, we have all our support channels, including email, phone and text, in one place.
But don’t just take his word on it, let’s look at some numbers. According to eWeek, over half of surveyed customers said they would be likely to text with a customer support agent. Similarly, 52% would prefer texting customer support over their current preferred form of communication.
With Infobip, you can easily acquire one or more mobile numbers for your SMS campaigns regardless of where you want to send them. You can use any number for multiple campaigns, to help cut costs and provide a consistent, instantly recognizable channel.
TIPS AND BEST PRACTICES
Now, with the differences out of the way, it’s important to note that there’s no right or wrong type of SMS campaign, just your business needs and the type of communication that fits. Before sending SMS campaigns, businesses usually make the mistake of viewing their mobile strategy as a one-off, which doesn’t yield quality results.
When creating any type of inbound or outbound SMS campaign, start by assessing your business goals, as the campaign could have an impact on how people view your company and affect various aspects of your business communication.
For outbound SMS campaigns, it’s extremely important to gather opt-ins and update your contact lists on a regular basis to ensure maximum effect. But that’s just the start. Take concrete action by measuring, organizing and improving your campaigns in real time. The tools you’re using should provide fully customizable performance dashboards, performance overviews and give actionable data needed to boost campaign effectiveness and offer content tailored to each customer.
For all your inbound campaigns, analyzing delivery and response rates is key. Having a provider enabling you to configure responses for inbound SMS campaigns on both the keyword and number levels means you’ll be instantly communicating when it matters most to your customer. And that’s all that matters.
Как формировать регистрационный номер документа?
Дело в том, что документооборот в организации осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки и переработки информации. Документы (одного вида или совокупность документов разных видов), движущиеся по единому маршруту, составляют отдельный документопоток. Регистрация документов ведется в пределах каждого документопотока отдельно, то есть каждому документу в пределах одного документопотока присваивается порядковый регистрационный номер (номер поступления — при регистрации входящих документов, номер создания — при регистрации внутренних документов, номер отправки — при регистрации исходящих документов). Как правило, регистрация документов ограничивается пределами календарного года, хотя есть и исключения.
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Для реализации исключительно учетной функции достаточно присваивать документам порядковые номера по каждому документопотоку в пределах календарного года (или, иначе говоря, регистрируемого массива). При этом документы, относящиеся к разным регистрируемым массивам, могут иметь одинаковые регистрационные номера. Естественно, что это не очень удобно при работе с документами. Регистрация документов выполняет не только функцию учета документов, но и поисковую функцию. Желательно, чтобы сам регистрационный номер своей структурой говорил о том, к какому регистрируемому массиву относится документ. Для этого и вводят различные дополнительные «опознавательные знаки», например в виде литер.
Рассмотрим несколько примеров. В каждой организации издаются распорядительные документы, например приказы и/или распоряжения.
Приказы, издаваемые в организации, представлены двумя разновидностями, составляющими отдельные документопотоки и, соответственно, отдельные регистрируемые массивы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Для каждой разновидности приказов характерна своя технология обработки и особенности прохождения. Чтобы различать эти два документопотока, принято при регистрации приказов по основной деятельности присваивать им порядковые номера в пределах календарного года без какого-либо дополнительного обозначения, а к порядковым регистрационным номерам приказов по личному составу добавлять буквенные обозначения: к, лс, л/с о (приказы по отпускам) или др. Таким образом, регистрационный номер приказа по основной деятельности может быть таким: № 45, а регистрационный номер приказа по кадрам: № 45-к, № 45-лс или № 45 л/с и др.
Если кроме приказов в организации издаются и другие распорядительные документы (распоряжения, указания), к их регистрационному номеру добавляют литеры р или у, например:
№ 45-р (регистрационный номер распоряжения), № 45-у (регистрационный номер указания).
Могут быть и другие варианты формирования регистрационного номера документа.
