Как правильно брать откаты логистам
Как вычислить откатчика в компании
Из-за откатов растет себестоимость продукции и снижается ее качество. Это приводит к росту цены для покупателей и снижению прибыли для компании. В этой статье поговорим о том, по каким признакам можно вычислить откатчика и как его наказать.
Откат — это как взятка, только в бизнесе
В законе откат называется коммерческим подкупом и относится только к генеральному директору, остальные сотрудники под эту статью не подпадают.
На практике же откатом называют любые вознаграждения сотрудников за сделку: айфон в подарок маркетологу за контракт с рекламным агентством, 10% от суммы поставки для специалиста по закупкам или золотые сережки для банковского менеджера за одобрение кредита. Брать откаты может любой сотрудник, принимающий решение о покупке чего-либо для компании.
Какими будут последствия отката, зависит от должности сотрудника. Чаще всего это работа по завышенным ценам или некачественное сырье, оборудование. Подробнее в таблице.
Должность
Последствия откатов
Маркетолог, менеджер по рекламе
Работа с контрагентами по завышенным ценам;
оплата неэффективных маркетинговых инструментов.
Покупка программного обеспечения по завышенным ценам;
покупка ненужных программ или оборудования;
переход к провайдеру с завышенными ценами.
Выбор банка с невыгодными для компании условиями;
покупка ненужных бухгалтерских программ или программ по завышенным ценам.
Покупка сырья, комплектующих или товаров по завышенным ценам или в излишнем объеме;
работа с поставщиками некачественных товаров.
Работа с кадровыми агентствами по завышенным ценам или без пользы;
лишние траты на обучение персонала.
Завышенные цены на топливо, запчасти, обслуживание автомобилей;
обновление автопарка по завышенным ценам.
Кредитный отдел в банке
Выдача кредитов ненадежным заемщикам или без залога.
Прикрытие сотрудников, которые берут откаты, за процент.
Компания может бороться с откатчиками, проверяя сделки. Но если директор будет проверять все закупки, он утонет в текучке, поэтому нужно выбрать сумму: к примеру, сделки от десяти миллионов проверяет начальник отдела, от пятидесяти — замдиректора, от ста — директор.
Второй вариант — наблюдение.
Как себя ведет сотрудник-откатчик
Не может обосновать выбор поставщика. Обоснование нормального сотрудника звучит так: «Я нашел десять компаний, у двух одинаковые цены, но первая дольше работает, отзывы лучше и доставка быстрее. Вот коммерческие предложения и таблица со сравнением».
Откатчик будет ссылаться на давнее сотрудничество или попытается подделать обоснование — например, поменяет в фотошопе цену в коммерческом предложении так, чтобы у нужной компании получилось дешевле всего.
Иногда обоснование бывает убедительным из-за того, что руководство не разбирается в технических нюансах. Например, такое случается с серверами и системами видеонаблюдения. Откатчик находит аргументы, понятные лишь ему:
У этого сервера за 200 000 рублей три слота на 8 гигабайт, а у сервера за 100 000 рублей только два. Нам для работы нужно именно три.
Технические подробности сами по себе — не признак отката, но если начальник не знает, какие характеристики должны быть у сервера, или полностью доверяет сотруднику, обмануть проще.
Не знакомит руководителя с партнером. Если контракт приносит 20-30% прибыли компании, нужно, чтобы руководители обеих компаний были знакомы. Это защитит от откатов и позволит работать дальше, если связующий сотрудник уволится.
Начинает тратить больше денег. У откатчика резко меняются расходы: отпуск в Доминикане вместо Анапы, дорогая одежда и часы, новая машина. Если изменения совпадают по времени с новой задачей по крупному контракту, это подозрительно.
Меньше разговаривает по корпоративному телефону. В некоторых компаниях есть корпоративная сотовая связь, и обычно объем звонков через нее уменьшается у откатчиков. Они договариваются об откатах по личному телефону, чтобы компания не могла отследить звонки.
