Порядок расчета и форму баланса рабочего времени работодатель вправе определить самостоятельно. Как правило, для его расчета необходимо определить число рабочих дней и часов, продолжительность рабочего дня и рассчитать полезный фонд рабочего времени.
Рабочее время — это время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые, в соответствии с трудовым законодательством, относятся к рабочему времени (ст. 91 Трудового кодекса РФ).
Для повышения эффективности использования фонда рабочего времени и определения плановой численности работников используется баланс рабочего времени.
Составление баланса рабочего времени
Под балансом рабочего времени принято понимать систему показателей, отражающих использование рабочего времени в организации за определенный календарный период.
На законодательном уровне обязанность работодателя по составлению баланса рабочего времени не предусмотрена, поэтому его форму и порядок расчета работодатель вправе разработать самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте организации (ст. 8 ТК РФ).
Баланс рабочего времени может быть рассчитан в целом по организации, по отдельному структурному подразделению (цеху, участку и т.п.) или по каждому работнику. Как правило, в крупных организациях расчет баланса производят на группу работников, выполняющих схожие или одинаковые трудовые функции.
Баланс рабочего времени может составляться как в человеко-днях, так и в человеко-часах, его оформляют в виде таблицы. Отработанным человеко-часом принято считать один час работы работника на своем рабочем месте. Отработанным человеко-днем считается явка работника на работу и тот факт, что он приступил к работе, независимо от продолжительности рабочего времени.
Расчет баланса рабочего времени
Расчет баланса рабочего времени в организации, как правило, осуществляется в следующем порядке:
Внутрисменные потери рабочего времени учитываются в часах и включают в себя часы потерь в связи с сокращением длительности рабочего дня кормящим матерям, подросткам, на вредных производствах, в предпраздничные дни, а также часы потерь ввиду опозданий работников, внутрисменных простоев и т.п. (ч. 3 ст. 72.2, ст. ст. 92, 95, 258 ТК РФ).
В балансе можно также отразить и среднюю продолжительность рабочего дня, которая определяется как частное от деления общего количества отработанных часов к количеству рабочих дней.
Все полученные показатели расчета баланса рабочего времени необходимо свести в одну таблицу.
Следует отметить, что в целях сравнительного анализа работодатель может составлять несколько видов баланса рабочего времени — плановый и фактический. Но вне зависимости от этого каждый баланс рассчитывается примерно по одной и той же методике. Разница лишь в том, что в плановом балансе неявочные дни и внутрисменные потери прогнозируются на основе графиков отпусков и среднего процента соответствующих неявок и потерь за аналогичный предыдущий период, а в фактическом балансе рабочего времени данные показатели учитываются на основе табеля учета рабочего времени.
Пример. Баланс рабочего времени на одного работника за 2018 г. при пятидневной рабочей неделе
N п. п.
Показатель
План
Факт
1
Календарное время (дн.), в том числе:
365
365
1.1
104
104
2
Номинальный фонд рабочего времени (дн.)
(п. 1 — п. 1.1 — п. 1.2)
247
247
3
Неявки на работу (дн.), в том числе:
45
54
3.1
очередные и дополнительные отпуска
28
28
3.2
учебный отпуск
7
7
3.3
временная нетрудоспособность
10
14
3.4
прочие неявки, разрешенные законодательством
0
1
3.5
отпуск с разрешения администрации
0
4
3.6
прогулы
0
0
3.7
простои
0
0
4
Явочный фонд рабочего времени (дн.)
(п. 2 — п. 3)
202
193
5
Номинальная продолжительность рабочей смены (ч)
8
8
6
Бюджет рабочего времени (ч)
(п. 4 x п. 5)
1 616
1 544
7
Потери времени, связанные с сокращением длительности рабочего дня (ч), в том числе:
6
18
7.1
для кормящих матерей
0
0
7.2
внутрисменные простои
0
2
7.3
для занятых на тяжелых и вредных работах
0
0
7.4
для подростков
0
0
7.5
с разрешения администрации
0
10
7.6
предпраздничные дни
6
6
7.7
прочие
0
0
8
Полезный (фактический) фонд рабочего времени (ч)
(п. 6 — п. 7)
1 610
1 526
9
Средняя продолжительность рабочего дня (ч)
В 2018 г. номинальный фонд рабочего времени составил 247 дней. Из данного количества дней вычитаются дни неявок работника на работу в течение года. Тем самым получаем явочный фонд его рабочего времени, полученное число дней переводится в часы путем умножения на продолжительность рабочей смены. Полезный фонд будет являться разницей между так называемым явочным фондом и потерями времени, связанными с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменными потерями). Показатель средней продолжительности рабочего времени указывает на то, насколько эффективно работником в течение года использовалось выделенное на труд время.