Например, при регистрации обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб) многие органы власти и организации, работающие с этой категорией документов, в состав регистрационного номера обращения включают начальную букву фамилии автора обращения и порядковый номер документа в пределах календарного года, например № А-121, Д-122 и т. п. Допускается дополнять регистрационный индекс другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. В качестве дополнительных обозначений в регистрационный номер может входить код вопроса по тематическому (предметно-вопросному) классификатору, код подразделения, в которое направлено обращение на рассмотрение, и др. Дополнительные коды в регистрационном номере проставляются при регистрации обращений, а также после рассмотрения их руководителем и вынесения резолюции.
При регистрации входящей и исходящей корреспонденции целесообразно использовать иную систему.
Регистрационный номер поступающих документов включает порядковый номер поступления в пределах календарного года, который после рассмотрения документа руководителем и вынесения резолюции дополняется через косую черту индексом подразделения-исполнителя, например № 185/05. Кроме того, к коду подразделения через дефис может присоединяться порядковый номер дела по номенклатуре дел, который вместе с кодом подразделения составляет индекс дела по номенклатуре дел, например № 185/05-12.
При регистрации исходящей корреспонденции можно использовать те же правила, но в этом случае первая составная часть регистрационного номера будет индексом дела по номенклатуре дел, вторая — порядковым номером отправляемого документа, например № 01-16/225. И при регистрации входящих документов, и при регистрации исходящих документов регистрационный номер может дополняться кодом должностного лица в соответствии с классификатором должностных лиц, кодом вопроса по тематическому классификатору или кодом исполнителя. Эти коды присоединяются к регистрационному номеру входящего документа справа, при регистрации исходящего документа — слева. Для использования дополнительных кодов нужны соответствующие классификаторы.
Нумерация исходящих писем в делопроизводстве
Любой документ компании нужно идентифицировать, чтобы легче было его искать и контролировать. Особенно это касается входящей и исходящей корреспонденции. Как правильно нумеровать исходящие письма, расскажем в статье.
Как и когда присвоить номер исходящему письму
Нумерация исходящих писем — обязанность специалиста, которого назначили ответственным за подготовку к отправке исходящей корреспонденции организации. Это может быть секретарь или работник службы делопроизводства.
Основная цель, с которой производят нумерацию исходящих документов — присвоить бумаге уникальный идентификационный регистрационный номер. По сути, это буквенно-цифровой код, который позволяет без проблем распознать и найти любой документ по запросу. Кроме того, номер может содержать определенную информацию, например, о подразделении, в котором разработали документ.
В процессе нумерация исходящих писем важно соблюдать главный принцип — последовательность присвоения номеров в зависимости от даты регистрации. Принцип подразумевает, что письмо, чей регистрационный номер больше, было отправлено позже того, чей регистрационный номер меньше. Ещё одно правило, которого следует придерживаться неукоснительно — регистрация производится единожды. Регистрируют исходящие документы в день подписания.
Нумерация исходящих писем — подтверждение юридической силы документа, обязательный реквизит, отсутствие которого делает письмо юридически ничтожным.
Как регистрировать исходящее письмо или документ
Смотрите схему в журнале
Где вести нумерацию исходящих писем и в каком порядке
Естественно, что исполнитель, который занимается нумерацией исходящих писем, не может держать в голове все номера, которые уже присвоили документам. Сведения о каждом исходящем документе одновременно с регистрацией вносят в отдельный журнал, предназначенный именно для учёта исходящей корреспонденции. Номер присваивают с учётом нумерации предыдущего документа, по порядку и по возрастанию.
Образец журнала учета исходящей корреспонденции
Чем полнее информация об исходящем документе, отображаемая в журнале, тем проще будет идентифицировать его. Примерный набор сведений, которые нужно учесть при регистрации:
В компаниях, где объемы документооборота велики, есть смысл подразделять исходящую корреспонденцию на разные категории, например: обращения граждан и ответы на них, коммерческие предложения с перепиской, заявки контрагентов с ответами и т. д. Для регистрации доминирующих категорий можно завести отдельные книги учета: «Журнал регистрации ответов на обращения граждан», «Журнал регистрации ответов на коммерческие предложения».