Договаривается об откате онлайн. Бывает, что сотрудники настолько уверены в шифровании телеграма и вотсапа, что договариваются от откатах с рабочего места. Но есть системы контроля, они называются DPL, которые отслеживают сообщения сотрудников в почте, скайпе и мессенджерах. Системы анализируют сообщения и находят откатчиков по словам: моя доля, бабки, мой интерес, капуста, кэш, процент, вознаграждение.
Можно ли наблюдать за сотрудниками
Избегает проверки на полиграфе. Если компания проверяет сотрудников на полиграфе, откатчик будет избегать проверки. Говорить, что заболел, срочно уехал, соседи затопили, или придумает другие отговорки. Такое поведение — повод проверить сделки сотрудника.
Как наказать сотрудника за откаты
Компания может наказать откатчика увольнением и через суд. В теории есть возможность вернуть деньги, если суд признает откатчика виновным в мошенничестве или коммерческом подкупе, а компания подаст гражданский иск. Но обычно в суд не идут по трем причинам:
Судебных дел по откатам в бизнесе практически нет. Одно из громких — дело ритейлера ДНС против своего руководителя отдела рекламы.
Панов, руководитель отдела рекламы ДНС, получал откаты от рекламных агентств и подрядчиков. Он завышал стоимость услуг на 20-30% и разницу просил переводить в подставные фирмы во Владивостоке — якобы так требовало руководство компании. Всего на откатах он заработал 90 млн рублей.
Его выдали покупки на 70 млн рублей. Компания провела внутреннее расследование и уже с доказательствами пошла в полицию. Доказательствам стали показания контрагентов, анализ контрактов и банковские выписки.
Но его обвинили не по статье за коммерческий подкуп, а по статьям за мошенничество и легализацию незаконных доходов. Приговор: 8 лет лишения свободы, штраф 500 000 рублей и компенсация ДНС — 90 млн рублей.
Чаще всего откатчика просто увольняют. Чтобы упростить увольнение, во внутренние документы компании добавляют пункт:
Получение вознаграждений от клиентов, поставщиков или покупателей компании — это грубое нарушение трудовых обязанностей.
А за однократное грубое нарушение работодатель может уволить сотрудника по своей инициативе.
Как я за год победил откаты на предприятии
И теперь экономлю 15 млн рублей в год
В 2013 году я возглавил крупную строительную компанию в Краснодаре — «Анод-плюс».
До этого я три года работал в ней же главным инженером и с закупками напрямую не сталкивался. Когда я стал гендиректором, у меня в подчинении появился отдел снабжения, который занимается закупкой стройматериалов, инструментов и тому подобного.
Я начал разбираться с тем, как организованы поставки, и общаться с контрагентами. Выяснилось, что нам часто продают товары по завышенным ценам.
Я решил победить откаты. У меня получилось.
Как снабженцы берут откаты
На рынке стройматериалов жесткая конкуренция: поставщикам важно найти и удержать клиентов любой ценой, тем более таких крупных, как мы. Что и у кого покупать, часто решает конкретный сотрудник отдела снабжения. Если удастся с ним договориться, дав откат, то поставщик гарантированно получит клиента. Причем заработать получится больше, чем в обычном случае, ведь «своему» снабженцу можно продать стройматериалы по завышенным ценам.
Откаты дают не обязательно деньгами. Я знаю случаи, когда дарили Айпад или подарочную карту на 10 тысяч рублей в парфюмерный магазин.
Снабженцам, которые давно работают, не надо каждый раз договариваться о взятке с контрагентом. У них имеются свои проверенные поставщики, работа с которыми давно отлажена. Например, сотруднику платят ежемесячно фиксированную сумму — фактически вторую зарплату. Такие «оклады» стартуют от 5 тысяч рублей. Могут и просто выплачивать процент от сделки — от 5 до 20%.
Например, один из наших специалистов во всех регионах заказывал у одного и того же поставщика расходные материалы — шлифовальные круги, электроды, сверла. Подобными товарами торгуют многие крупные сети, например «Сатурн», «220 вольт», «Все инструменты». Но снабженец уверял, что именно его поставщик предлагает самые низкие цены. Но на деле оказалось, что это не так и можно было покупать дешевле.
