дерево целей ремонт квартиры
Дерево целей: как построить и пользоваться
Дерево целей – широко известный термин в менеджменте. Это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням) совокупность целей экономической системы, программы, плана.
В 1957 году американский учёный Рассел Линкольн Акофф предложил методику построения дерева целей. С того времени и до сегодняшнего дня эта методика не утратила популярности и активно используется при планировании задач менеджерами и бизнесменами.
Что это такое и для чего оно нужно
Метод дерева целей считается одним из наиболее эффективных методов планирования задач. Этот метод включает в себя все общие принципы планирования, простые и лёгкие для изучения. По сути, это граф, отражающий план решения той или иной задачи.
При планировании решения задачи, как правило, используют графическое изображение дерева. В таком изображении дерево имеет перевёрнутый вид, где «ствол» представляет собой вершину графа и находится на самом верху. А из неё, вершины, растут стремления последующих уровней, образуя крону.
Графическое изображение задач в таком виде помогает человеку чётко продумать план достижения намеченного. Изобразив свои планы в виде графа, человек видит с какими проблемами он столкнется и какие дополнительные ресурсы ему потребуются, чтобы достичь задуманного.
Также по графу приблизительно оценивается срок достижения целей. При таком представлении решения проблемы, становятся видны связи и зависимости одних задач от других. Сегодня методом дерева целей пользуются в научном прогнозировании менеджеры при ведении проектов, а также для планирования личных вопросов.
Как построить
Правила, используемые при построении дерева целей, весьма простые:
Принципы построения
В менеджменте приняты следующие принципы построения дерева целей:
Постановка цели предполагает, что есть некоторая проблема, которую необходимо решить. Как правило, задачи, требующие планирования, решить сходу невозможно. Потому что они достаточно сложные и требуют комплексного подхода к решению.
Бывает так, что поставленная задача не может быть решена, потому что не хватает ресурсов для её решения. Или нет возможности оценить наличие ресурсов, так как проблема слишком большая. В этом случае дерево целей хороший вариант для анализа ситуации. Учитывайте потребности и ресурсы, которые есть в вашем распоряжении, при построении дерева целей.
Используя в планировании дерево целей, формулируйте задачи конкретно. Учитывайте, что они должны быть конечными. Опишите параметры, по которым в итоге можно будет определить выполнена она или нет. Также необходимо установить время, которое нужно для выполнения поставленной задачи.
Рационально будет ставить задачи в несколько этапов. Первым этапом ставится генеральная цель. Затем для её выполнения ищутся и анализируются ресурсы. После чего, как правило, понадобится поставить подцели. Аналогично для реализации подцелей тоже ищутся ресурсы.
Таким образом, продолжается разворачивание главной задачи, пока не будет продумана вся схема её решения. Задачи уточняются и проясняются до тех пор, пока это необходимо.
Подцели должны быть достаточными для решения главного замысла, то есть если достигаются все подцели, то это приводит к решению главной задачи. Не должно получиться так, что при выполнении всех подцелей, для решения главной задачи потребуются дополнительные действия или ресурсы. Если получается так, то это говорит о том, что дерево целей было построено неверно.
Если деревом целей пользуются для организации работы бизнеса или предприятия, то структура его должна соответствовать структуре предприятия. Таким образом, чтобы каждый отдел или подразделение достигали своих стремлений, что в дальнейшем должно привести к достижению общего замысла предприятия. Это наиболее удобное построение дерева целей для систем, состоящих из нескольких элементов или предприятий.
При построении дерева целей часто используют метод декомпозиции. Суть этого метода в том, чтобы произвести разбиение главной цели высшего уровня на частные подцели. Или же в обратном порядке, из подцелей составляется план достижения замысла высшего уровня. Для решения конкретной проблемы всегда стоит выбирать вариант создания дерева целей максимально подходящий и оптимально использующий ресурсы.
Примеры построения
Разберём построение дерева целей на следующих примерах целей: поступление в ВУЗ и финансовое благополучие. Как получить дерево целей?
Пример с поступлением в ВУЗ описывает постановку главной задачи, подцелей, выделение ресурсов. А так же каким образом используются ресурсы для решения вопроса. В примере о финансовом благополучии рассматривается ещё одни вариант построения графа.