В.И. Неклюдов Государственная инспекция труда в Нижегородской обл.
Контроль использования рабочего времени является важным инструментом в работе кадровой службы и бухгалтерии организации. Он позволяет оптимизировать простои и повысить производительность труда. Для этого составляется и используется баланс рабочего времени.
Что такое баланс рабочего времени?
Трудовой период в определенном календарном сроке за вычетом выходных дней и очередных плановых отпусков принято считать балансом рабочего времени. Он распределяется в среднем по всем структурным подразделениям организации и определяется в виде рабочих дней, часов, необходимых к выработке каждым работником в плановом периоде.
Баланс рабочего времени состоит из нескольких фондов:
Нерабочими днями принято считать плановые выходные дни и праздничные даты, установленные государством и отраженные в производственном календаре.
Баланс составляется в следующих единицах:
Последняя единица принята более точной, именно ее чаще используют при подсчете составляющих баланса. Расход рабочего времени разделяется на три раздела:
При составлении баланса учитываются также часы, отработанные сверхурочно. Это удобный инструмент для сравнения рабочего времени за несколько периодов. Тогда можно делать выводы об его экономии или перерасходе.
Использование фонда рабочего времени можно определить по следующим показателям:
На основе баланса рабочего времени можно составить анализ работы организации в целом, найти пути повышения производительности. Для этого обязательно выводится время, которое было потрачено на непроизводственные моменты, связанные с простоями по любым причинам. Например, отсутствием сырья для производства, нарушением технологического процесса, затратами трудового времени на устранение брака, прогулы и т.д.
Ежегодно в помощь кадровикам и бухгалтерам составляется производственный календарь, в котором учитываются:
Для удобства использования в нем содержатся сведения с разбивкой поквартально и помесячно для разного количества часов рабочего времени в неделю, используемых в организациях любой сферы деятельности. Применение производственного календаря в бухгалтерии позволяет расчетчику по заработной плате безошибочно ее начислить, оплатить больничный лист, рассчитать отпускные и т.д.
Праздничные дни в России в 2021 году
Трудовым кодексом РФ в статье 112 устанавливаются праздничные дни, которые считаются нерабочими на всей территории России:
Субъектам РФ разрешено статьей 6 ТК устанавливать своими нормативными актами дополнительные праздничные дни, в том числе религиозные, когда жители данной территории освобождаются от работы.
Переносы праздничных дней в 2021 году
Ежегодно Правительство определяет дни отдыха, подлежащие переносу в связи с попаданием на праздничные нерабочие даты. Это необходимо для рационального использования рабочего времени. Закрепляется норма соответствующим постановлением Правительства. В частности в 2021 году производятся переносы по Постановлению от 10.07.2019 N 875 и нерабочими днями будут: 4 и 5 января перенесут на 4 и 5 мая.
Нормы рабочего времени в 2021 году
Расчет нормы рабочего времени в 2021 году производится в зависимости от продолжительности недельного рабочего времени. За рабочую неделю принимается пятидневка с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) с установленной продолжительностью работы в день:
Смена, предшествующая праздничному нерабочему дню, подлежит уменьшению на 1 час, согласно ч. 1 ст. 95 ТК РФ.
Поэтому в 2021 году на час меньше станут дни: 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 3 ноября, 31 декабря. Правило сокращения на 1 час смены действует и при переносах.
В итоге в этом году работники, осуществляющие трудовую деятельность по пятидневной рабочей неделе, на час меньше отработают 5 рабочих дней.
Норма рабочего времени вычисляется путем умножения количества часов в рабочей смене (8, 7,2 или 4,8) на количество рабочих смен в месяц по производственному календарю.
Пример. При 5-дневной неделе в январе 2021 года получается 17 рабочих дней. Тогда норма рабочего времени при 8-часовой смене составит 8 × 17 = 136 часов.
Месяц / Квартал / Год
Количество дней
Рабочее время (час)
Календарных
Рабочих
Выходных
40 час/нед
36 час/нед
24 час/нед
Январь
31
17
14
136,0
122,4
81,6
Февраль
29
19
10
152,0
136,8
91,2
Март
31
21
10
168,0
151,2
100,8
Апрель
30
22
8
175,0
157,4
104,6
Май
31
17
14
135,0
121,4
80,6
Июнь
30
21
9
167,0
150,2
99,8
Июль
31
23
8
184,0
165,6
110,4
Август
31
21
10
168,0
151,2
100,8
Сентябрь
30
22
8
176,0
158,4
105,6
Октябрь
31
22
9
176,0
158,4
105,6
Ноябрь
30
20
10
159,0
143,0
95,0
Декабрь
31
23
8
183,0
164,6
109,4
1 квартал
91
57
34
456,0
410,4
273,6
2 квартал
91
60
31
477,0
429,0
285,0
3 квартал
92
66
26
528,0
475,2
316,8
4 квартал
92
65
27
518,0
466,0
310,0
2021 год
366
248
118
1 979,00
1 780,60
1 185,40
Количество рабочих смен и норма времени работы отражены в производственном календаре помесячно и поквартально.