Обнаружить закупки по завышенным ценам хоть и тяжело, но все же можно, а вот доказать сговор просто нереально. Снабженец начинает говорить, что у него мало опыта в закупках именно этого товара. Поставщики, в свою очередь, уверяют, что случайно выставили завышенную цену. Все извиняются — и делают вид, что произошла ошибка.
Признаваться в сговоре никому не выгодно: снабженца могут уволить, а поставщик потеряет гарантированного клиента. А еще за это вообще-то положена уголовная ответственность по УК РФ: можно получить большой штраф или даже сесть в тюрьму. Поэтому сотрудники обычно говорят что-то вроде «у этой фирмы лучше качество», «поставщик повысил стоимость за срочность и мне не сказал». Самая популярная отговорка: «Я не знаю, почему он потом дал скидку».
Снабженцы понимают, что доказать ничего нельзя — за руку никого не поймаешь. Поэтому проще признаться в собственной глупости, чем в жадности. Единственное, что остается руководителю, — выявлять случаи завышения цен и бороться с ними.
Как я узнал, что мы за все переплачиваем
Когда я возглавил фирму в 2013 году, завышенные цены не были большой проблемой. На тот момент мы не строили столько объектов, сколько строим сейчас. Поставщиков было немного, около сотни, а тех, кто продавал нам материалов больше чем на 100 тысяч рублей, — и вовсе пара десятков. О ценах договаривались лично топ-менеджеры.
С годами компания росла, увеличивалось количество заказов и, соответственно, закупок. Где-то к 2016 году счет поставщиков пошел уже на тысячи, договариваться со всеми лично стало физически невозможно. Пришлось проводить точечные проверки работы снабженцев.
В нашей компании работает специалист службы экономической безопасности. Я выборочно давал ему счета на проверку. Он смотрел на цены, которые предложил контрагент, звонил ему под видом клиента и спрашивал, за сколько можно купить такой же товар. Но оказалось, что такой способ не эффективен. Поставщики часто выставляли счета на еще большие суммы: либо пытались заработать на новом клиенте, либо думали, что звонит новичок-снабженец, которому можно предложить максимальную цену.
Еще специалист по безопасности искал других поставщиков с более низкими ценами. Такая проверка тоже часто не срабатывала. На рынке стройматериалов много перекупщиков — компаний, которые закупают товары напрямую у производителей, а потом продают дороже. Безопасник не снабженец, он не знает, как отличить прямого поставщика от такого посредника. Если просто вбить в поисковике «купить кабель», с большой вероятностью наверху окажутся именно перекупщики. Цены у них выше, чем у производителей, даже с учетом откатов снабженцам.
Более действенный способ — отдать счет на проверку другому снабженцу и попросить его найти такие же материалы, но дешевле. Главное, чтобы этот человек не был никак связан с вашими сотрудниками. Ведь коллеги могут просто прикрывать друг друга. Я обычно обращался к своему знакомому — тоже директору строительной фирмы. Счета проверял его отдел снабжения. В большинстве случаев проверка показывала, что мои подчиненные завысили цены.
С 2016 по 2018 год мы выявляли 20—30 таких счетов с завышенными ценами ежегодно. Но так как проверки проводили выборочно, я стал подозревать, что на самом деле случаев было сильно больше. Стало ясно, что откаты — системная проблема и решать ее тоже надо системно.
Р » loading=»lazy» data-bordered=»true»>
Способы, которые мне не подошли
Проводить открытую закупку материалов — это значит выкладывать на сайте компании цены поставщиков и искать таким образом контрагентов с более низкими ценами. Но, к сожалению, в нашей компании так поступить не получилось бы. Почти всегда по условиям договоров с заказчиками мы не имеем права разглашать стоимость материалов, которые используем в строительстве. Такой способ подходит крупным организациям, которые используют закупаемые материалы для себя, а не выступают как подрядчики.
