Как посчитать удельный вес численности работников

Как рассчитать численность работников

Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.

Содержание

Как рассчитать необходимое количество сотрудников

Методики расчета численности персонала

Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.

Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.

Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.

Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.

Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.

Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал

Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.

Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.

Расчет штатной численности персонала

Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.

Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.

Расчет численности персонала на примере

В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.

V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;

ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;

ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);

КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.

1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.

Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.

Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.

Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора

Формула расчета коэффициента невыхода на работу:

Пример расчета коэффициента невыходов на работу

После того, как владелец магазинов посчитал, что ему можно сократить штат продавцов на два человека, он решил уточнить результат, чтобы убедиться, что в случае увольнения не снизится качество сервиса. Для этого он рассчитал коэффициент невыхода сотрудников на работу в течение 12 месяцев.

Получилось, что каждый сотрудник за год идет в отпуск на 28 дней, или 252 часа.

ДН = 252 часа/1 980 часов (показатель ФРВ) = 0,13.

1 + 0,13 = 1,13 — коэффициент невыхода на работу.

Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.

Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):

Дополним пример

В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).

Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного

Что делать, если результаты вам не нравятся

Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?

Для примера рассмотрим две ситуации.

Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег

В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:

Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.

Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало

Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.

Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.

Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.

Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую

Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).

Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников.

Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта.

Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников

Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце.

В расчете учитываются:

В расчете не учитываются:

Например, на 01.02.2021 в компании работает 50 человек. Одна сотрудница 16 февраля уходит в декретный отпуск, а другой сотрудник в этот же день — в отпуск по уходу за ребенком. Значит, с 16 числа они не будут учитываться в расчете. С 1 по 15 февраля (15 дней) — 50 человек. С 16 по 28 февраля (13 дней) — 48 человек.

(50 х 15) + (48 х 13) = 1374

Затем эту сумму делим на количество дней в феврале:

Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.

Шпаргалка расчета численности персонала

Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:

1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.

2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).

3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.

4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.

5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.

6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.

Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова

Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно

За это время вы поймете, подойдет ли CRM для вашей компании: как работает IP‑телефония, e-mail и sms-рассылки, удобно ли ей пользоватся сотрудникам.

Оцените статью по пятибалльной шкале

Средняя оценка 3.4 / 5. Количество оценок: 10

Источник

Как рассчитать удельный вес рабочих в процентах?

Расчет удельного веса рабочих один из самых распространенных расчетов при изучении персонала. Анализ количественных и качественных показателей персонала очень часто используется при написании курсовых и дипломных работ. Поэтому попытаемся рассмотреть далее, какие варианты расчета удельного веса рабочих могут быть. По сути, расчет удельного веса это, не что иное, как относительная величина структуры (подробнее об общих правилах расчета этой величины можно посмотреть тут). Расчет структуры явления (удельного веса) всегда ведется по одной и той же формуле.

Формула расчета удельного веса имеет вид:

Как рассчитать структуру персонала по категориям работников?

Проанализируем структуру персонала по категориям работников, результаты анализа представим в таблице 1 и рисунке 1.

Расчет по каждому периоду одинаковый, поэтому приведем расчет за 2009 год

Удельный вес руководителей = 17 / 96 * 100 = 18%

Удельный вес специалистов = 38 / 96 * 100 = 40%

Удельный вес служащих = 19 / 96 * 100 = 20%

Удельный вес рабочих = 14 / 96 * 100 = 14%

Удельный вес МОП = 8 / 96 * 100 = 8%

Результаты расчетов заносим в таблицу.

Таблица 1. Структура персонала ООО «Кварц»

Необходимо отметить снижение доли специалистов в 2011 году по сравнению с 2009 и 2010 годами с 40% до 38%. Но в то же время в 2011 году уличалась доля служащих до 22%.

Рисунок 1. Структура персонала ООО «Кварц» по категориям в 2009-2011 годах

Из рисунка видно, что основной персонал в ООО «Кварц» – это специалисты, т.к. именно от их работ зависит эффективная деятельность компании, и получение ею прибыли. Несмотря на снижение доли специалистов в 2011 году до 38% эта группа занимает больший удельный вес в структуре персонала.

Как рассчитать удельный вес персонала по возрасту?

Рассчитаем удельный вес (долю) каждой возрастной группы.

