аренда квартиры в командировке
Сотрудники командированы в другой город и арендуют квартиру для проживания и автомобиль для разъездов – как учесть расходы?
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в расходы на командировки включаются в том числе расходы на:
Исходя из вышесказанного, оплата аренды автомобиля для разъездов в месте командировки к командировочным расходам не относится. Однако согласно письмам Минфина России от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 расходы по аренде автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, можно учитывать в составе расходов по командировке при условии экономического обоснования таких расходов и их документального оформления. Таким образом, если выполнение задания командированных работников связано с необходимостью постоянных разъездов и перевозок тяжестей, то, по нашему мнению, вы можете учесть расходы на аренду автомобиля. Документами, подтверждающими произведенные расходы, по нашему мнению могут являться, например, договор аренды автомобиля и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, если арендодателем является физическое лицо. Если же автомобиль арендован у организации, то первичными документами являются: договор аренды автомобиля, акт приема-передачи, чек ККТ об оплате.
Списание расходов на топливо по автомобилю, арендованному командированным работником, по нашему мнению должно производиться в стандартном порядке, т. е. на основании путевых листов, подтверждающих факт расхода топлива, и чеков, подтверждающих факт оплаты топлива.
Расходы на аренду квартиры являются расходами на наем жилого помещения. Документами, подтверждающими произведенные расходы на наем жилого помещения, по нашему мнению, могут служить: как договор аренды жилого помещения и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, так и иные документы прямо или косвенно подтверждающие произведенные расходы, в том числе проездные документы, подтверждающие нахождение и, следовательно, проживание работника по месту командировки и аренды жилья.
Ели договор аренды квартиры и/или автомобиля с физическим лицом заключал командированный работник от своего имени (от имени физического лица), то ваша организация не является налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае арендодатель должен самостоятельно начислить и уплатить НДФЛ (пп. 1 п. 1 и п. 2 ст. 228 НК РФ).
Если договор аренды с физическим лицом был заключен от имени организации, то организация является налоговым агентом по НДФЛ.
А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, подпишитесь на бесплатную рассылку.
Аренда квартир для командированных работников: что с НДФЛ и взносами?
Организация арендует квартиру для проживания работников на период их пребывания в командировке. В соответствии с договором плата за аренду перечисляется арендодателю ежемесячно. Является ли это доходом командированного сотрудника, с которого надо удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы?
Страховые взносы при аренде жилья для проживания в командировке
Страховые взносы начисляются на выплаты в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, перечисленных в статье 422 Налогового кодекса (пп. 1 п. 1 ст. 420 Налогового кодекса).
Аренда жилья для работников, направленных в командировку, как правило, характеризуется следующим:
В случае, если перечисленные условия соблюдаются, расходы по аренде жилья не могут считаться расходами, связанными с выплатами конкретным командированным работникам или с оплатой расходов на такие командировки.
В связи с этим подобные расходы организации не признаются объектом обложения страховыми взносами.
Такой вывод сделал Минфин в письме от 03.12.2020 № 03-04-06/105682.
Исключением будет являться случай, если организация компенсирует работнику расходы на проживание в арендованной им квартире без подтверждающих документов (письмо Минфина России от 28.03.2019 № 03-15-06/21254).
В таких случаях Минфин настаивает – страховые взносы надо начислять со всей суммы независимо от размеров возмещаемых расходов по найму жилья, определенных в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. Поскольку при этом теряется компенсационный характер таких выплат (письмо Минтруда России от 03.07.2015 № 17-3/В-326).
НДФЛ при аренде жилья для командированных сотрудников
Все доходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, учитываются при исчислении НДФЛ (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса).
Но при оплате работодателем расходов, связанных со служебной командировкой сотрудника, в его в доход, не включаются, в частности, расходы по найму жилого помещения (абз. 12 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).
Следовательно, НДФЛ в таком случае не уплачивается.
