Обновляемость библиотечного фонда
Библиотечный фонд (БФ) – это основной библиотечно-информационный ресурс библиотеки. Он состоит из изданий в различных форматах, а именно: аудиовизуальные, электронные документы, книги.
Основой изучения эффективной библиотечной работы являются статистические данные. К статистическим данным библиотечного фонда относят: обращаемость, книгообеспеченность, читаемость, обновляемость.
Изучение статистических данных фонда, то есть поступлений новых источников, выбытия – по сравнению с выдачей книг, позволяет определить динамику его роста. Анализ статистики БФ также помогает принять правильные управленческие решения относительно его работы. Чтобы повысить соответствие БФ задачам библиотеки, потребностям читателя, необходимо изучить его темпы роста и состав.
Постоянная обновляемость и соответствие запросам посетителей – основные характеристики фонда библиотеки.
Обновляемость БФ – это изменение состава и содержания фонда в результате пополнения новыми источниками и исключения неактуальных для читателя, непрофильных, многоэкземплярных.
Показателем обновляемости является средняя величина. Она рассчитывается так: объём поступлений за анализируемый период делится на объём фонда на конец исследуемого периода и умножается на 100 %. Формула будет выглядеть следующим образом:
Н = П/Фк х 100 %, П – объём поступлений, Ф — объём фонда на конец анализируемого периода, Н— обновляемость
Обновляемость отражает качественные изменения в структуре библиотечного фонда, делает его динамичным. Если знать темп обновляемости фонда, можно рассчитать период процесса обновления. Библиотекарь с помощью обновляемости и других показателей может контролировать качество БФ, выявлять причины отклонения. Библиотечный фонд будучи динамичным, является устойчивой стабильной системой.
БФ – это важная информационная база для библиотеки. Его влияние многообразно. БФ – это не только источник различного рода информации, но и плод труда деятелей науки, культуры, искусства. Он сохраняет в себе всю мировую культуру. Фонд даёт информационную возможность для образования, воспитания и всестороннего развития личности.
Как посчитать обновляемость в библиотеке
Показатели библиотечной статистики
Изменения в статистической отчетности в 2020 году
5 октября 2020 года совместным приказом № 616 Минэкономразвития и Росстата утверждена новая форма федерального статистического наблюдения № 6-НК «Сведения об общедоступной (публичной) библиотеке».
Изменения, внесенные для совершенствования статистического инструментария, коснулись следующих разделов:
· Раздел 1. Материально-техническая база;
· Раздел 2. Формирование библиотечного фонда;
· Раздел 4. Число пользователей и посещений;
· Раздел 5. Библиотечно-информационное обслуживание.
(утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 21.10.2014 г. № 1367-ст)
Абсолютные или количественные показатели характеризуют объем отдельных видов работы, т.е. определяют, сколько единиц в абсолютном выражении планируется выполнить. Например, сколько читателей будет записано и обслужено в библиотеке, сколько массовых мероприятий проведет библиотека, сколько экземпляров и названий новой литературы должно поступить в фонд библиотеки, и т.д.
Абсолютные или количественные показатели, такие как: объем фонда, число читателей, количество книговыдач, посещений отражаются в статистической части плана и отчета.
Средние величины — это общая или сводная характеристика нескольких или многих однородных величин.
— динамику (численности читателей, книговыдачи, библиотечното фонда и др.);
Формулы определения основных относительных показателей библиотечной работы
Средний показатель читаемости в библиотеке: 17—22.
Посещаемость (Пос) — активность посещения библиотеки.
Показатель характеризует активность посещения библиотеки читателями.
Если в Правилах пользования библиотекой срок пользования 15 дней (2 недели), то идеальный показатель посещаемости составит: 11 месяцев умножить на 2 (посещения) = 22.
Показатель обращаемости характеризует степень использования книжного фонда. По данному показателю судят о соответствии книжного фонда интересам читателей и об уровне работы библиотеки по пропаганде книги, информационных документов.
Обновляемость БФ – это изменение состава и содержания фонда в результате пополнения новыми источниками и исключения неактуальных для читателя, непрофильных, многоэкземплярных.Показателем обновляемости является средняя величина. Она рассчитывается так: объём поступлений за анализируемый период делится на объём фонда на конец исследуемого периода и умножается на 100 %. Формула будет выглядеть следующим образом:
Следует помнить, что показатель книгообеспеченности обратно пропорционален показателю обращаемости: чем выше один из них, тем ниже другой. Следовательно, очень высокая книгообеспеченность так же нежелательна, как и низкая обращаемость.
Рассмотрим более подробно качественные показатели.