Показательно наказывать снабженцев при малейшем подозрении. Это самый легкий путь, но он не решает проблему системно. Ведь так руководитель борется не с причиной коррупции, а со следствием. Я через это прошел: неоднократно срезал премии сотрудников, завышающих цены. Одного даже показательно уволил, когда знакомый поставщик рассказал, что снабженец пытается договориться об откате. Оказалось, санкции и запугивания работают один-два месяца, после этого все начинается снова.
Единая база поставщиков и цен
С 2016 по 2018 год я безуспешно выборочно анализировал счета, которые выставляют снабженцы, наказывал провинившихся, но это не помогало. В итоге я понял, что надо избавиться от человеческого фактора в выборе поставщика. Я решил внедрить в отделе снабжения информационную систему, которая будет автоматически выбирать контрагента с самой низкой ценой.
Если сильно упростить идею, то она выглядела так: я решил взять все накладные на материалы, которые мы покупали за последние два года, и внести поставщиков и их цены в одну большую базу данных. Чтобы сразу было видно, что и сколько у кого стоит. Так легко можно выбрать самое дешевое предложение.
Свою систему мы решили создать на базе программы «Алтиус» — это специализированная ЦРМ для строительных компаний. Теоретически можно было бы попробовать сделать все и в 1С, но потребовалось бы много доработок.
Сама программа «Алтиус» обошлась в 270 тысяч рублей — мы купили систему на 10 рабочих мест. Еще 160 тысяч ушло на доработку конкретно под наши задачи: например, программисты добавили возможность ранжировать поставщиков по накладным, а не только по прайс-листам.
я потратил на покупку и доработку программного обеспечения
Чтобы внести все материалы, цены и поставщиков в базу данных, понадобилось полгода. Следующие полгода я боролся с отчаянным сопротивлением сотрудников отдела снабжения во главе с начальником подразделения. Они всячески старались убедить меня, что программа работает с ошибками и вообще бесполезна.
Сотрудники даже объявили, что не могут и не будут пользоваться новой программой. Пришлось проводить еженедельные часовые совещания для всего отдела снабжения, на которых я объяснял, зачем нужна программа.
Все время, пока шла эта борьба, мы параллельно продолжали унифицировать базу данных — это касалось не только названий, но и единиц измерения. Например, встал вопрос, в чем считать стальные мачты, на которые крепятся прожекторы. Оказалось, что лучше считать их не в штуках, а в тоннах: мачты имеют разные размеры и цена чаще всего зависит именно от тоннажа.
Я издал приказ, в котором обязал снабженцев пользоваться новой системой под угрозой отмены премий. Кроме наказания, ввел и премии для тех сотрудников, которым удавалось купить стройматериалы по цене ниже, чем выдавала программа.
Помимо этого, на предприятии появилась должность специалиста по контролю цен, который подчинялся напрямую генеральному директору, то есть мне. Им стал тот самый бухгалтер, который создавал базу данных.
Как работает программа
Эти данные попадали к снабженцу. В его задачу входило сделать запрос минимум трем поставщикам с самыми низкими ценами из списка, устроить торг между ними и добиться скидок. Если получалось снизить стоимость товара — компания экономила. Эта экономия потом превращалась в премию для снабженца. Правда, сотрудник получал не все сэкономленные деньги: премию рассчитывали на основе специально созданной системы мотивации.
Если цена закупки оказывалась выше минимальной из базы данных, то снабженец бонусов не получал. Если в течение месяца больше половины счетов этого специалиста снабжения были с таким перерасходом, у него и начальника отдела срезали премию.
При такой схеме работы снабженец уже не мог никого обмануть. К каждому счету, который идет на оплату, специалист по контролю прикладывал выгрузку из базы с минимальными ценами. Если в счете завышенная цена, это сразу было видно. Договариваться с контролером снабженцу тоже не имело смысла: создать такой же отчет в базе, чтобы проверить цифры в выгрузке, может любой другой сотрудник компании.