Обратите внимание! Если будете вести нумерацию исходящих документов в компании по отдельным категориям, добавьте дополнительный индекс в регистрационные номера. Так сможете выделить эту категорию при поиске.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, регистрационный номер документа — это реквизит с порядковым номером 11. По усмотрению организации, его можно дополнять цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). На документе его проставляют в соответствии со схемой расположения, представленной в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Схема расположения регистрационного номера исходящего документа по ГОСТ Р 7.0.97-2016
Как нумеровать исходящие письма работодатель вправе решать самостоятельно. Образец нумерации нужно утвердить в учетной политике компании.
Если отделам присвоены сокращенные наименования или буквенные индексы, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
Исх. № Б-06/34 или Исх. № 34б, здесь:
Какие исходящие письма не нужно регистрировать
Как и в случае с входящей корреспонденцией, исходящие письма также регистрируют не всегда. Так, не нужно нумеровать:
Обратите внимание! В некоторых случаях перечисленные документы отправляются вместе с сопроводительными письмами. Нумеровать сопроводительное письмо нужно обязательно.
Как начать нумерацию исходящих писем с нового года
Нумерация новая с нового года начинается и у входящих, и у исходящих писем. То есть, первому исходящему письму, зарегистрированному в новом календарном году, присваивайте порядковый номер 1. Далее письма нумеруйте подряд, в порядке регистрации.
А вот журнал регистрации нет смысла заводить каждый год новый. Достаточно разделить записи по каждому году визуально, например, указав год на отдельной страничке журнала.
Что делать, если пропустили номер исходящего письма
Когда журнал регистрации исходящих писем ведется вручную, может случиться, что несколько номеров при регистрации пропустили и, например, за номером 1232 идет номер 1323.
Исправить такую ситуацию уже невозможно — скорее всего, исходящие письма с неправильными номерами уже отправили адресатам. С другой стороны, номер каждому письму присвоили и адресату всё равно, под каким номером это письмо зарегистрировали.
Чтобы исключить ненужные вопросы из-за пропуска номеров, в журнале регистрации можно сделать заверительную запись, например: «Пропущены номера с 1233 по 1322». Свою подпись под этой записью должен поставить работник, которому поручили вести журнал регистрации и нумерацию исходящих писем.
Избежать подобных неприятных ситуаций можно, если вести журналы регистрации в электронном виде. В системах электронного документооборота нумерация исходящих писем производится автоматически, и какая-либо ошибка здесь исключена.
Нумерация исходящих писем в делопроизводстве осуществляется в день подписания документа. Чтобы не возникло путаницы, регистрационный номер присваивается на основании предыдущих записей в журнале учета исходящей корреспонденции.
Индексы дел в номенклатуре дел: как расшифровать и использовать в работе
В практике работы отдела ДОУ большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам — индексы дел. Как они составляются и используются, расскажем в статье.
Скачайте полезные документы:
Индекс дела: определение термина
При регистрации документов их нужно индексировать. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Уникальный индекс дела — это буквенно-цифровой код, по которому можно однозначно идентифицировать папку с делом даже не открывая её и не проверяя содержание.
Регистрационный индекс состоит из:
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения — 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре — 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа — 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Индекс дела по номенклатуре дел
В большинстве организаций номенклатуру дел (НД) обновляют ежегодно и ведут в течение календарного года. Документ вводится в действие приказом руководителя организации с 1 января и теряет актуальность 31 декабря. Как обновить Номенклатуру дел в 2020 году на 2021 году, читайте в журнале «Справочник секретаря»
Приказ о создании номенклатуры дел
Скачать документ полностью
Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф. Когда вы составляете НД, работаете с четырьмя графами. В графе 1 «индексы» номенклатуры дел организации указываются буквенно-цифровые коды дел, в графе 2 — заголовки дел, в графе 4 — сроки хранения со ссылками на источники, в графе 5 — «Примечание». Только третья графа при составлении номенклатуры остается свободной. Ее очередь приходит позже, когда закончится календарный год.