Как и со страховыми взносами, обязанность удержать НДФЛ возникнет, если организация возмещает сотруднику его расходы на арендованное жилье при отсутствии подтверждающих документов (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Еду в командировку и хочу жить в нормальном отеле
Моя работа связана с командировками. Чаще всего это длительные поездки — от 4 до 9 недель.
Раньше нас размещали в гостиницах, в стандартных одноместных номерах. Но в последнее время организация в целях экономии стала снимать нам квартиры. Сначала это были двух- и трехкомнатные квартиры, у каждого сотрудника была отдельная комната. Но на следующую командировку нам сняли однокомнатную квартиру, в которой мы будем жить втроем.
Подскажите, пожалуйста, регламентирует ли трудовой кодекс нормы размещения сотрудников в командировках?
Сразу скажем, что в законе нет конкретных параметров жилья, в котором должны проживать командированные. Но побороться за свои права все-таки можно.
В ТК РФ прописано, что у работника есть право на справедливые условия труда, которые отвечают требованиям безопасности и гигиены. А также право на отдых. И работодатель должен гарантировать соблюдение этих прав.
Еще трудовой кодекс говорит, что командировка — это поездка для исполнения служебного поручения вне места основной работы. Если вы едете на несколько дней или месяцев, получается, что в командировке вам придется и работать, и отдыхать.
Сотрудника в командировку отправляет работодатель. Он же должен обеспечить вам условия для проживания, в которых вы сможете полноценно отдыхать в нерабочее время.
Правила о расходах и жилье в командировках
Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры такого возмещения прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Эти документы утверждает сам работодатель, но в строгом соответствии с трудовым законодательством. Норм, ухудшающих положение работников в сравнении с законом, в них быть не должно.
Когда вас принимали на работу, вам должны были дать коллективный договор и другие акты, чтобы вы прочитали, какие правила и нормы действуют в компании. Причем ознакомиться с документами вы должны были под роспись.
Если ваш работодатель хочет, чтобы командированные сотрудники жили в каком-то конкретном месте, это должно быть зафиксировано в локальных актах. Некоторые организации вписывают пункт о жилье в командировках в свои внутренние документы, потому что им так удобнее работать. Например, с гостиницей или владельцем квартиры заключен договор, по которому оплата идет безналом, не нужно выдавать деньги на расходы авансом, а потом оформлять отчеты сотрудника.
Еще раз внимательно прочитайте локальные акты. Проверьте, что в них написано по поводу проживания в командировках. Если до этого вы жили в гостиницах и разных квартирах, а теперь вас планируют поселить в новом жилье, вряд ли в них будет указано конкретное место проживания.
Как отстоять свои права
Если в локальных актах нет конкретного места проживания и есть сумма, которую предприятие выделяет на командировочные расходы, вы можете отказаться селиться в одной квартире с другими сотрудниками. Вы вправе снять номер в гостинице или другое жилье. Главное — уложиться в установленный работодателем денежный лимит на проживание.
Теоретически ваш работодатель может сейчас по-быстрому вписать в локальные акты пункт о выбранной им маленькой квартире для командировок. В этом случае он должен ознакомить вас с новым порядком. А вы после ознакомления вправе обратиться в трудовую инспекцию. Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.
Проживание трех посторонних друг другу людей в однокомнатной квартире в течение нескольких недель плохо соотносится с правами на отдых и на условия труда, которые отвечают требованиям гигиены. Это вы можете указать в своей жалобе.
После рассмотрения жалобы трудовая инспекция должна выдать вашему работодателю предписание об устранении нарушений трудового законодательства. Если руководство компании откажется выполнять его, инспекция вправе потребовать его исполнения и защиты ваших прав в судебном порядке. Вы и самостоятельно можете подать заявление в суд, но с помощью трудовой инспекции вам будет проще отстоять свои интересы: как минимум вам помогут с составлением заявления и подготовкой документов.