Я исходил из того, что хороший снабженец всегда может купить материалы по ценам ниже, чем указаны в нашей базе. Пока моя теория работает. Что касается инфляции, возможно, в будущем мы пересмотрим стоимость каких-то товаров в списке, но только после того, как купим их хотя бы один раз. Исправить что-то в базе данных, например изменить цены, можно только по моему специальному разрешению.
За год применения программы закупочные цены на некоторые товары снизились на 3—25%. Например, сэндвич-панели мы теперь покупаем дешевле на 10% и экономим около 500 тысяч рублей в год. В целом, по моим оценкам, за год на закупках удалось сэкономить до 15 млн рублей.
Откаты в перевозках и транспортной логистике. Откат за перевозку это сколько? Признаки откатов при заказе грузоперевозок.
Откаты в перевозках и транспортной логистике. Откат за перевозку это сколько? Признаки откатов при заказе грузоперевозок. Борьба с откатами при заказе транспортных услуг.
В крупных компаниях, имеющих разветвленную структуру – сеть филиалов по стране, представительства в разных городах, вопросами доставки грузов занимается отдел логистики (отдел закупок, транспортно — логистический отдел). Как правило, на плечи сотрудников логистического отдела ложатся все вопросы, связанные с организацией доставок товаров, сырья, материалов, а также распределение, размещение и хранение грузов на складах. Другими словами – разработка оптимальных логистических схем, четкий контроль и эффективное управление перевозками грузов, без неоправданных затрат и с экономией бюджетных средств предприятия.
Проблема, о которой пойдет речь – получение откатов сотрудниками отдела логистики от перевозчиков за «лоббирование» их интересов при выборе исполнителя на доставку груза.
Тема, так называемых откатов, и соблюдение при этом интересов, сотрудников которые, заказывают перевозку у транспортных компаний, является актуальной и до сих пор непонятной как это происходит, и что с этим делать. Это касается всех компаний самых разных профилей: торговых сетей, поставщиков продуктов питания, строительных материалов, сантехники и мебели, товаров легкой промышленности (швейные изделия, обувь), дистрибьюторов бытовой и цифровой техники, промышленного и другого оборудования; перерабатывающих предприятий, работающих на давальческом сырье, импортеров нефтепродуктов и других экономических агентов.
Деятельность большинства крупных компаний напрямую связана с международными грузоперевозками, и каждый руководитель, владелец бизнеса должен быть готов к борьбе с откатами. Нечестные, недобросовестные сотрудники в коллективе – это «пятая колонна», наносящая значительный урон вашему бизнесу.
Каковы признаки получения откатов? Какие методы для получения откатов могут применяться вашими менеджерами, или управляющим отделом логистики?
— постоянный заказ на доставку грузов у одного и того же перевозчика, несмотря на наличие широкого выбора выгодных предложений на рынке от других экспедиторских и транспортных компаний, зачастую оказывающих не менее комплексный спектр услуг, по тем же расценкам, и даже дешевле.
— игнорирование мониторинга цен, и меняющихся условий рынка, факторов, влияющих на ценообразование грузоперевозок – снижение стоимости горючего, сезонный фактор, когда предложения транспорта превышает спрос на его услуги перевозки, и другие моменты на которые руководителю некогда обратить внимание.
Отсутствие компетентного подхода при мониторинге рынка услуг и тщательного анализа цен и конъюнктуры международных грузоперевозок и стоимости регионального рынка грузоперевозок.
— явная завышенная стоимость услуг перевозчика, которому отдается предпочтение сотрудником;
— незаметно для руководства, откровенно низкое качество транспортных услуг, невыгодные условия сотрудничества, оплата только наличными, и только на выгрузке. В то время когда практикуется отсрочки платежей за перевозки, оплаты за доставку грузов по белому безналу, но заказ на доставку груза все равно отдается этому исполнителю. Перевозчику как бы постоянному, проверенному, типа надёжному, типа еле нашли, никто не соглашался ехать за такую цену, мы обзвонили много транспортников. Да, ваш отдел логистики можно наградить премией.