Возрастная структура персонала в 2011 году.

Удельный вес до 25 = 67 / 223 * 100 = 30,0%

Удельный вес от 25 до 40 = 113 / 223 * 100 = 50,7%

Удельный вес от 40 до 50 = 26 / 223 * 100 = 11,7%

Удельный вес от 50 до 60 = 14 / 223 * 100 = 6,3%

Удельный вес старше 60 = 3 / 223 * 100 = 1,3%

Результаты расчетов представлены в таблице 2.

Таблица 2. Возрастная структура персонала ООО «Яркий мир» за период 2011-2013 гг.

Как видно из таблицы 2 в ООО «Яркий мир» значительных колебаний возрастных групп нет, однако можно заметить определенную динамику долей в двух первых возрастных группах – до 25 лет и от 25 до 45 лет. Доля группы сотрудников с возрастом до 25 лет постепенно увеличивалась с 2011 до 2013 и составила 31,3%, прирост по отношению к 2011 году 1,3%. В то же время доля группы в возрасте от 25 до 45 лет постепенно сокращалась и в 2011 году составила 48,9%, снижение доли по отношению к 2011 году 1,8%. Такая динамика говорит о том, что организацию в большей степени покидаю сотрудники, имеющие определенный опыт и скорее всего не удовлетворенные политикой оплаты труда. Приход более молодых сотрудников на место ушедших так же подтверждает данный факт. Это является минусом кадровой политики организации.

Структура персонала по уровню образования

Проанализируем структуру персонала по образованию таблица 3.

Рассчитаем удельный вес (долю) каждого уровня образования.

Возрастная структура персонала в 2011 году.

Удельный вес СП и СО = 24 / 223 * 100 = 10,80%

Удельный вес НПО = 33 / 223 * 100 = 14,8%

Удельный вес СПО = 127 / 223 * 100 = 57,0%

Удельный вес ВПО = 39 / 223 * 100 = 17,5%

Результаты расчетов представлены в таблице 3.

Таблица 3. Структура персонала ООО «Яркий мир» по образованию за 2011-2013 гг.

Как видно из таблицы 3 структура сотрудников ООО «Яркий мир» особых изменений не имеет. За все три года наибольшую долю занимают сотрудники со средним профессиональным образованием (57,0-52,7%), доля работников с высшим образованием составила 17,5 — 20,9%.

Как рассчитать удельный вес персонала по стажу и полу?

Рассчитаем удельный вес (долю) персонала по продолжительности производственного стажа.

Удельный вес персонала по продолжительности трудового стажа в 2011 году.

Удельный вес до 2 лет = 112 / 223 * 100 = 50,2%

Удельный вес от 2 до 5 = 98 / 223 * 100 = 43,9%

Удельный вес от 5 до 10 = 11 / 223 * 100 = 4,9%

Удельный вес от 10 и более = 2 / 223 * 100 = 1,0%

Результаты расчетов представлены в таблице 4.

Таблица 4. Структура персонала ООО «Яркий мир» по длительности трудового стажа за период 2011-2013 гг.

Наибольшую долю по продолжительности стажа, как видно из таблицы 4, в ООО «Яркий мир» занимают работники, проработавшие в организации не более двух лет, данный показатель колеблется на уровне 50-52%. Это говорит о неделании работников задерживаться длительное время в организации. Такому может быть несколько объяснений – низкий уровень оплаты, низкий престиж, плохо выстроенная система поощрений и т.д. кроме того, сократилась доля работников проработавших в организации от 2 до 5 лет. В период сокращения численности многие работники нашли себе более высокооплачиваемую работу.

Далее проведем расчет удельного веса персонала по гендерному признаку таблица 5.

Удельный вес персонала по гендерному признаку в 2011 году.

Удельный вес мужчин = 85 / 223 * 100 = 38,2%

Удельный вес женщин = 138 / 223 * 100 = 61,8%

Результаты расчетов представлены в таблице 5.

Таблица 5. Структура персонала ООО «Яркий мир» по гендерному признаку за период 2011-2013 гг.

Доля мужчин находится на уровне 38%, доля женщин – 62%, особых изменений долей по гендерному признаку в организации не наблюдается.

Источник