При планировании рабочего времени сотрудников предприятия оперируют такими понятиями, как «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».
Баланс рабочего времени – это таблица, в которой отражено распределение календарных дней /часов, их использование работниками фирмы. С помощью документа контролируются временные потери рабочих часов, определяется численный состав. Данный учет можно вести в Excel как показано ниже на примере.
Составляющие баланса рабочего времени
Данный анализ содержит ожидаемые показатели и фактическое использование рабочего времени. Единицы измерения – человеко-дни / человеко-часы.
Такой отчет составляется ежемесячно для каждого структурного подразделения. Впоследствии плановое время сравнивается с фактическим временем. Показатели анализируются в абсолютных величинах и в коэффициентах:
Таким образом, основная задача баланса:
Расчет баланса рабочего времени
Допустим, предприятие уже существует. Есть штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени за прошлые периоды. Необходимо рассчитать:
«Шапка» учебного баланса выглядит следующим образом:
Сделаем прогноз количества рабочих часов на условный месяц.
В столбце «Максимально возможное время» расчет производится автоматически. Вводим формулу: = F4 – H4 (табельные значения минус плановый отпуск). Для дней и часов соответственно.
Для расчета не явочных часов нужны средние показатели неявок. Удобнее всего, если учет времени тоже ведется в Excel. Ежемесячно подсчитываются «явки» и «неявки» по каждому сотруднику.
Тогда при составлении баланса на новый период можно в графу «Явочное время» ввести формулу со ссылкой на «Учет раб.вр.» за предыдущие 3 месяца.
Например, такую: =J4-((‘Учет раб.вр. Март’!B3+’Учет раб.вр. Апрель’!B3+’Учет раб.вр. Май’!B3)/3). Или с использованием функции СРЗНАЧ: =K4-(СРЗНАЧ(‘Учет раб.вр. Март’!C3;’Учет раб.вр. Апрель’!C3;’Учет раб.вр. Май’!C3)).
По такому же алгоритму заполняются данные по всем сотрудникам и подразделениями. Формулы копируются на весь столбец.
Впоследствии на основе баланса можно составлять аналитическую таблицу для сравнения плановых и фактических показателей.
Баланс времени одного среднесписочного рабочего
На одного человека составляют балансы, как правило, на промышленных предприятиях.
Внесем показатели и известные величины в таблицу Excel:
Все остальные числовые значения по показателям найдем с помощью формул:
Разделим по «математическим» действиям:
Полезный фонд (строка 9): бюджет рабочего времени (продолжительность раб. дня * явочный фонд) – временные потери. Формула: =(C17*C16)-C18.
Фактический и нормативный балансы рабочего времени
Расширяем таблицу с нормативным балансом – добавляем столбец с фактически использованным рабочим временем за период и с отклонениями.
Скачать баланс рабочего времени Скачать табель учета рабочего времени
Вносим фактические значения. Отклонения находим с помощью формул. Анализ готов.
Баланс рабочего времени: как его составить и использовать в практической деятельности организации
Баланс рабочего времени (БРВ) представляет собой расчет реального фонда рабочего времени, которое работник будет тратить на выполнение своих трудовых функций. Его можно рассчитать на смену, неделю, квартал, год или любой другой требуемый период времени. Необходим БРВ для того, чтобы работодатель понимал, сколько времени из общего фонда будет затрачиваться на создание результата и в зависимости от этого планировал, какое количество работников той или иной квалификации необходимо привлечь.
Например, считается, что работник в месяц должен отработать 22 рабочих дня (усреднено) или иное количество дней (часов) в соответствии с производственным календарем и режимами рабочего времени в организации. Но по факту любой работник будет частично отсутствовать на рабочем месте по уважительным причинам, и поэтому в реальности количество дней (часов), потраченных производительно, будет ниже, а значит, и объем работ будет выполнен меньше на ту же величину. Баланс рабочего времени – хороший инструмент, который позволит работодателю визуализировать причины невыполнения объемов работ в рабочее время ответственными работниками, а также планировать реальные объемы выполнения работ.
Многие работодатели, несмотря на невыполненные объемы работы, все равно формируют задания и нормы труда, исходя из календарного фонда рабочего времени, и если работники что-то не успевают выполнить, то тогда они все делают во внерабочее время, которое по закону не считается сверхурочным.