Номенклатура дел организации
Скачать документ полностью
В третью графу номенклатуры дел от руки вносим фактическое количество дел, которые образовались за год. В третью графу вносят количество дел в единицах хранения. Единица хранения дела или единица хранения архивного документа — том, если дело бумажное, или электронный носитель информации, если дело электронное.
Не указывайте в третьей графе количество документов в соответствии с журналом регистрации, например, если за год было зарегистрировано 305 распоряжений, то и в номенклатуре некоторые указывают 305 дел. Неверно также ставить во всех графах цифру 1, обозначая, что дело заведено. Понятно, что оно заведено, иначе его не было бы в НД. Значение 0 в номенклатуре дел также не допускается: так вы показываете, что внесли в документ несуществующее дело. Такого быть не должно, потому что номенклатура дел отражает актуальное состояние документального фонда организации в текущем календарном году.
Вносить в номенклатуру заголовки про запас и обозначать их цифрой 0, нельзя. При подготовке НД на следующий год в каждый раздел попадают дела, которые однозначно будут вести в организации. Если в течение года появляется новое дело, то его вносят от руки в уже утвержденную номенклатуру на свободные строки.
Секретарь, работая с разделом номенклатуры дел «Руководство», точно знает, что в будущем году будет вестись дело «Журнал регистрации входящих документов», обязательно будут «Приказы по основной деятельности» и «Приказы по административно-хозяйственным вопросам». Не обойдется компания и без «Переписки по основной (профильной) деятельности». Список в каждой компании свой, и каждый секретарь составит его без труда. Все эти заголовки будут в номенклатуре дел.
А вот появится ли в разделе дело «Переписка с ООО «Позитив»», неизвестно. Даже если переговоры с этой компанией активно ведутся, нельзя быть уверенным в этом абсолютно. Специально для таких случаев при разработке НД в конце каждого раздела оставляют свободные строки. На одну из этих строк можно будет вписать дело «Переписка с ООО «Позитив»», если оно появится.
Обратите внимание! Если дела в компании формировались до того, как начали использовать номенклатуру дел, у них отсутствовал и индекс. Номер дела в этом случае может быть порядковым, присвоенным по годовому разделу описи.
Индекс документа в деле
Нужно понимать, что учетно-регистрационную функцию в индексе дела выполняет номер, а не буквенное обозначение. Поэтому всем документам, которые формируются в одно дело, присваивается одно и то же буквенное обозначение. Например, приказам по кадрам — «К», по личному составу — «Л» или «ЛС».
Буквенные индексы распоряжений и приказов
Шпаргалка полностью в журнале
После исполнения мы все привыкли подшивать документ в папку-регистратор. Чаще всего организации закупают папки-регистраторы с шириной корешка 9 см. В них помещается до 500 листов. А в одном томе, по Правилам архивного дела (п. 4.20), не должно быть больше 250 листов. Следовательно, чтобы посчитать количество томов дела, нужно умножить количество папок, в которое оно сшито, на два.
Дело «Переписка по основной (профильной) деятельности» представлено на стеллаже в 12 папках-регистраторах. Значит, в номенклатуре дел в третьей графе напротив этого дела будет стоять цифра 24. А протоколов за 2020 год получилось мало, едва хватает на половину папки. В третью графу к делу «Протоколы» вносим цифру 1.
С электронными делами проще: как правило, все они представлены на одном носителе информации, соответственно, в третьей графе пишем единицу.
Что делать с переходящими делами
Это дела, которые не закрыты делопроизводством в прошлом году, поэтому они не архивируются и переходят в год наступивший. Самые распространенные виды переходящих дел представлены в таблице.