Если вы ездите в командировки не только по России, но и за границу, почитайте нашу статью о том, можно ли стать налоговым нерезидентом из-за командировок, чтобы не платить налоги по высокой ставке.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?
Командировка и расходы, связанные с ней, очень часто являются непростыми для отношений работника и нанимателя.
Не каждая профессия предполагает знание юридических формальностей, поэтому разберёмся, что следует учитывать при найме жилья в рабочей поездке.
Съем жилья в командировке: какие подтверждающие бумаги необходимо предоставить в бухгалтерию?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
О том, как снять жилье без посредников, чтобы при этом не обманули, можете узнать из нашей статьи.
Варианты найма
Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.
Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.
Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.
Особенно это касается длительного пребывания.
В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.
Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.
Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.
Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.
Документы об оплате
Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке? Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов. В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой. Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.
Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца. Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.
Немного сложнее обстоит дело с арендой жилплощади участников. Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов. Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.
Бухгалтер организации просто не поймёт, откуда взялись суммы, потраченные на проживание, если нет соответствующих документов.
Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.
Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).
Отсутствие подтверждения
Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.
В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.
Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.
При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.
Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.
Наем у частного лица
Если работник решил остановиться у частного лица во время командировки, то он должен заключить письменный договор стандартной формы.
Следует обратить внимание, что в этом документе должны быть указаны стоимость и срок, на который арендатор занимает жилплощадь.
О том, что включает в себя оплата за найм жилого помещения, а также о правах и обязанностях арендодателя квартиры, вы можете узнать из наших статей. Для заключения нужны только паспорта сторон.
Также желательно потребовать у владельца квартиры документ о праве собственности и выписку и управляющей компании, где будут указаны сведения о зарегистрированных лицах. Как правило, с этим проблем не возникает, ведь собственник жилья нередко сталкивается с такими просьбами.
Часто бухгалтеры организации хотят, чтобы командированному оформляли доверенность на право заключения договора аренды квартиры от имени фирмы. В подобных манипуляциях нет нужды. Достаточно иметь приказ директора, по которому работник отправился в другой населённый пункт, и соглашение о съеме жилья в этом городе на всё время действия приказа. Этого хватит даже самому придирчивому бухгалтеру.
Расходы за проживание в рабочей поездке, возмещённые работодателем, не облагаются НДФЛ, а страховые взносы не начисляются в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ.
Итак, самое главное, что нужно запомнить человеку в командировке – не пренебрегать сбором документов, которые подтверждают оплату найма жилья. Это избавит его от многих вопросов по возвращению в родной город.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Можно ли учесть расходы на аренду квартир для командированных работников?
Расходы на аренду квартиры для проживания работников в период нахождения в командировке, организация может учесть по налогу на прибыль как случае, если договор по найму жилья был заключен самой организацией, так и ее работником.
В состав расходов на командировки включаются затраты на наем жилого помещения (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).
Поэтому расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться по налогу на прибыль.
Они включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Представители Минфина настаивают на том, что расходы по аренде квартир для проживания командированных работников можно учитывать только за то время, когда эти работники фактически проживают в квартире.
Включать расходы за периоды, пока квартира пустует, по мнению Минфина, неправомерно (письмо Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803).
Хотя суды в некоторых случаях встают на сторону организаций и разрешают учитывать расходы по аренде жилья постоянно, а не только в те моменты, когда в квартире кто-то живет.
Они считают затраты по оплате квартиры, арендованной в другом городе для проживания в ней работников, экономически обоснованными, поскольку служебные командировки служат целям извлечения дохода.
А расходы на оплату гостиниц могут составить значительно большую, чем арендная плата, сумму (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.2014 № Ф06-14949/2013).
По мнению суда, расходы можно учесть в таком случае на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса.
Документами, которые подтверждают факт пребывания в арендуемом жилом помещении командированных работников, могут являться проездные документы, договор аренды жилого помещения, документы, подтверждающие оплату и др.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование