Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция
В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.
Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.
Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.
Описание MS Access
Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.
Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.
Определения основных понятий
Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:
Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.
Создание БД
Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.
Итак, выполните следующее:
Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.
Создание и заполнение таблиц
После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:
Создание и редактирование схем данных
Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».
Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:
Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:
Выполнение запросов
Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.
Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.
Виды запросов
SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.
На выборку
В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:
А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:
SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;
а результирующая таблица примет следующий вид:
На создание сущности
Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:
CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));
где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.
На добавление, удаление, редактирование
Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:
Создание формы
При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:
Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.
Формирование отчета
Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.
Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:
Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:
Вывод
Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.
Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.
Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!
База данных: как ее создавать, с чего начать и основные этапы
С чего всегда начинается создание базы данных? С продумывания ее схемы. Схема базы данных — это ее структурная схема, внутри которой будет располагается сохраняемая информация. То есть это не сама информация, а лишь перечень и иерархия таблиц, в которых она сохраняется.
Базы данных состоят из таблиц. В БД может располагаться одна таблица или их множество. Количество таблиц будет строго зависеть от автора или пользователя базы данных, а также от количества сохраняемой информации.
С чего начинается создание БД: схема базы данных
Как мы уже писали, перед созданием базы данных для нее продумывается схема. Далее нужно определит ь ся с системой управления базой данных, она же СУБД. СУБД — это специализированное программное обеспечение. СУБД бывают разных видов:
Microsoft SQL Server;
Если знаний в сфере создания баз данных нет, тогда лучше воспользоваться и попробовать создать БД при помощи простых СУБД. Тем более что офисные пакеты присутствуют практически в каждом компьютере.
Схема базы данных — это основа
Схема базы данных регламентирует сложность и размер БД. Она включает в себя:
необходимое количество таблиц, чтобы сохранять всю важную и неважную информацию;
налаженные взаимосвязи между таблицами.
Ответственность за проектирование схем баз данных ложится на администратора БД или на человека, который будет ее обслуживать.
Схема базы данных состоит из 2-х направлений:
Логическая схема базы данных
Логическая схема базы данных — это организация логического взаимодействия отдельных таблиц внутри одной БД. В такой схеме присутствуют инструменты, которые иллюстрируют отношения между разными элементами базы данных. Другими словами, проектирование такой схемы баз ы данных происходит при помощи моделирования сущности отношений между информацией.
Физическая схема базы данных
То ест ь ф изическая схема включает в себя сервер ы для хранения информации, названия таблиц, названия отдельных столбцов и ячеек таблиц и другое. А это значит, что физическая схема базы данных реализует логическую схему.
Как начинается создание БД при помощи простых инструментов
Освоив инструменты для создания БД, которые присутствуют в офисных пакетах, вы сможете создавать базы данных, используя профессиональные СУБД.
Рассмотрим разработку БД на примере программы LibreOffice Base. В других подобных программах алгоритм разработки будет похожим. Отличаться будут только пункты в меню.
Этап п ервый — создание базы данных. Запустите программу и найдите «Мастера баз данных». Там кликните на пункт « С оздать новую базу данных». Формат БД будет «Firebird встроенная». В «мастере» будет еще один шаг, где откроется одно окно. Тут установите «галочку» в пункте «Открыть базу данных для редактирования» и нажмите «Готово». Далее вам будет предложено назвать и сохранить БД на компьютере.
Этап четвертый — наполнение таблицы информацией. Откройте таблицу, которую нужно заполнить. Внимательно заполните ее всей необходимой информацией. Если в настройках столбца с идентификаторами выставить пункт «Автозначение», тогда он будет заполняться автоматическ и п о мере того, как будут наполняться информацией другие ячейки таблицы.
Заключение
Мы будем очень благодарны
если под понравившемся материалом Вы нажмёте одну из кнопок социальных сетей и поделитесь с друзьями.
GRAMOPOD.RU
Статьи об ИТ в образовании
База данных: как создать самому. Пошаговая инструкция
Из статьи вы узнаете, как за несколько шагов в LibreOffice создать простую базу данных на примере словаря терминов.
Статья написана для пользователей, которые ничего не знают о базах данных. Поэтому в тексте нет сложных терминов и определений, а в базе данных всего две таблицы и одна простая форма для ввода данных.
Базы данных разрабатываются не только программистами и не только для больших приложений. Например, в университетах создают базы данных для хранения научной и учебной информации, а затем регистрируют их в Роспатенте.
Свидетельства о госрегистрации баз данных приравниваются к научным публикациям (Постановление Правительства РФ от 24.09.2013 N 842 (ред. от 01.10.2018, с изм. от 26.05.2020) «О порядке присуждения ученых степеней»), поэтому на них ссылаются в диссертациях, отчётах, статьях, указывают в резюме и портфолио. Кроме того, свидетельство служит подтверждением квалификации сотрудника при проведении аттестации.
База данных: что это такое?
Когда информации много, то работать с ней трудно. Данные могут быть разбросаны по разным файлам и папкам, их легко потерять и сложно найти.
В базе данных весь материал систематизирован, структурирован и хранится в одном месте. С ним легко и удобно взаимодействовать. Вы можете искать и фильтровать информацию так, как это делается в интернет-магазинах и поисковых системах.
База данных — это одна или несколько таблиц, в которые заносится информация. Количество столбцов в таблицах и их тип определяется пользователем — автором базы данных.
Как можно создавать базы данных
Базы данных создаются в специальных программах, которые называются системами управления базами данных.
Систем управления базами данных много. Среди них: Microsoft SQL Server, Oracle Database, PostgreSQL, MySQL, SQLite. Для простых и небольших баз данных уровня лаборатории/кафедры/школы подойдут бесплатные OpenOffice.org Base или LibreOffice Base.
Как создать базу данных в LibreOffice Base
LibreOffice — бесплатный пакет офисных программ. Является альтернативой коммерческому Microsoft Office.
Мы создавали эту инструкцию для LibreOffice 6.4. Чтобы не было расхождений при создании базы данных по этому руководству, рекомендуем работать с LibreOffice версии 6.1 и выше.
Итак, давайте создадим простую базу данных «Словарь терминов», в которой будут храниться термины, их определения, а также разделы учебной дисциплины, к которым они относятся. В качестве примера мы взяли дисциплину «Базы данных».
Шаг 1. Запуск программы и подготовка
Запустите программу для создания баз данных LibreOffice Base.
В появившемся окне Мастера баз данных выберите Создать новую базу данных, укажите формат Firebird встроенная, нажмите Далее.
Шаг 1 Мастера базы данных
На втором шаге Мастера установите флажок в Открыть базу для редактирования, нажмите Готово.
Шаг 2 Мастера базы данных
В появившемся окне выберите папку, в которой нужно сохранить базу данных, введите имя файла. Нажмите Сохранить.
Диалоговое окно сохранения файла базы данных
Шаг 2. Создание таблиц
В базах данных принято хранить один вид информации в одной таблице. Например, информация о сотрудниках, информация о подразделениях, информация о проектах организации — всё это должно быть в разных таблицах. Чтобы база данных и пользователь понимали, в каком подразделении работает сотрудник, и какие проекты разрабатываются в подразделениях, создаются дополнительные столбцы или таблицы для хранения связей между записями. Так устраняется избыточность информации в базе данных.
Каждая строка в таблице должна быть уникальна, чтобы база данных понимала, какую запись следует удалить или отредактировать. Для этого создаётся первичный ключ в таблице — столбец, в котором значения встречаются ровно по одному разу. Это похоже на ситуацию, когда фамилия, имя, отчество и даже дата рождения у двух людей могут совпадать, но данные их паспортов обязательно будут отличаться. В случае с базой данных аналогом паспорта выступает столбец с первичным ключом.
В нашем примере два вида информации: термин и раздел дисциплины, для которой создаётся словарь. Каждый термин относится к определённому разделу дисциплины, поэтому надо установить связь между будущими таблицами.
В окне редактора базы данных кликните на Создать таблицу в режиме дизайна…
Пункт меню Задачи окна базы данных для создания таблицы в режиме дизайна
В появившемся окне добавьте характеристики столбцов таблицы для разделов дисциплины:
Для сохранения таблицы выберите пункт меню Файл — Сохранить. В диалоговом окне укажите название таблицы — Разделы, нажмите ОК.
Сохранение таблицы Разделы
Закройте окно со структурой таблицы Разделы.
Сохраните базу данных (Файл — Сохранить).
Для создания второй таблицы с терминами опять кликните на Создать таблицу в режиме дизайна… и введите параметры столбцов таблицы:
Проверьте указанную структуру с изображением ниже.
Структура таблицы Термины
Сохраните таблицу под именем Термины, закройте окно структуры таблицы.
Сохраните базу данных.
Окно со списком таблиц базы данных
Шаг 3. Создание связи между таблицами
В главном меню программы выберите пункт Сервис — Связи..
Пункт меню программы для установления связей между таблицами
Далее с помощью окна добавьте обе таблицы для установления связей между ними.
Окно для добавления связей между таблицами
Так как столбец Раздел в таблице Термины создан для хранения ключа соответствующего термину раздела, то нам надо его связать со столбцом Номер таблицы Разделы.
Для этого левой кнопкой мыши установите курсор на столбце Номер таблицы Разделы и, не отпуская кнопки, ведите курсор к столбцу Раздел таблицы Термины. Отпустите кнопку мыши. В результате таблицы будут соединены ломаной линией. На одном конце линии будет 1, а на другом — n. Это указывает на тип связи один-ко-многим, что означает, что к одному разделу может относиться много терминов.
Созданная связь типа один-ко-многим между таблицами Разделы и Термины
Сохраните образованную связь (Файл — Сохранить) и закройте окно.
Сохраните базу данных.
Шаг 4. Ввод данных в таблицы
Для добавления информации о разделах откройте одноимённую таблицу. Установите курсор мыши в первой строке в столбце Раздел и введите название. Нажмите клавишу Enter на клавиатуре и введите ещё одно название раздела в новой строке и опять нажмите на клавишу Enter. Обратите внимание, что столбец Номер заполняется автоматически, потому что мы указали в его настройках Автозначение.
Теперь чтобы заполнить данные о терминах, откройте таблицу Термины. Введите данные, как показано на рисунке ниже. Обратите внимание : для указания раздела, к которому относится термин, нам надо знать его номер в таблице Разделы. Если разделов и терминов много, то вводить такую информацию становится неудобным, так как придётся подглядывать в таблицу Разделы.
На этом шаге, в принципе, уже можно завершить работу с базой данных, заполнив всею необходимую информацию о разделах и терминах.
Поздравляем — ваша первая база данных создана!
Чтобы вводить информацию о разделах и терминах с использованием удобного графического интерфейса и привычных пользователям элементов ввода (флажки, текстовые поля, выпадающие списки и пр.), в LibreOffice Base предусмотрены Формы.
Обратите внимание : не все системы управления базами данных поддерживают создание форм. Для большинства придётся программировать приложения, чтобы получить удобный пользовательский интерфейс.
Шаг 5. Создание формы для добавления и просмотра данных
Форма — это набор элементов для ввода информации в таблицы базы данных (текстовые поля, выпадающие списки, переключатели, навигатор по строкам и пр.).
В одной форме может быть сколько угодно главных и подчинённых форм. В нашем случае главной формой выступает форма с разделами, а подчинённой — форма с терминами. Перемещаясь по строкам таблицы главной формы, мы сможем видеть термины, которые относятся к текущему разделу. Теперь знать номер раздела для ввода термина нам не придётся: мы будем выбирать его из выпадающего списка.
Чтобы начать создание формы, в левой части окна базы данных выберите раздел Формы. Кликните на Создать форму в режиме дизайна…
Меню для создания форм базы данных
Выберите пункт меню Форма — Навигатор форм… В результате появится маленькое окно со списком форм.
Окно создания формы в режиме дизайна, Навигатор форм
Создание главной формы для работы с разделами
Создайте главную форму для работы с разделами. Для этого правой кнопкой мыши щёлкните на пункте Формы и в контекстном меню выберите Создать — Форма.
Создание новой формы
Правой кнопкой мыши кликните на созданной форме в Навигаторе форм. Далее в контекстном меню выберите Свойства.
В окне свойств формы на вкладке Общие введите название формы «Форма Разделы». На вкладке Данные укажите Тип содержимого —Таблица, в поле Содержимое введите имя таблицы — Разделы, отключите Панель навигации. Остальные настройки не меняйте.
Сохраните форму базы данных (Файл — Сохранить), введите название формы.