Допустим, главная задача — поступление в ВУЗ. Построение дерева целей для будущего студента требует учесть имеющиеся ресурсы и выделить подцели. Какие могут быть ресурсы для поступления в ВУЗ.
К ресурсам в этом случае относятся:
Учитывая имеющиеся ресурсы необходимо получить дерево целей. Для этого выделяются подцели. Они зависят от ресурсов. Например, у семьи мало финансов, нет связей, молодой человек окончил школу без медали, имеет средние оценки знания.
Получаем следующие подцели:
В свою очередь, эти цели могут иметь подцели. Рассмотрим на примере цели о занятиях с репетитором. Сюда нужно отнести:
Конечно в каждом конкретном случае будут свои ресурсы и варианты решения проблемы. Ведь бывают богатые родители со связями и ребенок, который плохо учится. Тогда структура всего плана поменяется очень сильно.
Так же она будет зависеть от того, в какой ВУЗ хочет поступить человек. Так как для поступления, например, в обычный малопопулярный ВУЗ, где конкурс, возможно один человек на место, это один вариант планирования. А поступление в заграничный престижный ВУЗ, это уже совсем другое. Тут дополнительно понадобяться и знание языка, и изучение возможностей проживания в другой стране во время учебы, и получение визы и многое другое.
Теперь разберём пример построения графа для создания финансового благополучия.
Начнём строить дерево целей с постановки главного замысла: финансовое благополучие.
Дерево целей можно изобразить графически, так будет более наглядно.
Условно финансовое благополучие можно достичь при исполнении трёх подцелей:
Таким образом, дерево целей имеет три пункта второго уровня. Затем каждый из пунктов разбивается на подцели, которые образуют третий уровень. Например, организация активного дохода может иметь следующие пункты:
Опять же, это всего лишь общий пример. Представления и ресурсы для организации финансового успеха у дворника, например, будут очень сильно отличаться от финансовых планов богатого бизнесмена. Для кого-то дополнительный заработок в несколько тысяч рублей будет большим успехом или приобретение скромного жилья в пригороде. А для кого-то приобретение еще одного завода станет лишь маленькой частью плана.
По аналогии граф строится дальше. Дерево целей может иметь сколько угодно подцелей на каждом уровне, кроме первого. На первом уровне всегда одно главное стремление. Важно, чтобы оно полностью описывало план решения проблемы.
Заключение
Планировать свою деятельность при помощи графа очень удобно. Это наглядный инструмент, позволяющий увидеть каким образом взаимодействуют задачи и ресурсы для их решения.
При помощи такого построения легко обнаруживаются недостающие ресурсы и появляются новые задачи, которые необходимо решить для восполнения не хватающих ресурсов.
Также при графическом изображении становится видно взаимодействия целей между собой, их зависимость друг от друга, влияние выполнения той или иной задачи на вышестоящие, её значимость в общем результате.
Граф удобно использовать не только при ведении бизнеса или планировании рабочих вопросов. Он легко трансформируется для решения личных вопросов, таких как учёба, финансы, саморазвитие и другие.
3 полезных инструмента для целеполагания и планирования
Разбираемся, как ставить цель, чтобы наверняка её достичь.
Бывает так, что хотим, даже начинаем делать, но к нужным результатам прийти не можем. Бросаем всё, как котёнок из мема: «Ну и пожалуйста! Ну и не нужно!» Итог — целый багаж нереализованных планов.
Иногда проблема в недостаточном усердии. А иногда в том, что цель просто неправильно сформулирована (или даже вообще не). В подборке — приёмы, которые могут помочь поставить цель и начать к ней двигаться.
Колесо жизненного баланса
Оценить главные сферы жизни и понять, какие цели лучше ставить.
С этой техникой точно стоит познакомиться тем, у кого проблемы с work-life balance — гармонией между личной и профессиональной жизнью.
Чтобы выстроить колесо жизненного баланса, нужно:
Автор-фрилансер. Пишет для сайтов, блогов, соцсетей. В бэкграунде — журналистика, SEO и SMM. Ловит дзен во время занятий йогой, чтения книг — и когда все слова в тексте стоят на своём месте.
Чем ровнее внутренняя часть круга, тем выше уровень баланса и гармонии в жизни. Идеальный вариант — полностью закрашенное колесо. К этому и стоит стремиться — ставить цели в сферах, которые оценены хуже других.