Очень важен показатель обновляемости фонда, то есть соотношение между поступлением новой литературы и списанием устаревшей или изношенной. Оптимальный показатель 5%. По рекомендации ИФЛА в центральной городской библиотеке в год на 1 читателя должно приходиться 0,35 новых книг.
Здесь Тп – темп прироста,
Пбп – показатель базисного периода,
Пип – показатель исследуемого периода.
Дополнительные показатели
Существуют и другие показатели, позволяющие проанализировать работу библиотеки.
Можно посчитать процент охвата (По) учащихся (детей) библиотечным обслуживанием, который исчисляется путем деления числа зарегистрированных читателей (А) на число Читателей (Ч):
В массовых библиотеках охват в 70—80 % по отношению к числу жителей (или детского населения) считается идеальной величиной для небольшого города и почти нереальной для мегаполиса.
В библиотеках образовательных учреждений — 100 % вполне реальная цифра.
Можно выявить соотношение между комплектованием фонда (или отдельной части) и его использованием. В качестве аналитического инструмента в таком случае применяют коэффициент использования (Ки) книжных фондов (иногда его именуют коэффициентом соответствия фонда и книговыдачи). Интересно, что данный показатель обычно соответствует показателю отраслевой обращаемости.
Рассчитывается Ки следующим образом:
сначала вычисляют удельный вес (т. е. долю в процентах) различных отраслей литературы в составе книжного фонда и в составе книговыдачи, а потом делят второй показатель на первый.
фонд общественно-политической литературы (ОПЛ) составляет у вас 18,2 % от всего фонда;
книговыдача по ОПЛ в этом году составила 15,2 %.
Считаем: 15*2 % : 18,2 % = 0,83. Это и есть коэффициент использования общественно-политической литературы.
Нормативным коэффициентом является «1», что означает полное соответствие объема данного раздела фонда интенсивности его использования.
Экономические показатели работы библиотеки
Показатель нагрузки библиотекаря (Н) исчисляется в двух вариантах:
— путем деления количества книговыдач в год (В) на количество библиотечных работников (Б):
Показатель расходов на обслуживание одного читателя в год (Са) исчисляется путем деления суммы всех видов расходов за год (Р) по смете библиотеки (за исключением приобретения оборудования и ремонта) на количество читателей, зарегистрированных за год (А):
Показатель расходов на одну книговыдачу (Св) исчисляется путем деления суммы всех видов расходов за год (Р) по смете библиотеки на количество книговыдач за год (В):
Для планирования работы школьной библиотеки полезно знать и такие данные как типовые нормы времени на вид работы и нормы режима работы библиотеки.
Именно исходя из типовых норм времени, объема работ, заложенного в положении о библиотеке данного ОУ, и отчетов о работе библиотеки можно доказать необходимость введения дополнительных ставок или сокращения требуемого объема работы.
6. Зуева Е.С. Королевство кривых зеркал, или Школьная библиотека в зеркале статистики / Е.М.Зуева // Школьная библиотека. — 2002. — №5.-С. 25-31.
7. Минимум библиотечной техники в массовых библиотеках: инструкции и учетные формы. — М., 1973. — 70 с.
10. Справочник библиотекаря / сост. С.Г. Антонова, Г.А. Семенова. — М., 1985.-302 с.
Как посчитать обновляемость в библиотеке
Обновление фондов.
Методы оценки и расчета
Анализ существующих в библиотечной практике методов оценки и расчета показателя обновляемости фондов.
В последнее время в профессиональной печати появились публикации, освещающие различные подходы как к определению понятия обновляемость фондов (ОФ), так и к способам определения показателя обновляемости. Теоретики пытаются решить вопрос: куда отнести ОФ – к качественным или количественным критериям? Конечно, под ОФ подразумевается в первую очередь обновление знаний, содержащихся в документах, которые приобретает библиотека. А как быть с той литературой, которая издана много лет назад, но перманентно пользуется читательским спросом?
Количественные показатели не дают представления о качестве сформированного библиотечного фонда в содержательном аспекте; по ним невозможно узнать, идет процесс обновления фондов или нет. Однако так или иначе библиотекари обязаны подтверждать ОФ цифрами. Не случайно в библиотечную статистику включено название как единица измерения библиотечного фонда, оценивающая, хотя и достаточно условно, его содержание. Но специалисты не обратили на это внимание и продолжают манипулировать только экземплярами. Между тем сравнение количественных показателей в экземплярах и названиях может в некоторой степени прояснить картину качественного состава фонда.