Проверьте активность Мастера элементов управления в меню Форма. Кликните на этом пункте, если он не активен.
Пункт Мастера элементов управления меню Форма
В главную форму добавим таблицу для просмотра и редактирования разделов. Для этого установите курсор мыши на элементе Форма разделы в Навигаторе форм.
Выберите пункт главного меню Форма — Таблица. В левой части окна формы курсором мыши нарисуйте таблицу. В появившемся окне с помощью кнопки =>> добавьте все поля таблицы в созданный элемент управления.
Поменяйте Привязку у таблицы с Как символ на К странице, чтобы можно было перемещать её в любое место формы.
Изменение Привязки элемента формы
Столбец Раздел сделайте шире. На названии столбца Номер кликните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Столбец….
Вызов контекстного меню для столбца таблицы
В появившемся окне настроек укажите 0 в пункте Точность, затем закройте окно.
С помощью Вставка — Текстовое поле добавьте на форму подпись с текстом РАЗДЕЛЫ и отформатируйте на свой вкус.
Чтобы посмотреть, как работает созданная форма, отключите Режим разработки в меню Форма.
Чтобы вернуться к редактированию формы выберите пункт Режим разработки повторно.
Создание подчинённой формы для работы с терминами
Чтобы создать форму, подчинённую главной форме с разделами, кликните правой кнопкой мыши на Форма Разделы в Навигаторе форм, и выберите пункт Создать — Форма.
Кликните правой кнопкой мыши на появившейся в Навигаторе форм форме и в контекстном меню выберите Свойства. В окне свойств формы на вкладке Общие введите название Форма Термины. На вкладке Данные укажите Тип содержимого — Таблица, Содержимое — Термины. Отключите Панель навигации.
Нажмите на кнопку с тремя точками напротив пункта Связь с главным полем. В появившемся окне выберите поле Раздел для таблицы Термины и Номер для таблицы Разделы.
Напротив свойства Сортировка кликните на кнопке с тремя точками и в появившемся окне укажите Имя поля — Термин, а Порядок сортировки — по возрастанию.
С помощью Форма — Текстовое поле добавьте три новых элемента в подчинённую форму. Далее указаны свойства для каждого из них.
В свойствах первого текстового поля укажите Поле Термин в Имя. Во вкладке Данные выберите Термин в свойстве Поле данных. Укажите Нет в свойстве Пустая строка — NULL, чтобы программа не разрешала сохранять термины с пустыми названиями.
Выберите второе текстовое поле. Укажите Поле Определение в свойстве Имя. В свойстве Тип текста укажите Многострочный. Поле данных — Определение. Остальное не меняйте.
В свойстве Имя третьего текстового поля укажите Поле Источник. Поле данных — Источник. Остальное не меняйте.
Выберите пункт меню Форма — Список и разместите на форме новый элемент управления. В появившемся диалоговом окне укажите таблицу Разделы в качестве источника данных для построения списка. Кликните Далее.
На следующем шаге укажите Раздел в качестве Отображаемого поля. Кликните Далее.
На последнем шаге Мастера укажите Раздел для Поле из таблицы значений и Номер для Поле из таблицы списка. Кликните Готово.
С помощью Форма — Панель навигации разместите на форме элемент, позволяющий перемещаться по записям таблицы с терминами.
Для всех элементов подчинённой формы добавьте подписи с использованием Вставка — Текстовое поле. Оформите на свой вкус.
Ваша форма должна выглядеть примерно так:
Скриншот созданной формы
Сохраните форму с использованием Файл — Сохранить. Закройте окно редактирования формы.
Два раза кликните на созданной Форма добавление в разделе Формы базы данных. Так созданная форма откроется для работы с таблицами базы данных. Перемещаясь по строкам таблицы с разделами, вы делаете активным один из них.
Чтобы изменить форму, кликните правой кнопкой мыши на её названии и в контекстном меню выберите Правка…
Итоги
Мы рассмотрели, что такое базы данных и зачем они нужны.
Мы научились создавать простую базу данных в бесплатной программе LibreOffice Base. Создали две таблицы, установили между ними связь. Для наполнения базы данных и просмотра её содержимого мы создали форму.
Эту базу данных можно использовать в качестве основы для создания других баз данных с похожей структурой.