Основные виды переходящих дел и примеры их заголовков
Вид переходящего дела
Примеры заголовков переходящих дел
Действующие локальные нормативные акты
Правила внутреннего трудового распорядка
Инструкция по делопроизводству
Положение о коммерческой тайне
Документы, которые сопровождают работника весь период его работы в организации
Трудовые договоры работников
Личные карточки работников
Личные дела работников
Дела, не завершенные в прошедшем году
Документы по суду с ООО «Ромашка»
Переписка с АО «Перспектива»
Локальные нормативные акты (ЛНА) закрываются делопроизводством, когда их отменяют специальным приказом. Случается, что некоторые ЛНА являются переходящими делами столько лет, сколько существует организация. Например, Устав организации, если он ни разу не менялся за период ее деятельности.
Документы работников заводят в день их поступления на работу и закрывают в день увольнения. Поэтому в отделе кадров существуют дела — «Трудовые договоры» и «Трудовые договоры уволенных работников». И если первое дело переходит из года в год, то второе закрывают и ежегодно передают в архив. То же происходит и с личными карточками и личными делами работников.
Дело «Приказы по основной деятельности» не переходящее: у нас есть приказы за 2017, 2018, а теперь и за 2019 год. В 2020-м дело открыто вновь. А вот дело «Документы по суду с ООО «Ромашка»», которое начали в 2019 году, закончат только тогда, когда будет вынесено решение по делу и исполнены все обязательства. Переходить из года в год оно может еще долго. Дела этой категории отличаются тем, что обычно персонализированы: не просто документы по суду, а документы по суду с конкретной организацией.
В НД напротив переходящего дела ставят количество его единиц на момент, когда закрывают номенклатуру. Не будет лишней отметка в графе «Примечание» о том, что дело переходящее. Это пригодится и чтобы составить итоговую запись, в которой количество переходящих дел каждой категории учитывают отдельно.
Приведем в качестве примера условный раздел «Руководство» номенклатуры дел организации (образец ниже). Обратите внимание на последние три дела: их завели в течение года, поэтому внесли от руки на специально оставленные свободные строки. Количество дел по ним подсчитали в общем порядке.
Раздел «Руководство» НД с заполненной третьей графой
Индексы дел в номенклатуре дел проставляют по мере формирования.
Составляем итоговую запись
После того как вы заполните третью графу НД, можно составлять итоговую запись. Для этого подсчитайте количество дел разных категорий. Форма итоговой записи представлена вместе с формой номенклатуры дел в Правилах архивного дела и является неотъемлемой частью НД. Это даже не приложение к ней, а полноправный раздел.
При составлении НД после основной таблицы с заголовками и сроками хранения создается и таблица итоговой записи. Весь год ее графы пустовали, и только сейчас, когда известно точное количество заведенных за год дел, настало время ее заполнить. Заполните пока эту таблицу по разделу «Руководство» (образец ниже). Внесите в нее суммарное количество дел постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитайте количество не законченных в прошедшем календарном году — переходящих и с отметкой ЭК.
Итоговая запись к номенклатуре дел раздела «Руководство»
Обратите внимание! Закрытая по итогу года номенклатура дел остается на оперативное хранение у секретаря.
После того как вы справились с третьей графой и итоговой записью к разделу «Руководство» НД, помогите коллегам из подразделений сделать то же самое. Рекомендуем не заниматься сбором информации в электронной форме, а лично прийти в каждый отдел и поработать вместе с его сотрудниками.
Когда вы подсчитаете количество дел по каждому разделу НД, составьте итоговую запись к сводной номенклатуре дел. Она так же, как и информация в третью графу, вносится от руки во все экземпляры документа (образец ниже). Образец. Итоговая запись в сводной номенклатуре дел
Итоговая запись в сводной номенклатуре дел
Если организация — источник комплектования государственного (муниципального) архива, то итоговые сведения она должна передать в архив, которому подведомственна. Об этом в форме итоговой записи есть специальная отметка. Организациям, которые не являются источниками комплектования государственного (муниципального) архива, такая отметка не нужна, и они могут убрать ее из документов.
Индексы дел в номенклатуре дел, по сути, являются уникальным идентификатором, по которому однозначно можно установить папку. Использование индексов в номенклатуре дел организации облегчает систематизацию и поиск нужных папок.