Измерение фонда в экземплярах и названиях заставляет по-другому взглянуть на термин объем фонда. Раньше в фондоведческой литературе он считался раньше синонимом величины фонда. В новом межгосударственном стандарте СИБИД 7.20–2001 «Библиотечная статистика» есть определение термина метрополка (международная единица учета объема фонда, измеряемая как 1 м стеллажей полки, занятой документами). Теперь, стало быть, надо грамотно применять понятие объем фонда. Но в том же стандарте не совсем последовательно утверждается, что объем фонда исчисляется в унифицированных единицах – экземпляр и название.
В библиотеках многих стран процесс ОФ идет постоянно: перед службой комплектования стоит сложная задача – постоянно обновлять фонд по содержанию, не увеличивая его объем. Никому не разрешено превращать открытые для читателей книгохранилища в складские помещения. Если библиотека хочет приобрести новую книгу, то сразу выясняет, какую имеющуюся в фондах на эту тему сможет списать.
У нас же из-за дефицита финансовых средств ОФ практически заторможена. Уменьшение величины фонда рассматривается как катастрофа. Никто не допускает мысли, что идет нормальный процесс ОФ. Библиотекари строго следят за показателем книгообеспеченности населения. Снижения не должно быть! И при этом они жалуются, что фонды устаревают по содержанию, содержат балласт неиспользуемой или малоспрашиваемой литературы. Именно эти факторы влияют на низкую обращаемость фонда и другие показатели. Но для изменения ситуации ничего не предпринимается. По ряду причин больше внимания стало уделяться только одному процессу формирования библиотечного фонда – текущему комплектованию. И совсем не учитывается, что библиотечные фонды требуют не только вливания новых поступлений, но и своевременного исключения ветхой, не пользующейся спросом литературы.
Пора библиотекарям менять свои взгляды на объем фонда. Сегодня надо вести разговор о создании оптимальных размеров библиотечных фондов. И принципиальный путь к этому – очищение фондов, их качественное обновление при количественном сокращении.
ОФ – важнейший аргумент в обосновании финансовых смет на комплектование библиотечного фонда. Например, в законе «О библиотечном деле в Белгородской области» (1999 г.) в п 2, ст. 14 «Комплектование библиотечного фонда» записано: «финансирование статьи годового бюджета библиотек на комплектование определяется исходя из норматива обновляемости книжного фонда и средней стоимости документа«. Казалось бы, все логично и понятно. Однако на практике, когда речь заходит об ОФ, возникает целый ряд вопросов. Каким должен быть показатель ОФ? Существует ли нормативный показатель ОФ? По какой формуле определяется показатель ОФ?
Сегодня существуют несколько формул (по моим подсчетам – 7!) определения показателя ОФ.
В терминологическом словаре «Библиотечное дело» (1997 г.) показатель ОФ связан с конкретным периодом времени и определяется по формуле:
где П – объем поступлений за анализируемый период;
Фк – объем фонда на конец анализируемого периода;
Н – обновляемость фонда в процентах.
Муниципальные библиотеки Белгородской области на протяжении ряда лет определяют показатель ОФ именно по этой формуле.
Всем известно, что при анализе движения фонда используется еще один показатель, который определяется по формуле, подобной первой:
Полученный таким образом показатель характеризует процентное отношение объема выбывшей литературы к общему объему фонда на конец анализируемого периода. Как видим, способ нахождения показателей идентичен.
В свое время специалисты РНБ разработали рекомендации по нормативам ежегодного поступления и выбытия литературы. Объем поступлений новой литературы должен был составлять 10%, объем выбытия – 8% к общему объему фонда. В настоящее время эти рекомендации стали неприемлемыми вследствие реального состояния книжных фондов, содержащих балласт неиспользуемой литературы.
О том, что формула, данная в терминологическом словаре «Библиотечное дело», не отражает обновляемости, а лишь показывает отношение объема поступлений к объему наличного фонда, говорит и один из ведущих отечественных фондоведов В.В. Шилов. Он предлагает рассматривать процесс обновления фондов не за 1 год, а за более длительный период. Суть его рассуждений сводится к определению средних величин объема поступлений и объема фонда. Исходя из средних величин, он определяет средний показатель ОФ за исследуемый период по формуле:
где Пi – сумма объемов поступлений за исследуемый период;
Фi – сумма объемов фондов за исследуемый период;
n – число временных отрезков (лет).
В.В. Шилов считает, что на практике не приходится иметь дело с суммой объемов одного и того же фонда, и поэтому предлагает заменить термин среднеарифметический размер фонда на средний уровень размера.