Работодатель коммерческой организации вправе решать самостоятельно: планировать объем работ и, соответственно, выручку, исходя из реального фонда рабочего времени, или же требовать от работника выполнения всего объема работ в любом случае. Цель данной статьи заключается в том, чтобы показать работодателю, который осуществляет свою деятельность в соответствии с трудовым законодательством, что реальное время, которое будет затрачено на работу, меньше того, которое регламентируется режимами рабочего времени и производственными календарями, а также объяснить, как рассчитать этот разрыв.
Итак, есть номинальный фонд рабочего времени, который берется из производственного календаря, и/или при сменных режимах рассчитывается, исходя из графиков сменности. Этот фонд выражается в днях и/или часах.
Его можно взять как исходный – на одного работника или же на любую целевую группу работников (цех, участок и т. п.).
В приведенной ниже таблице, которая представляет собой алгоритм расчета баланса рабочего времени, исходный фонд рабочего времени называется номинальным.
Из номинального фонда минусуются все неявки на работу сначала в днях, а затем в часах, исходя из данных прошлых лет в организации. Например, кадровому работнику несложно рассчитать, какое время невыходов на работу по болезни приходилось в среднем на одного работника в прошлом году. Для достоверности расчетов подобные данные лучше брать за последние 3 года.
Набор причин невыходов на работу, приведенный в таблице, можно дополнить, исходя из реальных данных о деятельности своей организации, условий коллективного договора в ней и других значимых факторов.
Обратите внимание: потери рабочего времени могут измеряться в днях (1-я группа потерь), а некоторые потери по уважительным причинам измеряются в часах (2-я группа потерь).
Итак, представлен алгоритм расчета реальной средней продолжительности рабочего дня. Также приведен пример расчета, согласно которому реальный рабочий день составляет – 7,08 часов вместо 8. Исходя из этой цифры необходимо планировать финансово-экономические показатели организации. Кроме того, эта цифра является поводом для принятия управленческих решений. Возможно, в организации необходимо ввести премирование для работников, которые не ходят на больничные. Или же нанять дополнительных работников, если есть необходимость достичь определенных результатов работ. Словом, БРВ – это инструмент анализа в системе управления персоналом.
Правильный расчет баланса рабочего времени на 2020-2021 годы
Баланс рабочего времени (далее — БРВ) — это система экономических показателей, которые характеризуют имеющиеся у предприятия ресурсы рабочего времени сотрудников (с делением на однородные группы или в целом по предприятию) и их использование. Плановый БРВ рассчитывается с использованием запланированных в текущем незавершенном (либо следующем) году показателей.
БРВ рассчитывается для того, чтобы определить, есть ли резерв для увеличения производительности труда. Подсчет проводится путем соотнесения количества работающих с рациональным применением их рабочего времени. Показатель рассчитывается в человеко-часах или человеко-днях. При этом плановый БРВ позволит спрогнозировать, какова будет эффективность от использования рабочего времени, а при последующем сравнении с отчетным значением можно будет понять, что повлияло на отклонение от плана.
Расчет показателя обычно производится в разрезе одного среднесписочного сотрудника либо для группы работников, которых объединяют схожие графики работы и одинаковая продолжительность отпусков. Также зачастую БРВ рассчитывается в целом по предприятию.
Пример расчета баланса рабочего времени
Расчет БРВ производится следующим образом:
Для чего нужен баланс рабочего времени
Вычисление БРВ за прошедшие годы позволяет сравнить его с показателями текущего года в динамике для выявления тенденций по изменению эффективности использования рабочего времени сотрудников. Для расчета показателей за определенные календарные периоды необходимо определить соответствующие нормы рабочего времени в соответствии с порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н.
Годовой баланс рабочего времени
Рассчитать ФРВ за 2021 год можно по его завершении, когда будет известно число среднесписочного состава сотрудников и фактическая средняя продолжительность рабочего дня на предприятии. При расчете табельного фонда рабочего времени в 2020–2021 годах следует учитывать праздничные дни (ст. 112 ТК РФ), а также их перенос в соответствии с постановлениями Правительства РФ.
Для расчета показателей в 2021 году потребуются сведения о переносе праздничных дней, которые содержатся в постановлении Правительства от 10.10.2020 № 1648. Данные о переносе выходных дней в 2020 году брались из постановления Правительства от 10.07.2019 № 875.
Как рассчитать среднемесячный баланс рабочего времени
Среднемесячный БРВ рассчитывается путем деления перемноженных показателей БРВ за каждый месяц в году на 12 (по числу месяцев). При этом для анализа показателей эффективности использования рабочего времени оптимально делать расчет отдельно для 5- и 6-дневной рабочей недели длительностью 40 и 36 часов.
Скачать баланс рабочего времени Скачать табель учета рабочего времени