На иллюстрации видно, что у владельца колеса всё хорошо со спортом, но для жизненного баланса не хватает многого, а особенно денег. Проработаем эту цель дальше.
Система SMART
Чтобы добиться результата, надо сформулировать цель максимально точно и подробно.
«Умная» (от англ. smart) цель должна быть:
Неправильно: «Хочу денег».
Правильно: «Цель — увеличить свой ежемесячный доход».
Дополним предыдущий пример: «Цель — увеличить ежемесячный доход на 25% относительно нынешнего» или «Зарабатывать не менее 100 тысяч рублей в месяц».
Доработаем пример: «Зарабатывать не менее 100 тысяч рублей в месяц на продаже одежды собственного производства».
Дополним: «Зарабатывать не менее 100 тысяч рублей в месяц на продаже одежды собственного производства. Чтобы обеспечить себя и свою семью, занимаясь любимым делом, и перестать страдать».
Итог: «Цель — зарабатывать не менее 100 тысяч рублей в месяц на продаже одежды собственного производства к 31 декабря 2021 года. Так я смогу обеспечить себя и свою семью, занимаясь любимым делом, и перестану страдать».
Вот так ловко «не хватает денег» превращается в «точно знаю, чего, когда и зачем хочу». Пора двигаться дальше.
Дерево целей
Чтобы достичь цели, нужно разбить её на маленькие цели.
Как работает методика?
Дерево целей — это система, в которой цели выстраиваются в иерархическом порядке (от общего к частному). Результат — пошаговый план действий.
Чтобы построить своё дерево, нужно выбрать глобальную цель, затем выписать подцели, которые должны привести к результату. Далее — каждую подцель разделить на ещё более мелкие, затем ещё и ещё, пока на нижнем уровне не появятся конкретные, простые действия.
Чем подробнее будет расписана каждая цель, тем нагляднее и понятнее, с чего начинать.
Начать движение к цели помогут ответы на вопросы:
Глобальные планы пугают, кажутся невыполнимыми. Но если разделить их на много маленьких и действовать постепенно, шаг за шагом, всё может оказаться гораздо проще.
Теперь, когда мы точно определили цели и видим понятный план действий, будет гораздо легче достичь результатов и не сбиться с пути. Но это только начало. Следующий вопрос — как научиться распределять время так, чтобы успевать реализовывать все свои «хочу»? Курс «Тайм-менеджмент» поможет освоить планирование, грамотно расставить приоритеты и найти время на новые свершения.
Урок 60
Информационные модели проекта
Изучив эту тему, вы узнаете:
— какие разновидности информационных моделей (структур) требуются при работе над проектами;
— что такое дерево целей;
— что показывает структура продукции;
— как создается структура разбиения работ;
— что такое матрица ответственности.
Дерево целей проекта
Проект — это целенаправленная деятельность. Вопрос «зачем?» является одним из главных вопросов при разработке проекта. Цель должна быть сформулирована максимально точно, чтобы ее выполнение можно было проверить.
Для достижения цели обычно требуется выполнить множество локальных целей (подцелей). Одной главной цели могут соответствовать несколько наборов локальных целей.
Структуру целей проекта принято называть деревом целей (рис. 6.5). Дерево целей — это схема, показывающая, как генеральная (главная) цель разбивается на подцели. Дерево целей имеет иерархическую структуру. В каждом блоке дерева записывается название локальной цели.
Дерево целей — это информационная модель проекта в виде схемы, отражающей представление главной цели в виде подцелей. Процесс разбиения главной цели на подцели называют декомпозицией цели.
Степень детализации схемы и количество подцелей нижних уровней зависят от масштаба проекта. Для несложных проектов часто ограничиваются подцелями первого или, реже, второго уровня. Здесь рекомендуется не проводить детальную проработку дерева целей, а определить только наиболее существенные подцели первого уровня. Основное же внимание следует уделить рассмотренной ниже структуре разбиения работ.
Рис. 6.5. Дерево целей
В качестве примера рассмотрим проект ремонта школы во время летних каникул.
О том, что ремонт школы — не просто работа, а настоящий проект, знает каждый директор школы. Для выполнения ремонта требуется финансирование, значит, должен быть составлен полный перечень работ с указанием их стоимости (смета), должны быть заключены договоры со строительно-ремонтными организациями, закуплены материалы и инструмент.