После определения среднего уровня размера фонда и объема поступлений по формуле средней хронологической, формула определения средней ОФ (Нсред.) в течение периода (Т) будет выглядеть так:
Практикам, к сожалению, не приходится иметь дело и со средним уровнем размера фонда. Получив показатель средней ОФ, они не могут дать оценку процессу обновления, так как изначально неизвестно, каким должен быть этот показатель. Однако следует обратить внимание: и в первом, и во втором случае формула определения ОФ представляет собой отношение поступлений к величине фонда, хотя и без выражения в процентах.
Продолжая идею 
отрезков, В.В. Шилов предлагает формулу для определения ОФ за промежуток времени (10–15 лет):
Где
– среднегодовой коэффициент роста фонда;
Р – среднегодовой коэффициент пополнения фонда;
Ио – объем исключенной литературы;
Ф – объем фонда.
– среднегодовой коэффициент роста фонда; Формула (4) была бы особенно интересна в практическом отношении, если бы был известен нормативный показатель ОФ, с которым можно сравнивать полученный результат. Например, расчет ОФ ЦБС Белгородского района по данной формуле показал, что за 10 лет фонд обновился на 16,7%. Хорошо это или плохо? Можно предположить, что данный показатель свидетельствует о низком уровне ОФ.
Вернемся к определению показателя ОФ для определенного момента процесса обновления. В.В. Шилов считает, что ближе всех к истине Н.И. Филиппенко, предпринявшая попытку проанализировать формулу:
Где Фt-1 – объем фонда к началу рассматриваемого периода t (исходный фонд);
Пt – количество поступившей литературы в течение периода t;
Иt – количество исключенной литературы за тот же период t.
Отмечается, что в этом случае величина Нt получена благодаря не только вливанию новых поступлений, но и исключению устаревшей части фонда.
Однако расчет в знаменателе (Фt-1 + Пt – Иt) даст не что иное, как объем фонда на конец рассматриваемого периода – Фк. После преобразования формула (5) превращается в формулу (1). Ничего принципиально нового формула (5) не дала.
Формула, предложенная другим специалистом-фондоведом И.В. Эйдемиллер, отличается введением объема выбывшей литературы:
где П – объем поступлений новой литературы;
И – объем выбывшей литературы.
Расчеты по этой формуле приводят к интересным результатам. В случае, если выбытие опережает поступление, показатель ОФ идет со знаком «минус», что можно продемонстрировать на примере ЦБС г. Старый Оскол (табл.).
Движение фонда ЦБС г. Старый Оскол
| Год | Объем фонда | Поступление | Выбытие | Обновляемость | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| (тыс. экз.) | тыс.экз | % к фонду | тыс.экз. | % к фонду | ||
| 1995 | 522,1 | 38,4 | 7,35 | 60,2 | 11,5 | -4,17 |
| 1996 | 500,5 | 21,5 | 4,31 | 27,9 | 5,6 | -1,28 |
| 1997 | 494,1 | 11,6 | 2,36 | 8 | 1,67 | -1,58 |
| 1998 | 497,7 | 11,7 | 2,35 | 22,1 | 4,4 | -2,09 |
| 1999 | 487,4 | 11,1 | 2,27 | 18,6 | 3,9 | -1,55 |
В.И. Терешин в учебнике «Библиотечный фонд» (М., 2000) приводит формулу, позволяющую, по его мнению, определить время, в течение которого фонд библиотеки может полностью обновиться. Но эта формула – усложненный вариант формулы (1). К тому же, по-моему, здесь допущена типографская опечатка.
Итак, несмотря на дополнения и перестановки, показатель ОФ определяется по формуле (1) и представляет собой процентное отношение объема поступивших документов к общему объему фонда на конец исследуемого периода (или показывает долю поступившей литературы в фонде на конец исследуемого периода). Осталось только договориться о том, в каких унифицированных единицах следует делать расчеты: названиях или экземплярах? Ясно, что, считая ОФ качественным показателем, библиотекари должны оперировать названиями, а не экземплярами.
Практикам важно знать не только формулу, по которой определяется ОФ, но и количественное значение этого показателя: сколько документов ежегодно должно поступать в фонд библиотеки, чтобы фонд через определенное время можно было считать обновленным? Следом напрашивается другой вопрос: за какой срок фонд библиотеки должен обновиться? Для ответа надо определить значение показателя ОФ и временной отрезок (период, срок), в течение которого фонд библиотеки должен обновиться.
Именно с такой точки зрения к процессу ОФ подходит ИФЛА. Считается, что фонд публичной библиотеки должен полностью обновляться за 10 лет; в нем должны присутствовать 10% книг, изданных за последние 2 года, и 30–40% книг, изданных за последние 5 лет. Исходя из этого в фонде библиотеки должно быть 5% новинок текущего года. Однако простые математические расчеты показывают, что речь идет об обновлении не 100% состава фонда, а только 50%.