— менеджер часто говорит по телефону на незнакомом другим сотрудникам языке. Отпрашивается с работы по надуманным причинам (ссылаясь на проблемы со здоровьем или в личной жизни), а на самом деле встречается с перевозчиком (водителем) чтобы поделить наличку — откатную сумму денег, которая была специально завышена для показа руководству. Всегда самостоятельно осуществляет выбор в пользу определенного перевозчика, соглашаясь на его цену за перевозку и условия оплаты, не консультируясь и не посвящая в свои планы коллег и руководство, а зачем?
При крупном товарообороте вашего предприятия, отправке и приеме нескольких грузовиков в неделю, по различным направлениям, ежемесячный ущерб от откатов может составлять до 3-4тыс. долларов и больше, при получении вашим ответственным за заказ машин от 100 до 500$ с одной машины. В зависимости от направления, количества загрузок, расстояния перевозки и характера груза.
Как вычислить «крота» на предприятии? Рекомендации руководству компаний по борьбе с откатами, как вывести на чистую воду замешанного в откатах сотрудника, или уменьшить соблазн получения «вознаграждения».
— работать исключительно по возможности по безналичному расчету;
— прекратить заказывать перевозку на условиях транспортных компаний, или по-крайней мере пересмотреть договорные условия сотрудничества с транспортной компанией, которая вам примелькалась по названию в CMR. Не забывайте про юридические последствия при преждевременном разрыве договора (выплата неустойки и т.д.)? если это указанно в договоре на перевозку.
— перераспределить функции и обязанности среди сотрудников логистического отдела.
Поручить поиск перевозчиков и транспортных компаний для доставки грузов недавно пришедшим в коллектив специалистам, появившихся в штате уже после того, как кто-то попал под ваше подозрение, у них энтузиазма больше чем шкурных интересов.
— во избежание появления, или повторения той же истории с новыми сотрудниками, переговоры об условиях сотрудничества, стоимости перевозки, финансовые расчеты с клиентами и перевозчиками следует контролировать лично руководителю или замам, с получением отчёта о мониторинге цен на перевозку и предложения от разных перевозчиков, всё же меньше риск потратится.
Возможно введение новой штатной единицы контроля цен, в отдел логистики на должность уполномоченного по заключению контрактов на грузоперевозки, но это должен быть человек, находящийся вне всяких подозрений, пользующийся доверием со стороны руководства, имеющий собственный прямые интересы в успешном развитии бизнеса компании.
— обязать менеджеров проводить ежемесячный (ежеквартальный) мониторинг рынка международных грузоперевозок, анализ текущих цен, приводить четкие и взвешенные аргументы сделанного выбора в пользу определенного перевозчика с завышенными тарифами. Желательно рассматривать несколько предлагаемых вариантов, на выполнение доставки груза, и каждый раз с другими транспортными компаниями.
Возможно проведение тендеров среди транспортных компаний на лучшие условия перевозки.
— передача направления, на котором вы заподозрили откаты, в руки специалистов по перевозке, экспедированию, сопровождению, хранению грузов.
Профессиональный транспортный аутсорсинг от транспортно-экспедиторских организаций, не замешанных и незаинтересованных в ваших внутрикорпоративных делах.
— проведение внутреннего расследования службой безопасности, но с внимательным и обстоятельным изучением всех деталей и соблюдением норм трудового права при увольнении сотрудника, подозреваемого в получении откатов.
— ротация коллектива, обновление сотрудников всех отделов, вливание новых, молодых.
— создание и поддержка дружественной атмосферы на предприятии, поддержка т.н. корпоративного духа.
Вполне вероятно, что проблема откатов может всплыть при элементарном недовольстве сотрудником условиями труда, низким, на его взгляд, уровнем дохода. Не забывайте стимулировать и поддерживать персонал. Применяйте системы премирования, используйте дополнительную мотивацию для сплочения коллектива в дружную команду.
Эффективный менеджмент поможет не только искоренить получение откатов в вашей компании, но и отфильтровать все ненужные и затратные этапы из логистических процессов, повысить экономическую рентабельность вашего предприятия. Вы руководитель вам решать какие методы внедрять, какие использовать.