Пусть генеральной целью проекта является проведение выборочного косметического ремонта школы за период летних каникул (с 5 июля по 15 августа) в условиях, когда имеются ограничения на расход финансовых средств. Уточнение генеральной цели будет происходить за счет выделения подцелей 1-го уровня.
Предположим, подцелями 1-го уровня будут: проведение подготовительных работ, проведение косметического ремонта кабинетов, выполнение малярных работ в рекреациях, частичная замена оборудования столовой (плит, посудомоечной техники, холодильников).
Структура продукта
В результате целенаправленной деятельности по проекту должен появиться новый объект — продукт или услуга. Этот объект может представлять собой целый комплекс более простых продуктов и услуг, то есть иметь сложную структуру. Прежде чем приступать к определению работ, которые следует выполнить для достижения цели, надо точно представлять, что мы хотим получить после завершения проекта. Для этого строится иерархическая структура продукции (рис. 6.6).
Структура продукта — это информационная модель проекта в виде схемы, отражающей структуру создаваемого объекта.
Продолжим рассмотрение приведенного выше примера проекта. «Продуктом» этого проекта является отремонтированная школа, что отображается на уровне 0. На 1-м уровне следует указать, что конкретно входит в понятие отремонтированной школы. Если ориентироваться на указанную в примере цель, то 1-й уровень будет содержать следующие объекты: отремонтированные кабинеты, окрашенные рекреации, столовую с замененным оборудованием. Какие именно кабинеты должны быть отремонтированы, указывается на 2-м уровне структуры продукта: кабинеты математики, биологии, английского языка.
Рис. 6.6. Общий вид структуры продукта
Структура разбиения работ (СРР)
Определив цель проекта и структуру продукта, следует приступить к построению структуры разбиения работ. Это тоже иерархическая структура (рис. 6.7). На самом верхнем уровне записывается название проекта. Все последующие уровни отражают названия комплексов работ. Самый нижний уровень структуры состоит из названий конкретных работ, которые выполняются работниками на местах. Следует заметить, что количество уровней по каждой ветви иерархической структуры может быть разным, поэтому и простые работы могут оказаться на разных уровнях. Важно лишь то, что декомпозицию работ следует проводить до тех пор, пока не отпадет необходимость в дальнейшей детализации указанных в структуре работ. Работы необходимо закодировать так, как показано на рис. 6.7.
Следует иметь в виду, что для несложных проектов часто дерево целей может совпадать со структурой разбиения работ.
Структура разбиения работ (СРР) — это информационная модель проекта, отражающая комплексы работ, детализированные по уровням. По каждой ветке дерева детализация производится до появления простых работ, на которых заняты непосредственные исполнители.
Рис. 6.7. Общий вид структуры разбиения работ (СРР)
Рассмотрим структуру разбиения работ для проекта ремонта школы. В данном проекте формулировка целей и подцелей совпадает с формулировкой названий работ. На 0-м уровне должно быть указано название проекта, то есть ремонт школы. На 1-м уровне будут находиться работы в соответствии с подцелями 1-го уровня, а именно четыре комплекса работ:
♦ подготовительные работы (1.0);
♦ проведение косметического ремонта кабинетов (2.0);
♦ выполнение малярных работ в рекреациях (3.0);
♦ частичная замена оборудования столовой (4.0).
Определим 2-й уровень работ, детализировав комплексы работ 1-го уровня:
♦ Проведение подготовительных работ:
◊ вынос мебели из помещений (1.1);
◊ освобождение стен от цветов, пособий, картин (1.2);
◊ снятие занавесок и карнизов (1.3).
♦ Проведение косметического ремонта кабинетов:
◊ подготовка поверхностей (2.1);
◊ побелка потолков (2.2);
◊ оклейка стен обоями (2.3);
◊ окраска оконных рам (2.4).
♦ Выполнение малярных работ в рекреациях:
◊ зачистка старого слоя краски (3.1);
◊ грунтовка (3.2); О шпаклевка (3.3);
◊ окраска стен (3.4).
♦ Частичная замена оборудования столовой:
◊ демонтаж старого оборудования (4.1);
◊ прокладка кабеля (4.2);
◊ установка нового оборудования (4.3);
◊ проверка работоспособности нового оборудования (4.4).
Попробуйте самостоятельно выделить подцели 3-го уровня для ветви «Частичная замена оборудования столовой».