Существует специально разработанная, научнообоснованная таблица минимальных сроков хранения отраслевой литературы: книг от 3 до 24 лет, периодических изданий от 3 до 6 лет с момента выхода в свет. В то же время в публичной библиотеке могут находиться книги-долгожители, которым 30 и более лет (ядро книжного фонда – отдельные издания классической художественной литературы, справочники и словари, фундаментальная отраслевая литература, особенно по точным наукам, сочинения классиков науки, не утратившие свое значение издания по истории, искусству, литературоведению). В фондах современных библиотек собираются не только книжные издания, но и другие носители информации (CD-ROM, аудиовидеокассеты, кино– и фотодокументы и т.п.), которые также имеют определенные сроки хранения и, следовательно, свои периоды обновления. Даже если учесть средний возраст книг (15–20 лет), то в течение 10 лет реально может обновиться лишь определенная часть фонда (половина фонда или около этого).
Все отечественные специалисты-фондоведы сошлись во мнении, что периоды полного обновления не одинаковы для фондов различных библиотек. Не может быть единого для всех библиотек нормативного показателя ОФ. Зная количественный и видовой состав своего книжного фонда, сроки хранения литературы, каждая библиотека самостоятельно определяет долю фонда, нуждающуюся в обновлении, и период, в течение которого она должна обновиться.
Предположим, что 50% фонда библиотеки должно обновиться за 10 лет. В таком случае поступления новой литературы ежегодно должны составлять около 5% к общему объему. (Если значение этого показателя будет равно 1%, то, следовательно, фонд обновится на 50% не за 10 лет, а за 50; при 2% – за 25 лет; при 3% – за 16 лет и т. д.) Если библиотека планомерно осуществляет комплектование книжного фонда, то сумма значений показателей ОФ за 10 лет должна дать 50%.
Другой пример. Библиотека определила, что ей необходимо обновить 70% фонда. Чисто теоретически это можно сделать в течение одного года. Тогда показатель ОФ за этот год будет равен 70%. С учетом финансовых возможностей обновление можно запланировать на 5, 10 или 20 лет. Соответственно ежегодный показатель ОФ будет составлять 14%, 7% или 3,5%.
Если речь идет об ОФ по состоянию на начало исследуемого периода, то ежегодно показатель ОФ должен определяться по формуле: Н = П/Фо х 100.
Спустя некоторое время можно будет выяснить, насколько реально обновился фонд. Например, в течение 10 лет фонд ЦБС Белгородского района обновился всего лишь на 19,5%. Сохранив те же темпы, библиотека обновит 50% фонда еще лет через 15.
Процесс обновления включает в себя не только поступление литературы, но и ее выбытие. Объем фонда на конец исследуемого периода как раз и отражает состояние фонда с учетом поступившей и выбывшей литературы. Включать объем выбывающей литературы в формулы расчетов обновляемости, как это делается другими специалистами, на мой взгляд, нецелесообразно. Чтобы определить, насколько фонд обновился за конкретный период (например, долю литературы, поступившей за 10 лет), следует объем поступлений за этот период разделить на конечный объем фонда:
Н = Пn/Фк х 100, где Пn – объем поступлений за исследуемый период. Например, за 10 лет в ЦБС Белгородского района поступили 77,7 тыс. экз. книг. На 1 янв. 2001 г. фонд составил 368,2 тыс. экз. Расчет по формуле (1) показывает, что в течение этого периода времени фонд обновился на 21% вместо предполагаемых 50%.
Важно понимать, что процесс ОФ невозможно ограничить определенными хронологическими рамками. Он бесконечен. Методика расчетов ОФ необходима практикам для анализа результатов комплектования на конкретном промежутке времени.
Библиотечное дело: Терминологический словарь. 3-е значит. перераб. и доп. изд. М., 1997. 168 с.
Кузьмин Е.И. Библиотеки и государственная библиотечная политика: новые задачи и новые рубежи интеграции // Библиотековедение. 1999. № 4–6. С. 4–19.
Терешин В.И. Библиотечный фонд. М.: МГУКИ, 2000. 176 с.
Формирование и использование книжных фондов ЦБС: Метод. рекомендации / ГПБ им. М.Е. Салтыкова-Щедрина. Л., 1989. С. 57.
Шилов В.В. Библиотечный фонд: Обновление, обновляемость, обновленность // Науч. и техн. б-ки. 2000. № 9. С. 47–55.
Шилов В.В. Численные задачи управления текущим комплектованием библиотечных фондов (постановка и решение). СПб, 1991. 151 с.