Матрица ответственности
Матрица ответственности проекта необходима для понимания роли каждого участника в реализации цели проекта. Эта модель строится в виде таблицы на основании структуры разбиения работ (рис. 6.8). В левом столбце таблицы перечислены названия или коды работ из СРР, верхняя строка содержит названия исполнителей и участников. На пересечении столбцов и строк указывается степень ответственности участников. Для этого разработчик проекта заранее самостоятеьно определяет перечень условных обозначений.
Матрица ответственности — это информационная модель проекта в виде таблицы, отражающей степень ответственности каждого участника за определенные работы проекта.
Рис. 6.8. Матрица ответственности
В сложных проектах разрабатываются матрицы ответственности для каждого уровня работ. В простых проектах, подобных проекту ремонта школы, степень детализации должна быть самая высокая, вплоть до конкретных работ и их исполнителей.
Другие виды структур
Как уже говорилось, при работе над проектом рассматриваются различные информационные модели. Например, кроме моделей, перечисленных выше, строятся сетевые модели. Они отражают взаимосвязь различных работ во времени согласно структуре разбиения работ. Сетевая модель представляется в виде графа, состоящего из блоков и стрелок. Внутри блока указывается название или код работы и ее длительность, а стрелка показывает связь между работами.
Сетевая модель строится слева направо от начальной работы до завершающей. Если несколько работ проводятся параллельно, то используются стрелки, расходящиеся из одного блока. Обязательным условием является наличие одного блока начала и одного блока окончания работ.
Прослеживая весь путь от начала до конца проекта, можно вычислить его продолжительность. Если в проекте есть параллельные работы, то путей будет несколько. Продолжительность проекта будет определяться самым длинным путем.
Чтобы определить организации и подразделения, участвующие в проекте, и их взаимосвязь, строится организационная структура проекта (ОСП).
Наиболее распространенный тип организационной структуры — иерархический. На верхнем уровне такой структуры находится руководитель проекта. Все остальные уровни отображают либо подразделения (отделы, направления), либо участников проекта.
Для средних и сложных проектов могут быть разработаны структура стоимости и структура ресурсов. Это тоже иерархические схемы. Они отражают декомпозицию стоимостных показателей проекта и ресурсов, необходимых для его реализации.
На основе перечисленных информационных моделей можно построить и другие дополнительные модели.
Контрольные вопросы и задания
Задания
1. Для рассмотренного ранее примера проекта ремонта школы (см. образец на рис. 6.5) нарисуйте дерево целей:
◊ 1) для двух уровней;
◊ 2) для трех уровней.
2. Приведите пример декомпозиции цели (в виде дерева целей), если поставленная перед вами цель — поступление в вуз.
3. Уточните структуру продукции для рассмотренного ранее примера проекта ремонта школы (см. образец на рис. 6.6), отобразив на схеме:
◊ 1) объекты 2-го уровня;
◊ 2) объекты 3-го уровня;
◊ 3) объекты 4-го уровня.
4. Определите структуру разбиения работ для рассмотренного ранее примера проекта ремонта школы (см. образец на рис. 6.7), отобразив на ней:
◊ 1) работы 2-го уровня;
◊ 2) работы 3-го уровня.
5. Разработайте структуру разбиения работ для подготовки к экзаменам.
6. Разработайте структуру разбиения работ для генеральной уборки квартиры.
7. Составьте матрицу ответственности по составленной в предыдущем задании структуре работ по генеральной уборке квартиры.
8. По указанию учителя постройте дерево целей, структуру продукции, структуру работ и матрицу ответственности для следующих проектов:
◊ постановка школьного спектакля;
◊ организация еженедельного выпуска школьной газеты;
◊ работа группы учащихся в школе в летний период;
◊ организация школьных праздников в течение всего учебного года;
◊ проект на собственную тему.
Контрольные вопросы
1. Что такое иерархическая структура и как она отображается?
2. Для чего разрабатывается дерево целей?
3. Что такое декомпозиция цели?
4. С какой целью разрабатывается структура продукции?
5. Что определяет структура разбиения работ?
6. Как структура разбиения работ связана с другими структурами проекта?
7. С какой целью разрабатывается матрица ответственности?
8. Что показывает матрица ответственности и как она строится?
9. На основе какой структуры строится матрица ответственности? 10. Какие еще структуры вам известны?